Você saberia listar de cabeça quais são as principais atividades de contabilidade que sua empresa realiza diariamente? E quais delas precisam de melhorias, ajustes ou reorganizações?

Crescer e expandir um negócio requer muita atenção e investimento. E é pensando justamente nisso tudo que neste artigo você encontra dicas para otimizar as atividades de contabilidade da sua empresa!

Confira a seguir este passo a passo e potencialize seus resultados desde já. Veja com atenção:

12 dicas para otimizar as atividades de contabilidade

Dicas para otimizar as atividades de contabilidade

1. Treine os profissionais da empresa para as atividades de contabilidade

Essencialmente, para ter sucesso no seu negócio, você precisará contar com uma equipe eficiente e completamente apta ao trabalho. É a gestão dessas pessoas que possibilitará a expansão da empresa, por isso a importância em ter bons profissionais.

Treinar e capacitar sua equipe é o primeiro passo para que todas as atividades de contabilidade transcorram bem em seu dia. Oferecer suporte para que a equipe tire dúvidas, aprenda mais e cresça é um bom investimento para o todo.

Outro ponto importante aqui é a retenção de talentos. Depois de treinar os profissionais é importante saber como mantê-los na sua empresa. A fidelização de colaboradores diminui gastos e custos e ainda possibilita melhores resultados. Não abra mão dela!

2. Mantenha toda a equipe motivada

Ainda sobre as dicas para otimizar as atividades de contabilidade que se relacionam diretamente com a equipe, preocupe-se com a motivação. Manter uma equipe motivada a trabalhar e desenvolver as tarefas é sem dúvida indispensável para bons resultados.

A motivação faz nascer no profissional o desejo de melhorar continuamente e de dar o seu melhor para o negócio. Ela ainda colabora com o trabalho em equipe e possibilita que sejam apontados erros e possibilidades de mudança.

Uma equipe motivada é determinante para que qualquer tipo de negócio conquiste seus objetivos e metas, inclusive dos processos contábeis. Sendo assim, procure manter-se sempre atento a essa questão investindo na motivação de seus colaboradores.

3. Defina metas e prazos

Por falar em metas, evidentemente que seu departamento de contabilidade deve estar continuamente preocupado com o negócio e cumprimento delas. E, no que se refere a prazos, é sabido que o calendário de trabalho de um departamento, ou mesmo escritório contábil, é bastante puxado.

Muitas das datas são previamente estabelecidas pelo governo, por exemplo, e muitos documentos devem ser entregues em determinado prazo prefixado.

Uma dica importante tratando-se desse tema é definir, portanto, corretamente quais são as metas e os prazos a serem cumpridos. Assumir uma postura de entrega que anteceda as datas limites livrará a empresa de muitos problemas de última hora. Trabalhar a gestão do tempo é, portanto, base para que tudo seja cumprido.

4. Tenha uma metodologia de gestão

Qualquer empresa precisa de uma metodologia de gestão para seguir e se nortear diariamente. Determinando como os setores e profissionais irão trabalhar e orientando no desenvolvimento das atividades de contabilidade, atentar-se a isso é fundamental.

Existem atualmente muitos modelos e metodologias de gestão. Você precisará encontrar aquele que melhor condiz com a sua realidade e dia a dia, antes de simplesmente escolher.

Gerenciar as tarefas que precisam ser desenvolvidas e entregues, organizar a equipe de modo a buscar e conquistar bons resultados. Isso e muito mais fazem parte das preocupações que são organizadas e planejadas pela metodologia de gestão.

5. Saiba delegar tarefas

São muitas as atividades de contabilidade dentro de um departamento ou escritório contábil e com certeza você não poderá cuidar de todas. Justamente por esse motivo você trabalha junto a uma equipe, não é mesmo?

Delegar tarefas é, sem dúvida alguma, de inestimável importância para que absolutamente tudo saia da forma planejada. E, para delegar, você precisa conhecer bem cada um de seus profissionais e das tarefas que lhe serão destinadas.

Distribuir as atividades de acordo com as aptidões melhorará os resultados e ainda aliviará dores de cabeça. Justamente por isso é importante saber como fazer essa delegação com muito zelo e principalmente profissionalismo. Seja um bom líder!

6. Acompanhe e mensure os resultados da equipe

Acompanhar os resultados das atividades de contabilidade

Depois de delegar as atividades de contabilidade, outro passo de fundamental importância é acompanhar e mensurar os resultados obtidos. Como chefe e bom líder, mantenha-se sempre por perto para dar total suporte, principalmente quando o profissional é novo ou tem dúvidas.

Acompanhar significa justamente manter-se por perto a fim de garantir que tudo saia como planejado. Mensurar, por sua vez, significa verificar quais são os números, os resultados daquilo que foi feito.

Ambos os processos são indispensáveis para quem deseja ver a empresa expandindo, com clientes bem atendidos e processos em dia. Portanto, por mais que sua equipe seja altamente competente, jamais se ausente ou deixe de realizar o acompanhamento e a mensuração.

7. Defina canais de comunicação entre a equipe

Quer desenvolver eficazmente as atividades de contabilidade do seu escritório? Então se preocupe e invista na comunicação entre os profissionais da sua equipe! Ruídos na comunicação, fofocas no trabalho entre outras situações precisam ser arduamente evitadas a fim de se conquistar bons resultados!

Existem algumas regras de ouro tratando-se de uma boa comunicação. Atentar-se a elas, principalmente no meio profissional, pode transformar realidades dentro do ambiente interno.

É a partir da comunicação interna que os profissionais se entrosam e partem em busca de um mesmo objetivo. Estabelecer quais são os canais oficiais para tal comunicação é determinante para que ninguém tenha dúvidas sobre o que é oficial. Alguns exemplos de canais são murais de recado, jornais, boletins internos e a intranet corporativa.

8. Planeje reuniões internas e externas

Outra atividade de contabilidade bastante recorrente e comum é a realização de reuniões. Seja com a própria equipe ou com os clientes, organizar e estabelecer as pautas desses encontros é realmente importante.

Saiba exatamente tudo o que precisa ser tratado em cada reunião, faça um planejamento minucioso e completo. Afinal, organização significa menos tempo gasto de forma desnecessária, não é mesmo?

E nem você, nem seus colaboradores e muito menos seus clientes querem perder tempo! Portanto, procure sempre fazer esse planejamento previamente e livre-se de problemas de última hora também. Determine a pauta e apenas a siga!

9. Preste informações sobre o andamento das atividades para o cliente

Por falar em clientes, por exemplo, se você é de um escritório contábil, eles são o motivo para que as atividades de contabilidade sejam desenvolvidas. Mantê-los próximos e bem informados a cerca dos acontecimentos demonstrará respeito e transparência.

A prestação de informações às empresas clientes e parceiras promoverá o engajamento e a aproximação entre as partes. Tal relação é importante também já que ajuda na construção do nome da sua empresa, tornando-se referência.

Sendo assim, preze por esta aproximação, procure sempre emitir relatórios e jamais deixe seus clientes na escuridão. Quanto melhor for este relacionamento, melhores serão os resultados.

10. Livre-se dos papéis em excesso

Uma das preocupações e também críticas recorrentes entre as atividades de contabilidade é o quanto elas criam papéis! São inúmeras folhas, pastas e arquivos e é praticamente impossível encontrar rapidamente aquilo que você está procurando desta forma!

Livrar-se dos papéis em excesso é uma dica mais do que importante para quem deseja prezar pela agilidade e pela praticidade. Afinal, a rotina é muito facilitada desta forma!

É claro que é imprescindível tomar cuidado para que papéis importantes não sejam perdidos ou abandonados. Também é essencial saber quais documentos podem deixar de existir fisicamente, antes de simplesmente abrir mão deles. Porém, sabe os excessos? Desfaça-se deles o mais rápido possível!

11. Automatize ao máximo os processos manuais

Complementando a dica anterior, vale ressaltar que automatizar processos manuais é hoje uma excelente alternativa para o desenvolvimento! A tecnologia disponível atualmente é capaz de proporcionar tais alterações que, se destaca, são extremamente benéficas!

Existem muitas atividades de contabilidade que podem hoje ser automatizadas. Para saber quais exatamente se adequam mais a realidade da sua empresa, busque mais informações que acrescentarão ao seu negócio!

Algumas ferramentas podem verdadeiramente mudar a rotina do departamento, ou escritório contábil, tornando-a muito mais ágil, eficaz e simplificada. O investimento realmente compensa, vale a pena graças à praticidade que traz para todo o ambiente interno.

12. Invista nas tecnologias certas

Uma vez que se evidencia a importância da automatização, não tem como não encerrar essa lista de dicas de outra forma: Invista nas tecnologias certas! Softwares desenvolvidos para gerenciar as atividades diárias são ótimas ferramentas, eficientes e colaboram muito com a rotina das empresas!

Antes de contratar, entretanto, procure tirar todas as suas dúvidas a respeito da solução. Quais são as suas funcionalidades? Quais os benefícios, vantagens e principalmente diferenciais que contribuirão com o dia a dia do escritório?

Um bom software deve agilizar o desenvolvimento das atividades de contabilidade. Deve possibilitar soluções mais rápidas e decisões mais precisas também. Além disso, é importante que o software atue diretamente no relacionamento para melhorar a comunicação e interação das partes.

O modelo de software intranet tem sido ótimas escolhas para quem deseja investir em um programa para a sua empresa. Com excelentes resultados, vale a pena conhecer em maiores detalhes esse tipo de solução.

Depois de conferir essas 12 dicas para otimizar as atividades de contabilidade da sua empresa, aproveite para assinar a nossa newsletter! Confira todas as próximas dicas sobre este e outros assuntos! Assine agora mesmo e não perca a oportunidade de aprender mais para colocar em prática dentro do seu negócio.

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