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Intranet Corporativa: 5 cuidados a tomar antes da implantação

Implantar uma nova solução na empresa não é fácil. Você precisa treinar a equipe, garantir que o software atende as demandas do negócio e assim por diante. Com uma intranet corporativa não é diferente!

Antes de bater o martelo e colocar a solução para rodar é preciso planejar, facilitar o uso, administrar as senhas e muito mais. Qualquer negligência no processo de adoção da tecnologia pode levar tudo por água abaixo.

Mas não se preocupe!

Confira neste post, os cinco cuidados básicos e essenciais na implantação de uma intranet em seu negócio. Veja como ter sucesso nessa implantação e evite surpresas pelo caminho. Leia o artigo abaixo agora mesmo!

Intranet corporativa: 5 cuidados básicos na implantação

Cuidados básicos com a implantação da intranet

1. Facilidade de uso

Em plena era digital, para que uma plataforma tenha sucesso ela precisa ser fácil de utilizar e intuitiva. Caso contrário, o programa vai engessar os processos internos da empresa e até demandar investimentos em treinamento para a equipe.

Evite isso ao implantar uma intranet corporativa simples, objetiva e direta ao ponto. Uma boa maneira para fazer isso é optar por um sistema já conhecido ou similar a outras plataformas.

Ao fazer isso, os funcionários aprendem instintivamente como operar o sistema e não há dúvidas sobre a sua utilização. Dessa forma, a curva de aprendizado se torna menor e a implantação do novo sistema é mais rápida também.

Quando você adota um software complexo no dia a dia da empresa, inevitavelmente, vai se deparar com frases como: “é muito difícil”, “não sei usar o sistema” ou “o programa não funciona”.

Essas reclamações sabotam os resultados que uma intranet corporativa pode trazer para o negócio. Afinal, se o sistema é muito demorado e difícil de operar, a produtividade dos colaboradores será afetada.

Além disso, é provável que as pessoas abandonem a ferramenta. O que se traduz em desperdício de tempo e dinheiro. Pois, tudo o que foi investido no novo sistema será perdido.

Por isso, antes de adotar qualquer sistema na empresa, verifique a facilidade de manuseio e operação da nova ferramenta. Converse com seus colaboradores, faça testes de adaptação e garanta que a maior parte da equipe irá fazer bom uso da intranet corporativa.

2. Gestão de permissões

Uma boa intranet corporativa deve conceder a liberdade para gerenciar as permissões de grupo de funcionários e colaboradores específicos. Assim, os responsáveis pela rede, podem decidir o que cada pessoa terá acesso no sistema interno da companhia.

O excesso de funções e informações no software pode ser mais prejudicial do que você imagina. Por causa disso, cada pessoa da empresa precisa receber as permissões para acessar apenas o que lhe compete.

A Cristina que trabalha no RH, por exemplo, precisa ter acesso as fichas dos colaboradores e também ao endomarketing para se relacionar com todos o setores. Já o Vinicius, ligado ao setor operacional, não deve ter acesso a essas informações.

Imagine se os funcionários tomam conhecimento dos salários de seus colegas? Ou ainda, ficam sabendo sobre as medidas disciplinares aplicadas pelos líderes?

Com certeza essas informações não devem ser compartilhadas de forma pública e precisam ser resguardadas. Qualquer deslize pode acarretar em uma crise interna ou até mesmo no vazamento de documentos importantes.

O mesmo acontece com os dados dos clientes de sua empresa. É preciso garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a essas informações. A intranet corporativa deve proporcionar essa flexibilidade e administração.

O maior desafio das empresas atualmente é fazer a gestão do conhecimento de maneira correta. O gerenciamento de permissões permite que o administrador da rede tome essas decisões juntamente com a diretoria e deixe as informações da organização mais seguras.

Sendo assim, antes da implantação, você precisa definir o quadro de permissões para cada setor, grupos de pessoas e colaboradores. O plano de senhas deve levar em conta o que é preciso para o funcionário desempenhar sua função, seu cargo hierárquico e quais informações são dispensáveis para ele.

Além de proteger os dados dessa forma, a produtividade do colaborador em questão é melhorada também. Pois, ele foca apenas em coisas indispensáveis para sua função e tem acesso a um sistema mais enxuto e direto.

3. Definir regras de uso

Depois de garantir que a intranet corporativa é fácil de usar e fazer a administração das senhas, vamos à próxima etapa. Agora é hora de definir as regras de utilização!

As normas de conduta deixam claro o que pode ser feito na plataforma e o que deve ser evitado a todo custo. Deste modo, a empresa garante segurança em seu sistema e uma gestão de conhecimento mais assertiva.

Imagine que um colaborador resolva compartilhar informações pessoais e de foro íntimo na rede da empresa. Isso pode causar o constrangimento de toda a equipe e acabar com o ambiente de trabalho.

Além disso, esse canal de comunicação interna precisa ser oficial e muito bem elaborado. Fofocas do ambiente trabalho, ruídos na comunicação e outros problemas precisam ficar bem longe dessas páginas virtuais, combinado?

Então, cabe a empresa definir algumas regras para utilizar a intranet corporativa.

O que pode ser divulgado nesse canal? Para que ele será utilizado? Quem pode publicar informações? O que é proibido nesse espaço?

Responder essas perguntas ajuda a evitar imprevistos e garantir o bom uso do novo software. Mas tenha em mente que essas normas não devem ser excessivas, caso contrário podem limitar o desempenho da plataforma.

Logo, defina um manual de utilização da ferramenta com todas as orientações da direção da empresa. Em seguida divulgue esse documento de forma pública na rede, para que todos tomem conhecimento.

Vale lembrar também que essa política deve ser revista constantemente, a fim de garantir que os termos estejam devidamente atualizados. Dispor de um manual de conduta ultrapassado é ainda pior que não ter essa ferramenta em mãos, então fique atento!

4. Cuidado com a segurança

Cuidados com a segurança na intranet corporativa

Você já pensou ter os seus dados capturados por algum programa malicioso? Para muitos negócios, isso pode significar o fim e o fechamento das portas.

A segurança da informação dentro das companhias é algo indispensável e deve ser uma realidade hoje em dia. Os ataques cibernéticos estão cada vez mais avançados e ousados. E sua empresa precisa se prevenir de lesões como essas e garantir a proteção de suas informações.

Por causa disso, a segurança da intranet corporativa e até mesmo da rede da empresa é muito importante. Infelizmente, esse é um tema não muito explorado no cenário empresarial.

Além de contratar serviços eficazes de prevenção (antivírus e firewalls), o usuário precisa ser educado. Boa parte das invasões ocorre por imperícia e falta de conhecimento dos internautas. É um risco iminente nas empresas.

Incorpore medidas de segurança em seu manual de conduta da intranet corporativa e resguarde suas informações. Implemente uma Política de Segurança da Informação na sua empresa. Oriente os seus colaboradores sobre medidas de segurança na internet e na rede interna de computadores.

Veja algumas instruções:

  • Avise-os para não clicarem em links suspeitos;
  • Não abrir mensagens de e-mails desconhecidos;
  • Não fazer downloads de fontes estranhas;
  • Nunca compartilhar usuários e senhas;
  • E assim por diante.

Mas para que isso funcione é preciso contar com um sistema seguro também, como uma intranet em nuvem. Assim, mesmo em caso de ataques, suas informações estarão mais protegidas em servidores virtuais espalhados pelo mundo.

Antes da implantação e durante a utilização da intranet corporativa, a segurança da informação deve ser colocada em prática. Garanta que todos os envolvidos com o sistema estão contribuindo para manter os dados resguardados.

5. Incentivar a utilização

A última dica, mas não menos importante, se aplica depois da implantação da intranet corporativa. Ela se refere à utilização do sistema por toda a empresa.

Para que isso aconteça, invista no incentivo para usar a intranet. Divulgue formas de aproveitar a ferramenta da melhor forma e engaje os colaboradores com a solução. Vale até valorizar a publicação de conteúdos pelo próprio colaborador.

Com a extensa lista de softwares disponíveis hoje, pode ser difícil integrar mais um programa na vida de seus colaboradores. Por causa disso, é válido reforçar as vantagens do sistema para o dia a dia do negócio.

Mostre a equipe os objetivos dessa implantação, os benefícios que ela vai oferecer aos envolvidos e assim por diante. As pessoas precisam enxergar o motivo para esse investimento e fazer o melhor uso dele.

Garanta também que a operação esteja sendo facilitada e preste todo o apoio necessário aos funcionários. Monitore a utilização da ferramenta e acompanhe a evolução. Qualquer dificuldade encontrada nesse processo precisa ser resolvida, para não comprometer o retorno com o software.

Agora que você conferiu os cinco cuidados indispensáveis para implantar uma intranet corporativa, chegou a sua vez. Comece a implantar o novo sistema em sua empresa e garanta que os objetivos sejam alcançados com essa iniciativa.

Aproveite para conhecer o Intranett e descobrir como usá-lo em sua empresa. Experimente o software gratuitamente e conte com nosso apoio para implantá-lo no seu negócio da melhor forma possível.

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