Precisa contratar um sistema contábil para sua empresa, mas não sabe ao certo como escolher? Então, você está no lugar certo.

Selecionar um software contábil é uma etapa extremamente importante para qualquer empresa, devido à importância das informações que serão resguardadas. Por isso, essa decisão exige muita análise, cautela e acima de tudo pré-requisitos essenciais na hora de escolher o programa.

Veja neste post o que levar em conta na hora de selecionar um sistema contábil. Além disso, os aspectos essenciais dessa ferramenta e como fazer a melhor escolha possível. Confira!

Por que ter um sistema contábil?

A primeira coisa a fazer é entender porque sua empresa precisa de um sistema de contabilidade. Ou seja, quais os problemas que esse software é capaz de resolver.

A contabilidade cuida de uma das partes mais importantes da empresa: as finanças e os critérios fiscais. Qualquer problema nesse contexto pode fazer o negócio perder muito dinheiro e até ser processado por órgãos públicos, como a Receita Federal.

O SEBRAE, inclusive, alerta que falhas no planejamento e na administração do negócio são os maiores motivos para o fechamento de empresas. E sobre o fechamento dessas empresas, vale salientar que seis a cada dez negócios não passam dos cinco anos, de acordo com o IBGE.

Sabendo de tudo isso é inquestionável a importância de profissionalizar a gestão contábil de qualquer empresa. Através de sistemas de gestão e produtividade você diminui os riscos de problemas com o fisco e, ao mesmo tempo, facilita a execução das atividades contábeis em sua empresa.

Da mesma forma, é quase impossível fazer uma boa gestão contábil de modo manual, sem a ajuda da tecnologia. Quando o processo é feito dessa forma aumentam as chances de erros, ruídos na comunicação e outros problemas que afetam a confiabilidade dos dados contábeis.

Daí a importância de contar com um software de contabilidade adequado e eficaz para qualquer tipo de negócio. Por outro lado, não basta escolher qualquer opção no mercado. É preciso ficar atento a alguns requisitos essenciais que essa solução deve apresentar.

Veja a seguir como escolher o seu sistema contábil adequadamente e o que levar em conta nessa hora. Confira!

Entenda as suas dificuldades

Qual a maior dificuldade de seu departamento de contabilidade? O que mais gera problemas em seu dia a dia e impede que sua equipe execute as atividades adequadamente?

Essas são perguntas essenciais que você precisa responder antes de escolher um sistema contábil. Afinal de contas, são essas respostas que vão direcionar a escolha do melhor software para o seu caso.

Imagine que Sara trabalha no departamento de contabilidade de uma grande empresa. A corporação é formada por milhares de funcionários e recebe uma infinidade de documentos todos os dias.

Uma das maiores dificuldades da Sara é receber esses documentos, organizá-los e lançar os dados no sistema atual da empresa. Ela perde muito tempo organizando essa pilha de papel e ainda corre o risco de erros de digitação na hora de lançar os dados.

No caso da Sara, uma gestão de documentos e armazenamento em nuvem seriam ideais. Com um sistema contábil com essas funcionalidades ficaria fácil centralizar os documentos em único lugar, revisá-los e apenas com alguns cliques arquivá-los, ou integrá-los ao sistema financeiro do negócio.

Agora se o problema da Sara fosse relacionado à comunicação, ou seja, ela precisa conversar em tempo real com todos os setores, o software contábil também deveria oferecer esse recurso. Um mural de recados ou notificações do sistema, por exemplo, seriam essenciais. Já que seria bem mais fácil se comunicar dessa forma, do que ter de enviar emails ou telefonar sempre que preciso.

Em suma, as necessidades específicas de seu negócio devem ser levadas em conta na hora de escolher o sistema contábil.

Portanto, o ideal é conversar com todos os envolvidos no processo contábil e listar todas as tarefas desse departamento. Em seguida, analise quais etapas estão engessando esse setor e procure um sistema capaz de resolver essas dificuldades.

Escolha um sistema em nuvem

É impossível falar sobre um sistema contábil, sem citar os benefícios da computação em nuvem para esse setor.

Um dos benefícios nós já vimos no item anterior, que é a facilidade em gerir documentos e arquivá-los. Isso sem precisar manipular uma pilha de documentos, gastar milhares de reais com impressão e correr o risco de extravio dos papéis.

Mas um sistema contábil em nuvem tem muitas outras vantagens.

Imagine que você acaba de adquirir um software offline, que precisa ser instalado fisicamente em todos os computadores que irá usá-lo. Isso com certeza acarretaria em muito trabalho para sua equipe de TI, ou para outros funcionários caso não tenha uma equipe específica de tecnologia.

Os problemas com manutenção, atualização e reparos no sistema contábil offline também seriam grandes. Já que, assim que um problema surgisse, seria necessário visitar cada estação de trabalho da empresa e resolver “os pepinos” um a um.

Com um sistema em nuvem a situação é diferente. Basta subir uma atualização para o servidor remoto do software, que geralmente é terceirizado para outra empresa, e todos os usuários teriam acesso a nova versão.

Da mesma forma, os problemas com o software em nuvem também são resolvidos mais rápido, já que os especialistas podem ir direto a fonte e resolver os erros para todos. Sem esquecer que o responsável pelo sistema está muito mais apto a resolver essas questões, dispondo de uma equipe técnica mais preparada de desenvolvedores.

Tudo isso diminuiria os gastos com a implantação e manutenção do sistema, além de garantir que seu negócio tem a versão mais atualizada do serviço. É uma economia e tranquilidade para sua empresa focar no dia a dia de trabalho e não se preocupar com as questões técnicas do software.

Gestão de tarefas e projetos é essencial

Gestão de tarefas usando sistema contábil

Quando falamos em contabilidade, logo vem a mente números, planilhas, guias de impostos, notas fiscais e outros documentos afins. Mas um departamento de contabilidade não é feito apenas de cálculos e alíquotas.

Assim como em qualquer outro departamento de uma empresa, a contabilidade possui atividades que precisam ser cumpridas, equipes que devem ser gerenciadas, projetos que precisam ganhar vida e muito mais.

Por conta disto, é um erro gigantesco não pensar na produtividade de seu departamento de contabilidade, ou de seu escritório. Esse ponto precisa ser observado e levado muito a sério para que você tenha o melhor proveito da sua equipe.

Como fazer isso?

Através de um sistema de controle de atividades, cronogramas, delegação de tarefas, gestão de projetos e outros recursos que melhoram a produtividade da sua empresa. Vale, inclusive, usar o kanban online para gerenciar as tarefas e garantir que todas sejam cumpridas no prazo.

Essa gestão produtiva vai ajudar, entre outras coisas, a evitar atrasos nas tarefas e projetos contábeis. Alguns exemplos são: o atraso na entrega de guias de impostos, fechamentos financeiros, entrega de relatórios, entre outros.

Sendo assim, a gestão de projetos e equipes é essencial para a contabilidade. O seu sistema contábil deve oferecer uma funcionalidade que atenda essa necessidade, ou então você precisa escolher uma solução específica para esse fim. De qualquer modo, não deixe a gestão de desempenho de lado na hora de otimizar a sua gestão contábil.

Segurança também é importante

Por último, mas não menos importante, o seu sistema contábil precisa ser seguro e confiável. Caso contrário, informações valiosas de sua empresa e de seus clientes podem estar em risco.

Eventos recentes como o vírus de resgate ou ransomware, cujos ataques dobraram em 2017, colocam esse ponto ainda mais em evidência.

Imagine que sua empresa tenha os seus arquivos “sequestrados” por um hacker. Após isso, este faz a exigência de um resgate milionário para reaver essas informações. Esse é o risco que você corre ao usar uma opção pouco segura para manter seus dados contábeis .

Nesse contexto, vale ressaltar, o armazenamento em nuvem é a melhor opção. Pois os dados ficam guardados em servidores remotos e com mais segurança do que computadores fisicamente instalados em sua empresa.

Além disso, é importante ficar de olho nas políticas de segurança do fornecedor de seu sistema contábil. Procure conhecer como eles tratam o sigilo dos dados e quais são as medidas para evitar invasões ao sistema.

Da mesma forma, a gestão de acesso é essencial para segurança das informações no dia a dia de sua empresa. Cada colaborador deve ter sua própria senha de acesso com as devidas permissões que seu cargo ou função exigem.

Assim, você garante que dados sigilosos da empresa não sejam vistos, compartilhados ou alterados por pessoas que não têm permissão. Um cuidado necessário e que pode evitar muitas dores de cabeça e prejuízos para você.

Depois de conferir essas dicas úteis para escolher o seu sistema contábil, é hora de colocar tudo isso em prática. Você deve conhecer as opções de softwares disponíveis e escolher as soluções adequadas para sua empresa.

Aproveite para ler nosso outro post sobre ferramentas de gestão contábil e faça a escolha certa. Confira quais as melhores soluções do mercado em gestão contábil e adote-as em seu negócio o quanto antes.

Você quer o seu time mais produtivo?


Assine o blog e acompanhe nossos melhores artigos sobre comunicação interna, gestão, liderança e produtividade.