Não é segredo para ninguém que a prática do home office popularizou-se em 2020. Se antes algumas empresas já adotavam o modelo de trabalho, hoje — infelizmente de maneira forçada — algumas outras se viram em uma sinuca de bico: ou adotavam ou adotavam o trabalho remoto.
As que ainda não praticavam o home office eram justamente aquelas que tinham uma série de bloqueios com esse novo formato. Isso porque a maior crença que empresas mais tradicionais têm é a de que trabalhar de casa pode ser um empecilho em questões como o controle da jornada de trabalho, informação essa que é muito importante para a maioria dos gestores.
Pensando nisso, preparamos este post! Se você, gestor, tem dúvidas sobre como fazer o controle de horas da equipe no home office, continue a leitura!
O mito do home office e da produtividade
Na cabeça de muitas empresas, a produtividade é a primeira vítima atacada quando o home office é adotado. Trabalhar remotamente é um movimento muito realizado sob o argumento de que, assim, a qualidade de vida dos colaboradores aumenta, mas muitos acreditam que isso só é possível porque a produtividade entra em queda no segundo em que se adota esse modelo de trabalho.
A verdade é que essa é uma realidade apenas para os negócios que não conseguem realizar uma boa gestão do home office. Uma das maneiras mais eficientes de se conquistar um trabalho remoto funcional é o controle de horas da equipe. Dessa maneira, além de garantir mais produtividade, há algumas outras vantagens, como:
- Redução na possibilidade de processos trabalhistas;
- Identificação de quem realmente está cumprindo com a jornada de trabalho;
- Redução dos custos com horas extras.
Ok, mas como fazer isso? Vamos lá…
Como fazer o controle de horas da equipe?
Valendo: qual é a primeira coisa que se pensa quando o assunto é controle de horas? Se você respondeu “marcação de ponto”, saiba que você e mais 90% da população pensam igual. Afinal, essa é a maneira mais comum de se controlar o tempo de trabalho dos colaboradores. No entanto essa é também a forma mais antiga de se fazer isso. Pode perguntar aos seus pais — ou até seus avós — e confirme: a marcação de ponto é a senhora do controle de horas.
Marcação de ponto é coisa do passado…
… a moda agora é usar a tecnologia. Mas só isso não basta: é preciso usar a tecnologia certa. Isso porque, atualmente, existem controles de ponto online, mas é importante frisar que o problema não é exatamente a maneira como se marca o ponto, mas sim a própria marcação de ponto.
Por muito tempo essa forma de se controlar as horas trabalhadas era suficiente, mas agora, no contexto do home office, simplesmente marcar quando se inicia a jornada de trabalho e quando ela se encerra é simplista demais. Sabe por quê? Porque, assim, tem-se muito pouco controle sobre a produtividade de fato. Nada impede que um membro da sua equipe inicie a jornada de trabalho e procrastine a maior parte dela — essa é, inclusive, uma realidade muito comum, infelizmente.
Hoje em dia, existem as famosas ferramentas de gestão! Com esse recurso, você não apenas organiza a rotina de trabalho e gere os projetos e tarefas, como também monitora a produtividade dos times.
Ferramentas de gestão como aliadas
Você já utiliza algum software de gestão de tarefas? Se sim, ótimo — mas nem tudo está 100% ainda. Se não, saiba que passou da hora de providenciar um.
Esse tipo de ferramenta é uma mão na roda para os gestores que lidam com equipes de diversos portes; é útil tanto para empresas com times pequenos quanto para os negócios com (vários) times volumosos.
Há opções que permitem organização das tarefas por diversas perspectivas: organize as demandas por projetos ou por clientes; se preferir, algumas opções possibilitam até mesmo a divisão das tarefas por colaborador. O mesmo pode ser feito para observar o rendimento do trabalho: você pode, por exemplo, acompanhar o andamento de um projeto todo (se está próximo de sua conclusão ou não) ou como estão as entregas de determinado cliente. E como tudo isso é possível? Se o software contar com a função de time tracking! É aí, inclusive, que entra o controle de horas da equipe.
Time tracking
Esse recurso nada mais é do que um cronômetro, o qual o colaborador ativa ao começar uma tarefa e desativa quando finalizá-la. Diferente do ponto eletrônico, que é ativado e desativado ao início e ao fim da jornada de trabalho, respectivamente, o time tracking contabiliza o tempo despendido em cada tarefa. Isso traz mais transparência à produtividade, além de permitir que sejam observados potenciais gargalos nas entregas de atividades.
Todos esses dados podem ser analisados depois e até mesmo comparados com os dados de outras pessoas e de outras situações. Por exemplo, você pode acabar se deparando com a informação de que um mesmo colaborador, ao executar uma mesma tarefa para diferentes clientes, costuma precisar de mais tempo para a realizar o trabalho com um deles; nem sempre é o caso do problema ser o profissional, por exemplo. Esse tipo de diferença é comum de acontecer por fatores como o grau de especificidade do nicho do cliente, por exemplo. E sabe para o que esse tipo de informação pode ser útil? Para a precificação dos serviços que você oferece!
Agora que você já sabe como é possível fazer um controle de horas da equipe no home office e como isso pode ser útil para além do monitoramento da produtividade, que tal conferir 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo e de custo?