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Gestão

Matriz e Filial: quais os principais problemas e como resolvê-los?

Os desafios da relação matriz e filial não se resumem apenas a abertura e questões legais do negócio. Esses também são pontos importantes durante a expansão do negócio, mas sua preocupação deve ir além.

Mesmo com a nova unidade já em funcionamento, outros problemas podem cruzar o caminho do empreendedor e até sabotar o crescimento da marca.

Essas dificuldades são mais comuns em redes com crescimento desenfreado e sem nenhum planejamento. Mas qualquer pessoa que deseja abrir uma filial precisa levar esses pontos em consideração.

Se antecipar a essas questões é uma ótima escolha para evitar surpresas mais tarde e garantir o crescimento da matriz e filial, de forma sustentável e controlada. Afinal, você não quer que as novas unidades deem prejuízos financeiros ou se tornem um fardo, não é mesmo?

Sendo assim, confira neste post os principais problemas que rondam a relação matriz e filial. Aprenda nesse conteúdo como contornar estes desafios e evitar que eles comprometam o seu negócio. Continue a leitura e aumente as chances de sucesso de sua organização!

1. Falhas na comunicação

Para 76% das empresas, as falhas na comunicação são os maiores motivos para o fracasso de projetos, segundo uma pesquisa do PMI (Project Management Institute). É evidente que entre a matriz e filial a mesma situação se repete.

Falhas na comunicação são motivos para fracassos dos projetos

Uma comunicação ruim gera desconfortos no dia a dia de trabalho, atrasos em projetos e pode trazer prejuízos muito sérios à organização. Se isso já acontece com funcionários de uma mesma unidade da companhia, imagine o estrago em diferentes instalações.

Já pensou se a matriz e filial têm objetivos diferentes? E se cada uma decide fazer os processos ao seu modo? São coisas que podem comprometer o crescimento de toda a marca e ainda alterar a qualidade de produtos ou serviços.

Por mais que se trate de unidades diferentes, a marca é a mesma e isso deve ser repassado aos seus clientes. Eles precisam continuar confiando no negócio para comprarem nas filiais da companhia e receber o mesmo tratamento que na matriz.

As falhas de comunicação entre matriz e filial abrangem diferentes ruídos desse processo, como:

Para evitar tudo isso é preciso usar a comunicação interna de forma efetiva. As informações devem chegar intactas a todas as unidades da rede e precisam ser monitoradas para garantir sua eficácia.

O grande problema é que esse cuidado deve começar antes da abertura da filial e persistir durante toda a sua operação, algo que nem sempre acontece. Muitas coisas podem levar a falhas na comunicação da empresa, cabe aos gestores encontrarem as dificuldades e buscar resolver os problemas.

Entre as medidas que podem ajudar a solucionar essa questão, estão: selecionar canais de comunicação oficiais; fazer um levantamento da cultura local; procurar adaptar a empresa ao costume da região e assim por diante.

2. Gestão de documentos

A gestão remota também apresenta outra dificuldade significativa para a matriz e filial: o extravio e controle de documentos. É preciso garantir que cada unidade guarde bem seus documentos fiscais e outros papéis importantes para possíveis fiscalizações.

Ao mesmo tempo, esses dados precisam estar acessíveis à matriz. Com essas informações em mãos ela pode acompanhar a evolução de cada filial e definir planos de ação.

Viajar horas de carro para consultar um documento de uma filial de sua empresa não é a melhor opção, concorda? Você precisa ter os dados a mão, agilizar essas consultas e reduzir os custos ao máximo.

Como fazer isso sem enviar malotes pelo correio, que podem encarecer a gestão e até extraviar os documentos?

A melhor forma é implantar a cultura digital dentro do negócio. Aplicações em nuvem são ótimas opções para isso, pois ajudam a criar, editar, atualizar e acessar documentos de qualquer lugar do mundo. Basta que você tenha acesso a internet e pronto!

A gestão da matriz e filial pode ser feita a qualquer hora do dia e em qualquer localização, sem precisar lidar com documentos físicos e suas complicações. As informações da companhia ficam armazenadas de modo virtual, de forma segura e sem causar nenhum transtorno.

Além disso, é possível definir quem tem acesso aos dados e preservar ainda mais as informações sigilosas da organização. É uma ótima escolha para evitar a perda de documentos e facilitar a gestão da matriz e filial.

O melhor de tudo é que o investimento nessas soluções não costuma ser muito alto e cabe dentro do orçamento de qualquer negócio. Aliás, vamos falar mais detalhadamente de gastos no tópico a seguir deste artigo. Confira!

3. Muitos gastos com a gestão das filiais

Gastos com a gestão das filiais

Outro problema muito comum na relação matriz e filial são os custos iminentes a abertura, comunicação e gestão das novas unidades. Manter toda a rede em sintonia pode custar muito caro, especialmente nos primeiros anos.

Gastos com ligações telefônicas, deslocamento até a filial, despesas de abertura e por aí vai. A planilha de gastos só cresce nesse momento e pode levar qualquer empreendedor ao desespero, caso tudo isso não esteja dentro do planejado.

Para evitar que a nova unidade da companhia quebre antes de começar a faturar de verdade, é preciso tomar muito cuidado com a gestão financeira. Isso inclui registrar todas as despesas, planejar as finanças e buscar se capitalizar antes do crescimento.

O que a maioria das empresas esquece, no entanto, é de selecionar modos mais efetivos e menos custosos para gerir a nova unidade do negócio.

Contratar um gestor para tocar a nova filial, por exemplo, pode ser mais barato que arcar com os deslocamentos de um gerente geral da rede. Usar canais digitais de comunicação, como telefonia VoIP, reduz os custos com ligações telefônicas e diminui a necessidade de viagens a trabalho.

Outro exemplo são malotes de documentos e impressões desnecessárias, que podem ser substituídos pela digitalização de documentos e armazenamento em nuvem. Assim os custos com envio de documentos e materiais de escritório também diminuem em toda a rede. Enfim, a lista de possíveis cortes de gastos é imensa.

Encontre maneiras de reduzir o saldo final dessas despesas e diminuir os gastos com a gestão das filiais. Faça um levantamento das coisas que podem ser substituídas ou cortadas do orçamento e mantenha as novas unidades mais enxutas.

Esse posicionamento vai ajudar a aumentar a lucratividade do negócio como um todo e dar mais fôlego para as unidades recém-inauguradas crescerem.

4. Gestão de TI ineficaz

Uma pesquisa da Riverbed Technology, fornecedora de soluções de infraestrutura para desempenho de aplicações, revelou que as empresas possuem um grande desafio na gestão remota de TI. Os chamados ROBOs pela pesquisa se referem às implantações e controle de tecnologia à distância.

Esse modelo é muito utilizado em filiais e escritórios remotos das companhias, mas infelizmente não funciona tão bem quanto deveria. Entre as principais dificuldades estão:

  • Demora na implantação de novos serviços e infraestrutura (45%);
  • Recuperação de falhas muito lentas (44%);
  • Gestão de backup consome muito tempo da equipe de TI (39%).

O mesmo estudo ainda apresentou que a maioria dos negócios armazena suas informações localmente, ou seja, nas instalações físicas da filial. Uma abordagem que pode trazer muitos riscos à segurança da informação.

Por sorte, 75% dos entrevistados afirmaram que seria interessante mudar esse armazenamento para a nuvem ou para o data center da matriz. Uma realidade que ainda está longe de acontecer para a maioria das organizações.

Centralizar o departamento de TI é a melhor forma de evitar esses erros e controlar as informações do negócio de forma assertiva. Assim apenas uma equipe é responsável pela infraestrutura do negócio e as funções são delegadas da melhor forma possível.

Nesse tópico, a computação em nuvem e os softwares SaaS se destacam. Essas soluções permitem uma gestão mais centralizada, eliminam a necessidade de servidores físicos e ajudam a reduzir custos na companhia.

Basta que a empresa contrate o plano de acordo com suas necessidades e pronto. A aplicação é inserida dentro da organização de forma simples, sem burocracia ou implementação facilitada. O fornecedor da tecnologia, na maioria das vezes, ainda auxilia o processo de adoção do serviço.

5. Intranet para matriz e filial

Dentre essas tecnologias a intranet em nuvem é o maior destaque para o gerenciamento de matriz e filial. O software permite melhorar a comunicação, trocar documentos entre as unidades, criar comunicados para funcionários e muito mais.

Você ainda pode gerenciar projetos e atividades diárias de setores ou funcionários. O melhor de tudo é que a liberação de acesso é bem simples e pode ser feita por um ou mais administradores da empresa.

Esses pontos ajudam a gerir o conhecimento da organização, mesmo nas unidades remotas da companhia. Isso traz mais controle ao negócio e ajuda a impulsionar a empresa ao crescimento de forma correta.

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