Ah, o home office… Dividindo o mundo entre os que amam e os que odeiam. No atual momento, tanto os que gostam quanto os que abominam estão em uma sinuca de bico: para algumas empresas, trabalhar no escritório não é mais uma opção.
Como se já não bastassem as dificuldades que o momento traz, muitos gestores que estavam acostumados com o “trabalho físico” se viram no desafio de gerir o tempo e a produtividade das equipes no modelo a distância. No entanto, sem pânico: essa é uma realidade com a qual todos estão tendo que lidar.
Pensando em te ajudar na missão de manter a gestão do tempo e a organização do trabalho no home office, preparamos este artigo. Confira!
Gestão de tempo: como manter a organização do trabalho no home office?
1) Gerenciando as tarefas de maneira organizada
Como você organiza as tarefas da sua equipe? Joga as demandas e deixa que o pessoal se organize com relação à prioridade e aos prazos de entrega? Agora deixe a gente adivinhar: você frequentemente precisa lidar com prazos estourados, né? Fique tranquilo que nós não temos bola de cristal; esse é só um efeito esperado dadas as circunstâncias.
Imagine que a sua equipe já tem de lidar com a execução das tarefas — o que não é pouca coisa. Agora imagine que, além disso, ela ainda tem de lidar com o gerenciamento das tarefas, com a missão de verificar qual demanda é de quem para, enfim, encontrar a sua, e mais: que ela ainda precisa administrar o prazo de entrega. Difícil, né?
O ideal é que você seja o responsável por distribuir as demandas, dispondo-as de acordo com:
- o projeto;
- os responsáveis;
- o grau de prioridade.
Experimente agir dessa maneira e você verá como isso já facilitará o trabalho da sua equipe. Separar as demandas por projetos fará com que a lista de tarefas fique muito mais intuitiva. O que isso quer dizer? Que seus colaboradores perderão muito menos tempo tentando desvendar de onde vem determinada atividade e, consequentemente, otimizarão o tempo.
Organizar as demandas por responsáveis também é uma tática que contribuirá para a sua gestão de tempo. Isso porque, com todo mundo sabendo o que precisa ser feito, as tarefas tenderão a ficar menos paradas aguardando seus responsáveis (que, na maioria das vezes, não sabem que têm tarefas ao seu aguardo). Dessa maneira, você diminui as chances de ter tarefas sendo entregues além do prazo.
Por fim, gerir as tarefas por prioridade levará o senso de urgência que o seu time precisa. Quando todos sabem os prazos que cada uma das tarefas tem, fica fácil organizar a própria agenda de modo a cumprir tudo o que é necessário — e nas datas certas!
2) Monitorando o tempo de trabalho
O trabalho remoto traz alguns desafios quando o assunto é a gestão do tempo. Um deles — e que é queixa de muitos gestores — é o fato de que se tem pouco controle do que o time produz durante a jornada de trabalho.
Mas saiba que uma das maneiras de se garantir uma boa gestão de tempo no home office é monitorando o tempo de trabalho — e isso é perfeitamente possível a distância. Hoje em dia, há opções de softwares de gestão de tarefas que contam com a função de time tracking. Se você não sabe o que é isso, nós explicamos: trata-se de uma espécie de rastreio de tempo na qual o profissional marca o início de uma tarefa e pausa o contador quando chega ao fim. Assim, é possível monitorar as demandas nas quais cada membro do time trabalhou durante o dia, a semana e até o mês.
3) Distribuindo bem as reuniões
Se alguém te perguntasse como você definiria o trabalho em home office, temos certeza de que “reunião atrás de reunião” estaria em sua resposta. A verdade é que as lacunas de comunicação que o trabalho remoto traz acabam sendo resolvidas com diversas videochamadas. Mas o que poucos contam é sobre como um excesso de reuniões pode ser prejudicial à produtividade.
Quantas vezes nesta semana você saiu de uma reunião e partiu para outra sem tempo nem de organizar o que acabou de definir? Isso faz com que informações importantes se percam, além do estresse e da correria causados. É possível também que você não consiga nem se preparar adequadamente para a reunião seguinte quando tudo acontece em uma agenda bastante justa.
Nesse sentido, uma gestão de tempo pode fazer milagres. Recomendamos que você:
- organize de verdade as reuniões: as videochamadas que você faz com a sua equipe são planejadas ou acontecem todas de última hora? Se você respondeu com a segunda opção, há grandes chances dos seus encontros serem dispersos e sem foco. Você já pensou em seguir alguma metodologia de gestão? Algumas são pautadas em reuniões diárias e semanais que buscam organizar todas as demandas nesses encontros pontuais, evitando o excesso de reuniões.
- distribua as reuniões com folga: se você precisar marcar mais de uma reunião por turno, procure deixar uma janela de tempo entre um encontro e outro. Assim você consegue organizar tudo o que foi conversado na videochamada anterior e se preparar para o encontro que virá. Teste e confirme: você conseguirá aproveitar muito melhor o seu tempo!
Fazer uma boa gestão de tempo no home office não é impossível! Apenas precisa de vontade, organização e de ferramentas certas! Os softwares de gestão de tarefas podem ajudar (e muito!) nesse sentido, sabia? Por isso, recomendamos que você confira nosso artigo sobre 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo e de custo!