Sendo cada vez mais utilizado na gestão contábil, o Kanban é uma metodologia japonesa que surgiu em 1940 na Toyota, uma das maiores fabricantes de veículos. O objetivo era fazer a gestão visual dos processos e das atividades da companhia, de modo a entregar os produtos no prazo e evitar a criação de estoque desnecessário.

O método deu tão certo que passou a ser aplicado em diferentes nichos de mercado. Como empresas de software, departamentos de marketing, recursos humanos e muitos outros.

Na contabilidade não poderia ser diferente e o Kanban também marca presença nos escritórios contábeis e nos departamentos das empresas. Essa ferramenta de produtividade se tornou uma grande aliada da gestão contábil, capaz de agilizar processos e remover os gargalos do dia a dia do negócio.

Veja neste post como adotar o Kanban na gestão contábil e melhorar a produtividade de seu escritório, ou departamento como um todo. Confira essas dicas e aprenda a usar o Kanban na contabilidade da forma correta!

Vantagens do Kanban na gestão contábil

As atividades da contabilidade são muitas. Incluem aberturas de empresas, gestão de documentos, controle tributário e muitas outras obrigações. No meio de tudo isso, ainda é preciso garantir a gestão de pessoas e o melhor aproveitamento da mão de obra disponível.

O Kanban permite esse controle das atividades desempenhadas pelo escritório ou departamento. Através de um quadro intuitivo e fácil de entender, todos os colaboradores conseguem perceber o andamento do setor e o seu desempenho frente às obrigações a serem cumpridas.

Por isso, utilizar a gestão visual, é uma das melhores formas de deixar os processos mais simples e ágeis. Além de integrar seus funcionários na rotina do negócio e fazer com que todos os projetos sejam concluídos dentro do prazo.

Com o Kanban na gestão contábil os erros são minimizados e a comunicação é melhorada entre a equipe. Afinal, com uma rápida olhada no quadro de tarefas qualquer um consegue perceber o que deve ser feito, as atividades em andamento e os projetos já finalizados.

É algo tão bom que torna a gestão uma coisa automática no dia a dia da contabilidade e evita o microgerenciamento. Uma prática que desmotiva os funcionários e os deixam insatisfeitos com a liderança.

Em suma, na gestão contábil, o Kanban é uma ferramenta que enriquece completamente a estrutura e os processos internos de um departamento, ou escritório de contabilidade. É uma nova perspectiva para o andamento de suas atividades e por isso merece toda a atenção dos gestores.

Por onde começar a implantar o Kanban?

A primeira coisa a fazer é reconhecer os processos, fluxos e hierarquias atuais dentro da contabilidade. Ou seja, ver o valor e os benefícios nas formas como você vem desempenhando as funções hoje em dia.

Perceba que não é aceitar a forma atual, mas respeitá-la. Afinal, um dos maiores diferenciais do método Kanban é utilizar de estratégias atuais e melhora-las com o passar do tempo. Isso também ajuda a sua equipe contribuir para essa mudança.

Outra coisa importante é adaptar o método a suas necessidades. Cada escritório, ou departamento de contabilidade, pode ter demandas específicas.

Por sorte, o Kanban consegue se adaptar a maioria delas e atender suas necessidades completamente. Exatamente por esse motivo é uma metodologia amplamente usada em diferentes contextos, setores e aplicações.

O Kanban é tão simples que será necessário investir pouco tempo para se adaptar à ele, o que também facilita a aceitação de sua equipe para a nova gestão. Ao mostrar os benefícios dessa metodologia, os colaboradores perceberão que as atividades ficarão mais organizadas.

Adotando o método Kanban na contabilidade

Agora que você viu as vantagens do Kanban para a gestão contábil e por onde começar a implantar, é hora de colocar a mão na massa. Veja os princípios da metodologia Kanban abaixo e como implantá-lo no dia a dia de seu escritório, ou setor de contabilidade.

Acompanhe cada um desses passos e siga as instruções a risca. E não deixe de adapta-los para a necessidade específica de seu negócio e equipe, combinado? Confira!

Passos para usar kanban na gestão contábil

1. Defina o fluxo de trabalho

Quais são as etapas das atividades da sua contabilidade? O que precisa ser feito em cada tarefa até que ela seja concluída?

O Kanban trabalha com três fluxos principais: a fazer, fazendo e feito. Mas você pode adaptar essas colunas no seu quadro de tarefas para o dia a dia de seu negócio.

Na contabilidade é comum que alguns processos fiquem dependentes do cliente ou parceiro da instituição. Você precisa aguardar o envio dos documentos de seu cliente, precisa pegar uma assinatura ou visto e assim por diante.

Só depois de concluído o papel do cliente nesse processo, é que o contador consegue prosseguir com a atividade em questão. O seu quadro Kanban precisa observar essa etapa também e mapear todo o fluxo das atividades para evitar imprevistos.

Fazer isso também ajuda a encontrar os problemas dentro de sua empresa e eliminar os gargalos na frente de trabalho.

2. Liste as tarefas

Quais são as tarefas que devem ser acompanhadas pela gestão contábil? Que projetos você pretende adotar na metodologia Kanban?

Para que o Kanban na contabilidade funcione adequadamente, é preciso conhecer todas as obrigações de seu escritório ou departamento. Os afazeres precisam ser mapeados em uma primeira instância e, em seguida, compartilhados de forma visual com toda a equipe.

Desta forma, todos sabem o que precisa ser feito e qual o prazo máximo de entrega. Aliás, esse é um dos maiores motivos para a aplicação do Kanban na gestão contábil.

Além disso, cada colaborador compreende que precisa finalizar determinadas tarefas para, só então, partir para as próximas obrigações da lista. Uma escolha que combate a multitarefa na rotina contábil e melhora a produtividade de todos.

Liste cada tarefa, complementando as etapas que vimos no passo anterior. Eis algumas sugestões para acompanhamento:

  • Emissão de guias de impostos;
  • Baixa de documentos;
  • Análise/ assinatura de documentos;
  • Emissão/ retificação de declarações;
  • Abertura/ baixa de empresas;
  • Lançamento no Livro Caixa;
  • Etc.

3. Selecione os responsáveis

Cada atividade precisa ter um responsável direto, assim você consegue fazer a gestão de desempenho de seus colaboradores e aproveitar melhor seu capital humano.

Da mesma forma, você aprende a delegar as tarefas corretamente e evita a sobrecarga de compromissos em sua agenda, ou mesmo em determinados funcionários. Por isso, liste os responsáveis para cada atividade que mapeamos no tópico anterior.

Definir um responsável também ajuda a encontrar gargalos no seu fluxo de processos. Por exemplo, você pode perceber que a Juliana responsável pelas emissões de guias não conseguiu concluir suas atividades. Por causa disso, o setor responsável pelo pagamento dessas faturas também não pode concluir seu objetivo.

Com esse dado em mãos, o gestor contábil pode verificar o motivo do atraso na emissão das guias. Em seguida, tentar solucionar o problema com a medida mais cabível ao caso e retomar o fluxo novamente, evitando atrasar ainda mais as tarefas.

4. Crie o quadro Kanban

Etapas definidas, atividades listadas e profissionais escolhidos. Já concluímos algumas partes importantes da implantação do Kanban na contabilidade, mas ainda não acabou.

Agora chegou a hora de tornar todas essas informações visuais e públicas à sua equipe, de modo que todos possam observa-las no dia a dia. Há duas maneiras para fazer isso: o modo tradicional ou o Kanban online.

Na exibição tradicional você usa um quadro dividido em colunas. Em cada coluna adiciona pos-its com as tarefas a serem realizadas e move-as conforme vão sendo executadas.

No segundo modo, a versão online e tecnológica do Kanban, a gestão contábil fica mais fácil. O quadro pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer hora, basta ter acesso à internet. A comunicação com os membros da equipe sobre tudo que está sendo executado fica muito mais organizada e flexível.

Sem esquecer que os custos com papéis e documentos físicos são diminuídos drasticamente com a versão online. E você ainda pode adicionar materiais de apoio, anexando arquivos e imagens, por exemplo. Além de informações complementares em cada anotação no quadro virtual.

Independente da opção que você escolher, deixe o quadro visível para todos e o integre a rotina de seu escritório ou departamento.

5. Monitore o andamento e melhore!

Chegamos à última etapa da implantação do Kanban na contabilidade. Contudo, este é um passo constante em sua rotina e será mantido durante todo o tempo. Enquanto você estiver usando o Kanban na sua empresa ou setor, vai precisar monitorar o andamento das atividades, seja de um projeto específico ou de processos rotineiros.

Com esse constante acompanhamento será possível identificar os gargalos na sua rotina. Podendo definir estratégias de melhoria e garantir que tudo esteja correndo como deveria. Sendo assim, tenha o hábito de monitorar o quadro e conferir o andamento de cada atividade.

Vale ressaltar que, embora todo o cuidado seja tomado, não há como evitar que imprevistos aconteçam. Algum dia o site da Receita Federal pode ficar fora do ar por alguns instantes, com isso sua equipe não consegue emitir guias, por exemplo.

Nessa hora é importante manter a calma e buscar formas racionais de resolver o problema. Mesmo que o colaborador não possa resolver a questão de imediato, ainda é possível dar andamento no projeto em si de outra forma ou, quem sabe, colaborar em outras atividades do escritório ou setor contábil.

De qualquer forma, aprenda a desenvolver essa postura de gestão contábil para tirar o melhor proveito do Kanban. E claro seja pró-ativo para resolver o problema e concluir suas atividades, e de sua equipe, no tempo acordado.

O Kanban é uma excelente ferramenta de produtividade para escritórios de contabilidade e setores financeiros. É uma escolha que pode agilizar processos, reduzir a burocracia e tornar o seu fluxo de trabalho muito mais simples e intuitivo. Por isso, você deve aplicá-lo o quanto antes na gestão contábil.

Pronto para colocá-lo em funcionamento e melhorar a produtividade de sua equipe? Não perca mais tempo e comece a usar essa metodologia na sua rotina de trabalho.

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