O centro nervoso de qualquer empresa é o seu departamento financeiro. É a partir dele que são definidos pontos estratégicos como as verbas de investimento e os controles de faturamento. É essencial entender o quão importante é ter rotinas do departamento financeiro bem estruturadas. Se algo estiver dando errado aqui, todas as demais áreas da empresa vão ser prejudicadas de alguma maneira.

Pagamentos para fornecedores, análise de lucros, pagamentos dos sócios e colaboradores, recebimento de clientes, pagamentos de impostos e análise geral dos gastos passam por esse setor. Olhando para essas atividades do financeiro fica fácil perceber o quanto é preciso alinhar pessoas organizadas e focadas com uma estrutura otimizada para que nada escape do controle.

Entretanto, não é apenas isso que deve ser considerado. O gestor deve sempre estar a procura de inovações que possam ser usadas no departamento. Métodos e ferramentas que vão tornar possível a análise de vários cenários e dos resultados que podem ser esperados de maneira que perdas significativas e prejuízos possam ser evitados ou, ao menos, minimizados em seus efeitos.

Como funcionam as rotinas do departamento financeiro?

Como vimos, o setor financeiro é o grande responsável por garantir o controle dos gastos. Em empresas de maior porte ele geralmente está ligado à direção geral. Em negócios de porte menor os próprios donos costumam ser os responsáveis por esse setor.

Em empresas maiores o departamento financeiro pode contar com algumas subdivisões a exemplo da contabilidade, tesouraria e controladoria. Nas menores companhias é muito comum que todas as funções desempenhadas por esses departamentos acabem concentradas em uma ou duas pessoas e isso se não contarmos a administração propriamente dita do negócio.

A saúde do setor financeiro influencia diretamente no sucesso dos projetos e das empresas como um todo. Aliás, o gestor precisa estar consciente que tudo o que acontece ali atingirá de uma maneira ou outra todas as equipes. Por isso, rigor, disciplina e controle não podem ser deixados de lado em hipótese alguma.

O controle bem estruturado das rotinas do departamento financeiro, via de regra, passa pelo fator economia. Afinal, é a partir daí que será possível desenvolver uma análise mais acurada sobre a situação real da empresa ou se será possível apostar em novas estratégias para aumentar o lucro e minimizar os gastos.

Em linhas gerais, podemos dizer que a rotina acaba se tornando uma das principais aliadas para diversos setores. As rotinas do departamento financeiro vão muito além de ter uma linha de processos que é seguida com rigor. Elas envolvem o contato constante com fornecedores, fluxo de caixa, prazos, entre outros pontos.

Olhando para ela com atenção será possível evitar coisas comuns, mas muito prejudiciais para o andamento do negócio como cobranças, lançamentos errados, datas de pagamento sendo esquecidas, perda de prazos e os clássicos erros contratuais.

Dicas e sugestões para otimizar as rotinas do departamento financeiro

Otimização das rotinas do departamento financeiro

1. Ter um bom software de gestão

Manter o fluxo de caixa organizado de forma adequada e ter acesso a todas as informações de maneira prática e rápida depende muito de um software de gestão. Com um sistema focado nesse setor será possível promover uma melhora significativa do desempenho de toda a equipe. Além disso, a visão do negócio como um todo poderá ser analisada mais profundamente.

Com um software de gestão financeira eficiente o controle sobre todos os dividendos estarão mais seguros assim como a organização geral das finanças. Afinal, saber de onde o dinheiro está vindo e para onde está indo, é fundamental para que os lucros existam e obedeçam a uma escala sempre crescente.

Além dos benefícios gerais desse tipo de sistema ainda temos diversos outros que são extremamente importantes para a otimização das rotinas do departamento financeiro: relatórios mais específicos, logística, emissão de nota fiscal e controle de pagamentos. Vale lembrar que a maior parte dos serviços nesse sentido disponíveis no mercado oferecem treinamento, acompanhamento e suporte.

Se ainda não tem um, é bom começar a pesquisar aquele que melhor se encaixa às suas necessidades.

2. Cuide do e-mail

Com tantas opções para comunicação é comum encontrarmos gestores que não dão a devida atenção para o e-mail. O simples fato de que ele ainda é uma das principais ferramentas de comunicação justifica a atenção especial que precisamos dar a ele.

Pelo aspecto essencial do e-mail é fundamental que ele seja organizado da maneira correta. É importante, por exemplo, estruturar essa organização de maneira que aquilo que foi feito fique separado daquilo que ainda ficou por fazer.

Por outro lado, é muito comum que o e-mail se torne um vício, especialmente se o departamento financeiro não dispor com uma conta dedicada. Sendo assim, podemos resumir esse ponto em três aspectos principais:

  1. Tenha uma conta de e-mail focada nas atividades do departamento financeiro;
  2. Organize-o de forma a não se perder entre as atividades já verificadas/executadas e aquelas que ainda estão em situação pendente;
  3. Separe um período específico para verificar a caixa de entrada, responder ou enviar arquivos. Ficar conferindo a cada 30 minutos pode resultar em perda de tempo e diminuição da produtividade.

Para evitar contratempos, conforme apontado no item 3, você pode verificar seus e-mails no início do expediente ou no final dele. Uma boa ideia para saber qual é o horário em que mais há fluxo é dar uma olhada de manhã, depois do almoço e no final do expediente. Depois de uma semana já é possível definir qual o melhor período para focar apenas nessa ferramenta.

3. Controle financeiro

Naturalmente que, como estamos tratando de departamento financeiro, não poderíamos deixar esse item de lado.

Na realidade, não importa o formato escolhido para a empresa e muito menos a sua área de atuação. Um ponto incontestável é o controle rigoroso de todas as ações e processos feitos pelo departamento. Como fazer esse controle de forma disciplinada e rigorosa? Aposte nos relatórios, planilhas e no já citado software de gestão.

Com isso, será possível saber com exatidão o que ainda falta ser pago, por exemplo. Logo, eventuais atrasos que possam prejudicar a empresa como aquisição de materiais, cobrança de taxas de juros e até mesmo boletos duplicados poderão ser evitados.

4. Análise do setor

Ninguém gosta de ter surpresas desagradáveis com as finanças dos negócios. Parece clichê, mas é necessário: tudo que diz respeito ao mercado financeiro é do interesse do departamento financeiro.

Fazer o acompanhamento periódico do desempenho da empresa torna possível a identificação dos acertos e dos erros relacionadas às ações tomadas. Além disso, informações sobre metas (batidas ou não) são essenciais para a criação das próximas estratégias.

Não raro encontramos empresas que não fazem análises nesse sentido com a frequência que deveriam, especialmente aquelas que são de porte menor. Isso é um erro que não pode ser cometido. Sem ter ideia do que foi feito e deu certo será quase que questão de sorte ter uma noção de que caminhos a empresa deve trilhar para ter sucesso e, como bem sabemos, sorte é uma coisa que não existe no mundo financeiro.

5. Organização pessoal

A organização pessoal de cada um que compõe a equipe responsável pela gestão do setor financeiro também é fundamental para os resultados como um todo. Um simples fator que confirma a preocupação com este ponto é que mesa cheia não significa competência e resultados positivos.

Quando a equipe é desorganizada, seja pela afinidade dos profissionais ou porque o gestor nunca se preocupou com isso, alguns problemas são recorrentes: demora na realização dos processos, dificuldades em se obter informações precisas e o extravio de papéis importantes que, por sua vez, podem originar prejuízos para o negócio.

Não é complicado começar a otimização por esse ponto: organizar tudo todos os dias, guardar pastas e documentos assim que as tarefas forem finalizadas já facilita a vida dos outros colegas como evita que informações importantes sejam perdidas.

Para agilizar ainda mais, procure deixar as planilhas mais usadas abertas no computador. Desta maneira, qualquer alteração ou anotação poderá ser feita de forma mais rápida e muita atenção para não se esquecer de salvar os arquivos.

Além disso, ainda é possível organizar os documentos uma vez ao mês, sejam eles no mundo virtual ou físico (papel). Com certeza, há muita coisa que poderia ceder espaço para outras.

6. Atenção ao fluxo de caixa

Dificilmente você conseguirá obter uma otimização eficiente das rotinas do departamento financeiro da sua empresa se deixar de lado o fluxo de caixa. Veja bem, sem informações corretas sobre as entradas e saídas não será possível ter uma ideia do que realmente está sendo movimentado.

Na realidade, o ideal é manter o controle sobre todos os dados gerados pelo departamento comercial aliado ao financeiro. Vale lembrar que a junção dessas duas “equipes” permite que a análise seja mais profunda, por exemplo, que tipos de produtos estão saindo mais ou quais precisam ser colocados em liquidação.

7. Não se esqueça das capacitações!

Imagine alguém que começou um negócio há dez anos e até hoje trabalha com os mesmos processos. Isso não parece correto não é? Se pensou assim está coberto de razão. As informações, ferramentas e distribuição dos dados é muito dinâmica e veloz hoje, e será ainda mais daqui a dez anos.

Por isso, é importante que não apenas o gestor, mas todos que compõe a equipe de finanças busquem sempre se atualizar, conhecerem novas técnicas e processos. Tudo isso contribuirá para que a produtividade no desempenho das tarefas diárias seja cada vez melhor.

Para promover o incentivo entre os colaboradores pode-se criar incentivos entre eles e agregar valor as competências pessoais de cada um. Deixe claro, que conhecimento é uma ferramenta que será sempre recompensada.

Por fim, colocar tudo isso em prática não é um trabalho de pouco tempo. Um passo de cada vez e paciência traz resultados melhores e com menos possibilidades de erros. O importante é seguir focado nas melhorias.

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