Você está buscando pelo melhor sistema de intranet? Implantar um sistema como esse tem seus desafios e cuidados. Afinal, você precisa garantir que tudo esteja nos eixos e que o sistema escolhido se adéqua à sua empresa.

Mas como chegar a melhor opção de intranet e o software perfeito para o seu negócio?

Essa resposta depende dos seus objetivos e planos para sua empresa. No entanto, existem algumas características básicas que determinam se a intranet corporativa é capaz de atendê-lo, ou não!

Entre esses pré-requisitos estão: o design da plataforma, a emissão de relatórios e dashboards, o histórico de mensagens e arquivos, o fluxo de informações e a tecnologia empregada no desenvolvimento.

Veja o que são cada uma dessas funcionalidades e por que elas são tão importantes para o seu negócio. Conheça os recursos indispensáveis do melhor sistema de intranet que existe e acerte na hora da contratação. Confira!

Design simples e intuitivo

Você já pensou se a cada contratação precisasse treinar o novo colaborador para usar o sistema intranet da empresa? Imagine agora que esse treinamento levasse várias horas, ou até mesmo um dia inteiro!

Com certeza, o negócio estaria perdendo dinheiro e tempo com algo desnecessário.

Ao invés de estar em seu posto de trabalho, o novo funcionário estaria preso em uma sala de treinamento, sem produzir nada para o negócio. Além disso, seria necessário arcar com o pagamento do profissional responsável pelo treinamento, uma despesa que afetaria em cheio o planejamento financeiro do negócio.

Por essas e outras razões, o melhor sistema de intranet precisa ser simples, fácil e intuitivo de usar. Em outras palavras, cada pessoa deve conseguir operar a plataforma com o mínimo de treinamento possível.

Para que isso possa ocorrer, no entanto, o sistema deve ser desenvolvido seguindo os padrões de usabilidade e criação de sistemas já conhecidos no mercado. Alguns exemplos são os designs comuns em sites, os botões, as caixas de pesquisa e os formulários.

Todos esses recursos seguem padrões já amplamente conhecidos pelos usuários. Quando adotadas essas características na intranet da empresa, o tempo de aprendizado dos usuários para operar o sistema diminui e os custos com treinamento também.

Histórico de mensagens e arquivos

Independente do tamanho da sua empresa, ela precisa gerar informações e lidar com arquivos em seu dia a dia. São contratos com clientes, ficha cadastral de funcionários, documentos diversos, cópia de orçamento e processos, e por aí vai.

Se monitorarmos o número de informação gerada durante um mês, vamos perceber que é impossível fazer o controle desses dados de forma manual. Pois, a gestão manual dos arquivos e dados, pode levar a muitos erros e até ao extravio das documentações.

Para quem deseja dispor de um controle profissional e seguro dessas informações, precisa contar com um sistema intranet que possua essa funcionalidade. Essa solução será a responsável por armazenar todos os arquivos da empresa, bem como, criar um histórico de edições e de quem acessou cada um desses documentos.

Além disso, o melhor sistema de intranet, ainda possibilita gerenciar o que cada funcionário deve acessar e que tipos de arquivos ele pode criar, visualizar e editar. Uma maior segurança para os dados sigilosos da empresa e de seus clientes, não acha?

Outro recurso indispensável é o registro de todas as mensagens e conteúdos gerados dentro do ambiente virtual da empresa. Os murais de recado, mensagens privadas e outros conteúdos precisam ser armazenados de forma segura.

Assim, caso seja necessário rever essas informações, os auditores e gestores da companhia têm mais praticidade em consultar os dados. Uma possibilidade que ajuda a resolver problemas internos e externos ao negócio, como ruídos na comunicação e desentendimentos com o cliente sobre o que foi acordado.

Fluxo de informações e processos

Uma empresa é formada por diversos departamentos e colaboradores, a não ser que o negócio ainda seja muito pequeno. Mas, ainda assim, é quase impossível tocar uma organização sozinho, então é preciso montar equipes para ajudá-lo nessa tarefa.

Entretanto, depois que a equipe foi devidamente montada, os gestores precisam fazer com que as informações cheguem às pessoas certas e na hora adequada.

Alguns exemplos são: as normas do negócio, regras para funcionários e definição de processos internos. Essas informações precisam estar divulgadas, para que cada colaborador tenha acesso a elas e siga as diretrizes em sua rotina de trabalho.

É um fluxo contínuo de informações e processos que deve ser mantido no negócio. O não funcionamento dessa etapa pode comprometer a entrega de projetos, prejudicar a comunicação interna e causar muitos outros problemas para a empresa.

Imagine que a direção acaba de tomar uma decisão estratégica sobre o negócio. Todos precisam saber do novo posicionamento da marca para que o objetivo seja devidamente alcançado. Caso contrário, a equipe estará complemente dispersa e cada um “remando” em uma direção diferente.

Portanto, o melhor sistema de intranet é aquele que facilita a comunicação da empresa e o fluxo das informações. Ele faz isso através de murais de recados, comentários em projetos e tarefas, entre outras ferramentas de comunicação.

Painéis e dashboards inteligentes

Melhor sistema de intranet com dashboards inteligentes

Você provavelmente não tem muito tempo para ler diversas páginas de um relatório e acompanhar cada métrica adicionada nesse documento, não é?

Não importa se você gerencia um departamento, como o financeiro, ou a empresa inteira. Tudo o que você deseja é ter agilidade para conferir o desempenho da equipe e os resultados gerados em determinado período.

Não existe nenhum recurso melhor para isso do que as dashboards inteligentes. Dashboard, ou painel de bordo, é uma área do seu sistema intranet que representa de modo visual o desempenho da empresa e as principais informações a cerca do negócio.

Nessa tela são encontrados gráficos de diversos formatos e outros dados que ajudam a monitorar o negócio. Assim, ao invés de perder tempo analisando uma pilha de números, basta olhar a Dashboard e acompanhar os principais indicadores em tempo real.

É uma funcionalidade que ajuda a sua equipe a ganhar tempo no gerenciamento e facilita o acompanhamento dos dados. Afinal de contas, você não precisa ser um especialista para ler os gráficos apresentados nos painéis inteligentes, já que a informação é mostrada de forma simples e prática.

Sem dúvida, o melhor sistema de intranet precisa contar com essa função para facilitar a vida dos gestores e do monitoramento de resultado nas empresas.

Serviço Web app ou em nuvem

Você já ouviu falar em web app ou computação em nuvem? É um novo padrão de desenvolvimento de sistemas que alia os benefícios de um aplicativo móvel, com as vantagens de usar a aplicação a partir de qualquer navegador de internet.

Com esse recurso, você não precisa instalar nada em seu computador, notebook, tablet ou celular. Basta acessar a URL do sistema, como se fosse um site da internet, e usufruir de todos os recursos que o melhor sistema de intranet dispõe.

As vantagens de contar com um sistema web app são:

  • Acesso ao sistema de qualquer lugar;
  • Layout responsivo, ou seja, se adapta aos diferentes equipamentos;
  • Não é necessária instalação para usar o sistema;
  • Os dados ficam armazenados em um servidor remoto (em nuvem);
  • Menores custos na implantação da intranet, já que dispensa a necessidade de um servidor próprio e infraestrutura;
  • Você não precisa contar com uma equipe de TI em sua empresa, o responsável pelo sistema toma conta da manutenção e reparos do programa;
  • Atualização e upgrade de recursos mais facilitada e barata;
  • Entre outras vantagens.

O melhor sistema de intranet com certeza precisa lhe trazer essas e outras vantagens. Afinal de contas, você precisa de liberdade para tocar o seu negócio e não ficar limitado ao software que pretende usar. Sendo assim, não deixe de conferir se o serviço escolhido dispõe desse recurso!

Conheça o melhor sistema de intranet!

Depois de ver os pré-requisitos de um bom sistema intranet, você deve estar curioso: “Será que existe uma solução com todos esses benefícios realmente?” “Como faço para ter acesso a esses recursos e vantagens em minha empresa?”.

Em primeiro lugar, a resposta é: Sim, existe uma intranet com todos esses recursos e vantagens.

É o Intranett, criado especialmente para facilitar a gestão do seu negócio, melhorar a comunicação interna, simplificar a gestão de equipes e tarefas, e muito mais.

O nosso sistema conta com diversos recursos para tornar a sua rotina muito mais fácil. Entre eles:

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