Fazer a gestão de tarefas contábeis em um escritório não é uma tarefa fácil. Talvez esse seja o negócio com o maior número de particularidades possível e uma série de especificidades que precisam ser levadas em conta.

A exemplo, cabe a contabilidade processar e cuidar dos documentos fiscais de seus clientes, resguardar comprovantes financeiros e muitas outras informações sigilosas.

Para dar conta do recado de todas as atividades contábeis, você precisa contar com ferramentas eficazes.

Estes aliados ajudam a gerir todo o escritório e evitar que imprevistos ocorram nas principais áreas de seu negócio: marketing e vendas, administração financeira, controle de tarefas e projetos, gestão de pessoas e gerenciamento de arquivos.

Veja neste post porque essas ferramentas são tão importantes e o impacto delas na gestão de tarefas contábeis. Conheça cada uma delas e acompanhe uma lista das principais ferramentas neste post. Confira!

1. Relacionamento com o cliente

Como em qualquer empresa, um escritório contábil é formado por prospects (potenciais clientes) e clientes. Para ter sucesso nesse relacionamento, é necessário que o contador conte com o auxílio da tecnologia.

A ferramenta indicada para isso é o CRM, Customer Relationship Management ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, em português. Através desse software, vendedores e profissionais de marketing podem acompanhar tudo o que acontece com os clientes do escritório de contabilidade.

O sistema registra todas as interações do consumidor com o escritório, suas necessidades, preferências e interesses para com o negócio. Deste modo, fica mais fácil entender o que o cliente espera de sua empresa e oferecer a solução perfeita para ele.

Vamos tomar como exemplo um escritório de contabilidade para pequenas empresas. Através de materiais de marketing, sua primeira tarefa é compreender qual é o perfil de seu cliente ideal. Sendo este pequenos empresários, nesse caso.

Cabe ao CRM registrar essas informações e encontrar os contatos que melhor se encaixam com a estratégia da sua empresa. Assim, basta olhar no CRM para ver quais pessoas possuem ou trabalham em uma pequena empresa, para posteriormente entrar em contato com elas.

O CRM também é útil no pós venda com clientes atuais, já que permite que você conheça outras necessidades desse público. E, assim, consiga oferecet serviços e soluções complementares. Portanto, é uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis indispensável em seu negócio!

2. Gestão financeira

Outra ferramenta muito útil na gestão contábil é o software de gestão financeira e tributária. Assim como os seus clientes, você deve realizar o controle de seu fluxo de caixa, vendas, contas a pagar e a receber, entre outras movimentações financeiras.

Além disso, como qualquer prestador de serviço no Brasil, você também é obrigado a fazer a emissão e gestão de notas fiscais.

Aqui não há espaço para o ditado “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”. Na verdade, precisa ser totalmente o contrário. As finanças e tributos de seu escritório de contabilidade devem estar impecáveis para que possa ganhar a confiança de seus futuros clientes e até usar sua própria marca como Case de Sucesso. Portanto, olho vivo na gestão financeira de sua contabilidade!

Além disso, para otimizar a rotina contábil de sua empresa e de seus clientes é bom contar com um sistema unificado. Isso quer dizer usar um sistema que seus clientes também usam, a fim de desburocratizar processos e agilizar etapas no fechamento contábil.

Ao fazer isso, basta exportar o arquivo do sistema do cliente e adicionar no seu. Uma facilidade que ajuda a ganhar tempo, reduzir erros e elimina completamente a digitação de dados. Sendo assim, não deixe de contar com um bom sistema de controle financeiro e otimize de vez a gestão de tarefas contábeis. 

3. Controle de tarefas e projetos

Kanban para gestão de tarefas contábeis

Você, certamente, lida com diferentes clientes e empresas. Então, nada melhor que contar com projetos distintos para cada cliente e sua demanda. Assim fica mais fácil acompanhar o que cada cliente deseja e entender o que precisa ser feito para atendê-lo da melhor forma possível.

É aqui que entra em cena a gestão de projetos e o controle de tarefas diárias. Essas duas ferramentas ajudam a gerir as demandas de seu escritório de contabilidade, organizá-las e acompanhar o desempenho de cada atividade.

Através do Kanban Online, por exemplo, fica mais fácil para os gestores acompanharem a evolução de cada atividade e projeto. Basta uma rápida olhada no painel para compreender em que pé está a tarefa e o que ainda precisa ser feito.

O mesmo acontece com o cronograma diário de atividades, a lista de tarefas online e outros recursos que fazem parte dessa ferramenta. Usa-la em seu dia a dia é garantia de evitar atrasos na rotina do escritório e deixar de atender os seus clientes.

Logo, não deixe de conhecer ferramentas de gestão de tarefas contábeis e incorporá-las em seu escritório o quanto antes.

4. Gestão de pessoas e equipes

Quantas pessoas fazem parte de seu escritório de contabilidade? Uma, duas, três, dez ou mais?

Na verdade o número de colaboradores não importa. O mais importante é conseguir acompanhar o desempenho de todos os seus funcionários de maneira rápida e assertiva. Em outras palavras, você deve ser capaz de saber exatamente o que cada um está fazendo, bem como, delegar tarefas de modo simples e automatizado, se possível.

É nesse cenário que entra a gestão de pessoas e equipes, uma ferramenta muito útil de qualquer escritório de contabilidade. Com ela em mãos você pode responsabilizar cada colaborador por um projeto ou tarefa e acompanhar a evolução das atividades contábeis.

Da mesma forma, através de relatórios gerenciais, é possível compreender onde estão os gargalos de sua contabilidade e criar estratégias para resolver esses problemas. Tudo feito de maneira rápida, simples e com poucos cliques na ferramenta de gestão de tarefas contábeis.

Então, escolha uma ferramenta que disponibilize a funcionalidade de gestão de pessoas e equipes para profissionalizar o controle de seus colaboradores. A produtividade do seu escritório e a qualidade de seus serviços só tem a ganhar com isso.

5. Comunicação interna

Uma empresa sem uma excelente ferramenta de comunicação está fadada ao fracasso, tanto para troca de mensagens internas como com os clientes e fornecedores. Fazer toda a gestão de tarefas contábeis de um escritório exigem algum tipo de interação entre seus colaboradores, gerentes e até mesmo pessoas de fora de sua contabilidade.

Logo, é uma excelente escolha contar com canais de comunicação adequados, funcionais e simples de usar. Ao fazer isso, sua equipe ganha tempo ao resolver problemas e reduz custos significativos, como ao usar uma videoconferência no lugar de visitar o cliente fisicamente.

E nesse contexto entram murais de recado, comentários em projetos e tarefas, mensagens privadas para usuários, chat e muitas outras funcionalidades. O ponto mais importante é manter todos informados e conectados dentro de seu escritório, para que possam resolver os problemas no menor tempo possível.

Ao usar uma ferramenta adequada de comunicação você também evita os ruídos e desencontros de informação. Já que tudo será tratado dentro dos canais oficiais do escritório, diminuindo o risco de vazamento de informações, inclusive.

Contar com uma boa ferramenta de comunicação, portanto, é deixar as conversas mais fluídas e assertivas dentro de seu escritório. Além do fato de diminuir os riscos que podem afetar a credibilidade de seu negócio e fazê-lo perder clientes.

Sendo assim, não deixe de adotar os canais de comunicação mais adequados e seguros para sua organização e, com isso, evitar imprevistos desagradáveis.

6. Armazenamento de arquivos

Você já parou para pensar no volume de arquivos que seu escritório processa durante um dia? São guias de impostos, balanços, relatórios dos clientes, declarações e por aí vai. A lista de arquivos é realmente muito extensa e tende a crescer com o passar do tempo.

Ao processar esses arquivos de modo tradicional, em folha de papel impressa, você corre uma série de riscos. Os documentos podem ser pedidos, danificados, roubados ou simplesmente não chegarem ao destino no prazo adequado.

Isso sem se esquecer dos custos envolvidos no processo de criação, atualização e transporte desses documentos. Uma verdadeira fortuna que sua contabilidade joga fora todos os meses.

A única forma de evitar todos esses constrangimentos é usar a computação em nuvem e o armazenamento online de documentos. Uma ferramenta que permite enviar, receber, criar e editar arquivos em qualquer lugar do mundo.

Com esses sistemas, sua empresa tem mais segurança para lidar com as informações de clientes. Além disso, ganha ainda mais agilidade no processamento de documentos. Um relatório importante, por exemplo, pode ser recebido em poucos minutos e aprovado de imediato, ganhando tempo para sua rotina.

Portanto, contar com uma gestão online de arquivos eficiente, é determinante para uma boa gestão de tarefas contábeis. Não se esqueça disso!

Impulsionando a gestão de tarefas contábeis!

Depois de acompanhar todas essas ferramentas e sugestões, na certa você está em dúvida sobre as aplicações que deve escolher. Por isso, criamos uma lista das melhores opções para cada caso, veja só!

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