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Intranet: o que é, para que serve e quais as vantagens?

A intranet vem se aprimorando a fim de oferecer melhores recursos.

Com os avanços tecnológicos e consequente expansão do mundo online, atualmente a intranet é considerada como um dos fatores determinantes do sucesso das organizações.

Neste artigo falaremos, portanto, sobre o que é e para que serve esta ferramenta que tem melhorado a performance dos empreendimentos.

Mas, o que é intranet afinal e contas?

Intranet é o nome dado ao conjunto de computadores interligados que acessam um mesmo sistema interno. Muito comum em qualquer tipo de empresa, seja privada ou pública, também é chamada de intranet corporativa.

Graças ao desenvolvimento do software intranet hoje é possível, inclusive, ter esse programa na nuvem, tornando o acesso ao sistema livre para ser feito a partir de terminais móveis como notebooks, tablets e até mesmo celulares. Tudo isso independente de onde o colaborador estiver, se nas dependências ou não da empresa.

Diferente da internet, em que qualquer pessoa pode usufruir, a intranet é vedada apenas a usuários autorizados e geralmente conta com login e senha para acesso.

Em alguns modelos de software intranet, até mesmo fornecedores e clientes podem ter acesso a esta plataforma diferenciada!

É claro que nestes casos fica a critério de cada empresa definir quais áreas poderão ser acessadas por estes públicos. Uma das grandes vantagens da intranet online é justamente essa por sinal. A de personalização do espaço virtual.

Neste artigo você encontrará todas as informações sobre como a intranet pode ajudar sua empresa a alcançar os seus objetivos. Continue fazendo esta leitura!

Como a intranet surgiu?

Os primeiros registros de visionários que disseram acreditar na viabilidade de um acesso virtual a mensagens e documentos são anteriores a 1980.

E, acredite: Nesta data era o aparelho televisivo que estava em alta, abrindo novas e diferentes oportunidades para o mercado da tecnologia. O computador ainda era uma ideia remota.

Com o advento da computadorizarão, inúmeras portas foram abertas e a criatividade possibilitou que novos campos fossem explorados e melhorados. Ideias visionárias, como a da transmissão de mensagens através de um ambiente virtual, foram postas em prática também.

Esses registros são anteriores a virada do milênio e o objetivo pelo qual a intranet empresarial foi criada se mantém consolidado até os dias de hoje!

Facilitar e melhorar o processo interno de comunicação entre os membros de uma organização, independente do seu tamanho, é um belo resumo do que é a intranet e para que serve.

Em 1996, marco dentro desta história, a intranet corporativa era muito diferente dessa que conhecemos e temos acesso atualmente.

Seus primeiros passos, entretanto, foram determinantes e possibilitaram que a tecnologia caminhasse, a ponto de se desenvolver e oferecer verdadeiros benefícios a cada um de seus usuários.

Paralelamente ao “boom” da internet, a intranet se desenvolveu e ganhou um público bastante fiel.

Sinônimo, inclusive, de programa navegável pela internet, os softwares intranet são perspicazes e oferecem muito mais do que uma via de difusão de informações entre colaboradores. Atualmente, as características deste meio são diferenciais estratégicos.

Intranet para empresas: Para que serve?

Segundo um dos mais famosos nomes do mundo da intranet, James Robertson, os objetivos desta tecnologia podem ser resumidos em 5 grupos. São eles:

  • Atividade: Preenchimento de dados para inúmeros fins;
  • Colaboração: Projetos que são estruturados em conjunto, com a participação de vários departamentos e profissionais;
  • Comunicação: Boletins e informes corporativos além de um canal rápido e eficiente na transmissão de mensagens;
  • Conteúdo: Elaboração e compartilhamento de conteúdos como documentos;
  • Cultura: Programações extracurriculares aos trabalhos da empresa e que promovam o engajamento dos funcionários.

James Robertson também considera que a intranet empresarial, atualmente, é uma ferramenta-chave na resolução de muitos conflitos cotidianos aos ambientes corporativos.

Os inúmeros benefícios do sistema de intranet

A intranet para empresas tem por objetivo oferecer inúmeros benefícios para o ambiente de trabalho, seja este qual for. Combatendo distrações simples do dia a dia, é uma ferramenta bastante perspicaz inclusive.

Veja abaixo algumas das distrações mais comuns aos colaboradores de diferentes empresas:

consequências das distrações de trabalho

1. Tudo em um só lugar

Se por um lado a tecnologia facilita o dia a dia das pessoas, por outro ela traz por consequências fatores que diminuem a qualidade do serviço, atrapalham o desenvolvimento profissional e reduzem a receita da empresa, quando não exploradas da maneira correta.

O uso de inúmeros sistemas, plataformas e softwares, ao mesmo tempo, corresponde a um exemplo clássico desse problema.

É por isso que a intranet online é uma das melhores ferramentas da atualidade para qualquer segmento. Nela estão contidos os principais recursos que a organização precisa ter em mãos para se desenvolver e crescer, atingindo a todos os seus objetivos e metas.

A intranet empresarial é mais do que isso até: É o espaço virtual que o negócio tem e que oferece todas as aplicações centralizadas para uso. E tudo isso sem que exista a necessidade do uso de outras ferramentas e plataformas a parte.

Outros benefícios do software intranet são:

2. Menos limitações na área de TI

Sua empresa possui um software que só lhe dá dores de cabeça? A implantação foi demorada, custou mais do que você planejou gastar e não atendeu a todas as expectativas?

A maioria dos programas acaba se transformando em um problema após certo tempo graças as constantes atualizações que precisam ser feitas de modo evasivo, muitas vezes atrapalhando a rotina do negócio ou até mesmo deixando o sistema fora do ar.                         

Um software intranet bem estruturado e desenvolvido para melhorar as rotinas empresariais é atualizado no modo online e não impacta o andamento das atividades do negócio, deixando o profissional de TI – Tecnologia da Informação – livre para cuidar de outras importantes áreas estratégicas, como o aperfeiçoamento dos sistemas internos, por exemplo.

3. Menos tempo em treinamento

A melhor forma de fazer uma empresa crescer é focando no trabalho e andamento das atividades, não é mesmo? É por isso que a implantação de programas e softwares é tão conturbada na maioria dos empreendimentos.

Com os colaboradores em fase de treinamento para manusear o sistema, a queda de desempenho é bastante clara, afinal, são raros os negócios que conseguem passar por este processo sem algum tipo de impacto.

A intranet na nuvem, por outro lado, minimiza esse problema ao oferecer treinamentos e tutoriais online do funcionamento da ferramenta corporativa.

Desta forma, cada colaborador pode se dedicar a esta aprendizagem em um diferente momento. Por exemplo, uma hora de baixa produtividade do dia ou como atividade complementar.

Esses tutoriais costumam ser bem simples e as plataformas online são bastante intuitivas!

4. Mais escalabilidade nas operações

Softwares intranet que estão armazenados na nuvem, ou seja, dentro de um espaço virtual, carregam com si a característica de serem ilimitados, colaborando com o crescimento da empresa enquanto crescem e se expandem junto com ela, sem grandes impactos ou reestruturações.

Diferente de outras plataformas e sistemas que limitam o número de usuários ou de informações guardadas no servidor, por exemplo, ter uma intranet online significa contar uma capacidade infindável de armazenamento de dados.

Desta forma, a preocupação do gestor fica focada apenas na melhoria dos processos e trabalhos que viabilizem o crescimento da empresa.

5. Maior acessibilidade

Intranet na nuvem dá maior acessibilidade

Os documentos e informações da empresa ficam disponíveis através do sistema e garantem a acessibilidade de todos os colaboradores que tem permissão para acessar tais dados.

Além disso, a intranet online permite que tudo seja acessado de qualquer lugar e a qualquer hora, permitindo, por exemplo, que um gestor de marketing faça alterações no projeto e delegue tarefas para sua equipe mesmo se estiver em casa ou de licença!

Esta acessibilidade é um fator determinante também para os profissionais que trabalham constantemente em viagens, passando pouco tempo no ambiente físico da organização.

Quanto mais facilitado o acesso à rede da empresa, maior a rapidez, a flexibilidade e a conveniência na resolução dos problemas. É por isso que o acesso online é o mais prático e eficiente quando falamos da intranet na atualidade.

A acessibilidade da intranet na nuvem é a opção das empresas que não querem perder tempo!

6. Menor custo na avaliação custo x benefício

Quando uma empresa opta pela intranet para empresas na nuvem ela assume, automaticamente, um compromisso mensal com seu fornecedor. Este modelo de precificação funciona de acordo com o SaaS – Software as a Service – e este pagamento, prefixado, dá total acesso a uma ferramenta constantemente atualizada.

Por outro lado, a implantação de sistemas e programas convencionais requer um investimento muito mais alto ao longo dos primeiros meses sendo que este, se espera gastar pouquíssimo com a sua manutenção.

Entretanto, o que acontece é que os valores gastos mensalmente com estes programas acabam sendo maiores do que imaginavam, uma grande desvantagem do modelo.

Por isso, é sempre bom fazer as contas e ver o que realmente compensa para a sua empresa.

Por exemplo, faça uma projeção dos gastos com o sistema intranet para os próximos 3 anos. Considere implantação, manutenção e atualizações em cada caso, ou seja, tanto no servidor interno da sua empresa quanto na nuvem. Qual compensa mais?

Agora, mais do que avaliar os dados financeiros, é importante também considerar outros cenários e circunstâncias, como as vantagens e desvantagens dos modelos, impactos que podem ser causados na rotina da empresa e assim por diante.

7. Mais interligação entre os setores

Também é válido citar como parte dos benefícios da intranet a melhoria no engajamento dos funcionários e chefes do negócio.

Devido às ferramentas deste sistema, a conexão criada entre os diferentes níveis da organização fica mais forte e possibilita uma melhor colaboração e maior produtividade geral na empresa.

A comunicação estabelecida através da intranet é um dos benefícios de maior destaque dentro do ambiente corporativo. Quando as partes passam a se comunicar mais, as chances de ter novas ideias e estratégias aumentam exponencialmente abrindo um novo leque de opções para o negócio.

Desta forma também é mais fácil fazer com que os colaboradores vistam a camisa da empresa visto que estão sendo mais ouvidos assim.

8. Despesas internas diminuídas

Você sabia que parte dos custos de uma empresa é gasta com seus próprios processos internos? Ainda mais quando consideramos as organizações que possuem filiais, por exemplo.

Os gastos com contas telefônicas, envio de documentos via correio ou motoboy entre tantos outros são apenas alguns dos itens que deixam de ser despesa após o incremento de um software intranet!

A um custo fixo mensal, a empresa passa a resolver tudo bem mais rápido e sem aumentar a sua lista de despesas.

Intranet para empresas na prática!

A maioria das pessoas não sabe, mas grande parte das principais organizações usa um sistema de intranet! Corporações como, por exemplo, bancos, concessionárias, redes de supermercados, lojas, agências de publicidade e propaganda, empresas de tecnologia, restaurantes entre outros, usam desta ferramenta para se comunicarem e se posicionarem estrategicamente no mercado.

E vale ressaltar que a intranet é essencial para os negócios com filiais ou muitos departamentos, visto que agiliza cada um dos processos além de padronizá-los melhor, deixando todas as unidades alinhadas.

Desta forma, independente de onde o colaborador estiver como, por exemplo, em qualquer lugar que ele for trabalhar naquele dia, o mecanismo de trabalho será sempre o mesmo fazendo com que o ritmo seja mantido e a produtividade não caia.

Além disso, para os gestores que precisam se ausentar do ambiente físico, é a ferramenta que garante o acompanhamento de todas as atividades que estão sendo desenvolvidas.

Para aqueles que empreendem negócios menores, a implantação da intranet também é extremamente vantajosa por compartilhar informações em tempo real, colaborar com o controle da produtividade do pessoal e permitir uma interatividade sadia entre todos os funcionários.

Na hora de escolher um software intranet, lembre-se de verificar quais são as suas funcionalidades e contrate a opção que lhe oferece tudo em um único ambiente virtual.

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