Nos dias de hoje, o mundo está dividido em dois grandes grupos: os que já trabalhavam em sistema home office há um tempo e os que começaram a trabalhar remotamente nos últimos meses. O primeiro grupo já está acostumado com a rotina e com os processos de quem trabalha de casa, já o segundo precisou se adaptar a uma realidade completamente diferente daquela à qual estava acostumado.
Na outra face da moeda, estão os gestores dessas equipes. Aqueles que já cuidavam de times que trabalham a distância não estão enfrentando nenhuma novidade, mas os que estão experimentando o trabalho remoto agora… Ah, esses estão sofrendo um pouco.
Uma das maiores discussões sobre esse assunto é como conseguir uma gestão eficiente quando você nunca vivenciou uma realidade como essa. Normalmente, os que estão provando da novidade agora são aqueles cujas empresas nunca colocaram fé no trabalho remoto; dessa maneira, a tendência de encarar tudo como um enorme problema é grande.
Pensando nisso, nós decidimos preparar este post: nele, reunimos o segredo dos bons gestores que já são sêniores em gerir times a distância! Quer saber qual é o segredo para um home office perfeito? Então aproveite a leitura!
O segredo: planejamento, comunicação e ferramenta
Sem mais delongas, o segredo dos bons gestores quando o assunto é a eficiência no home office está em um pilar de três bases:
- Planejamento;
- Comunicação;
- Ferramenta.
Com esses três fatores, é possível desenvolver um plano de ação que vai direto ao ponto: garantir a produtividade e o trabalho de qualidade da sua equipe que está em home office. Vamos falar sobre cada um deles?
Planejamento
Se você já se planejava quando geria uma equipe presencial, saiba que essa prática deve permanecer — e se você não tinha esse hábito, saiba então que os seus problemas não são culpa do home office.
Agora, mais do que nunca, é preciso entender que o planejamento deve ocupar o lugar de outros hábitos que eram comuns no trabalho presencial, mas que agora não são possíveis por conta da distância. Se antes a sua equipe “se virava sozinha” sem que você precisasse intervir em muita coisa, hoje é bem possível que ela esteja enfrentando desafios pois a autonomia que os colaboradores tinham antes apresenta ruídos por conta do distanciamento.
Sendo assim, direcionamento e orientação devem ser um dos focos da sua atenção como gestor. Planeje as demandas que estão atrasadas, as que estão sendo executadas e, principalmente, aquelas que ainda chegarão; tente organizar o dia, a semana e o mês para que você e a sua equipe tenham a maior previsibilidade possível.
Pode ter certeza: com um plano (e um fluxo) de trabalho bem organização, a sua equipe confiará que a sua orientação é o melhor caminho a ser percorrido.
Comunicação
Ok, você tem planejado o trabalho da sua equipe e organizado as demandas. Agora você precisa apresentar tudo ao seu time e garantir que cada uma das atividades seja executada da melhor maneira possível. O ponto-chave desta etapa é a comunicação!
Quem não está acostumado com o home office precisa se lembrar a todo momento de que não existe mais essa ideia de que as coisas estão subentendidas. A distância física implica em uma comunicação que perde muitos de seus recursos quando não é feita tête-à tête e, por isso, você não perde nada explicando as coisas tim-tim por tim-tim.
Ao mesmo tempo em que a comunicação precisa ser detalhada, ela também precisa ser organizada, sucinta e prática. Nada de enviar um áudio prolixo, de 5min, que vai fazer com que o seu time precise parar várias vezes as atividades para conferir as informações que precisa para trabalhar.
Uma ideia interessante é consultar cada colaborador e pedir para que ele relate quais são as informações que ele precisa para executar cada uma das tarefas que comumente são delegadas a ele. Assim, você não fica perdido sobre o que repassar quando uma demanda cair no seu colo. Tendo essas informações em mãos, você também consegue estudar um canal adequado para esse repasse.
Ferramenta
Deixamos o melhor para o final: um item muito importante do pilar de sucesso para os gestores de home office é abraçar uma ferramenta de gestão de tempo e de equipes. A tecnologia está aí com mil e uma opções e, com certeza, há alguma que se encaixa perfeitamente ao que você precisa — no mínimo, mil vezes melhor do que o WhatsApp.
Um software de gestão de tempo lida com os dois outros pilares que citamos há pouco, pois mantém o planejamento e a comunicação centralizados em um único lugar, além de facilitar que o gestor e a equipe coloquem em prática pontos que são tão importantes.
Alguns softwares apresentam, ainda, gestão de tempo e de custo por projetos, por clientes e até mesmo por equipes. Também é possível acompanhar a produtividade da equipe nessas esferas, tornando fácil a mensuração do tempo de trabalho despendido em cada projeto, tarefa ou cliente.
Normalmente, ferramentas específicas também possuem um sistema de comunicação integrado, que permite que a equipe trate de tudo aquilo que é pertinente ao trabalho de maneira eficiente, organizada e concentrada nas tarefas ou projetos. É possível também organizar as tarefas por fluxos de trabalho, de modo que tudo fique visível e disposto aos devidos responsáveis pela execução.
Nesse momento, você, fã do WhatsApp, pode estar se perguntando: “ok, mas e se eu precisar compartilhar algum arquivo?”. Nós temos a solução para isso também: algumas opções de ferramentas de gestão de tempo e de equipe apresentam a função de compartilhamento de arquivos para que todo mundo tenha acesso a tudo aquilo que precisa, em um único lugar.
Nós sabemos: essa realidade pegou muitos de surpresa e o dia a dia de trabalho tem sido um grande jogo de cintura, mas nós estamos aqui para te ajudar! Agora que você já sabe quais são os 3 pilares que compõem o segredo de sucesso dos bons gestores de home office, que tal saber como escolher um bom software de gestão de gestão?