Não é segredo para ninguém que uma boa comunicação é chave para bons relacionamentos — inclusive os profissionais. Transparência e clareza fazem toda a diferença na hora de passar e receber comunicados importantes.
Esse é um dos gargalos da maioria das empresas. A chamada comunicação interna é, com frequência, deixada de lado pelos gestores e vista como um acessório. Mas a verdade é que diariamente as empresas colhem frutos negativos dessa atitude mesmo sem saber que a causa de tudo mora ali.
Não é à toa que existem empresas especializadas em consultorias sobre o assunto. A comunicação interna pode fazer milagres na sua empresa, acredite! Ficou interessado em como implantar um pouco dessa prática? Neste post, selecionamos algumas informações para você começar a dar o devido valor à comunicação com a sua equipe. Quer saber mais? Continue a leitura!
Como começar a implantar uma comunicação interna eficiente?
O que, como e para quem
A rotina de trabalho com equipes (das maiores até as menores) envolve, inevitavelmente, a comunicação gestor-colaborador e até mesmo colaborador-colaborador. Frequentemente as pessoas precisam transmitir recados, solicitar demandas ou esclarecer dúvidas sobre diferentes projetos e tarefas. É aí que o problema mora: se algo falhar nesse processo, entregas podem ser comprometidas — o que não é raro de acontecer.
Os problemas podem ser vários: ou a mensagem não chega a quem deveria ou se perde se for encaminhada por um canal caótico. É comum, também, que a mensagem não seja clara o suficiente, com ruídos que comprometem a compreensão de informações importantes.
Por isso, três coisas são importantes de serem prezadas para uma boa comunicação interna:
- O que você precisa comunicar: garanta que a mensagem realmente está clara e que nela estão todas as informações que o outro precisa saber para atender à sua necessidade. Isso evita retornos (o que consome tempo)!
- Como você vai comunicar: escolha um canal que realmente funcione — lembrando que contatos pessoais (alô, WhatsApp) não devem ser lugar para se tratar de trabalho.
- Para quem você vai comunicar: é preciso saber exatamente com quem você deve falar para repassar o seu recado. Não conte com o famoso telefone sem fio: vá direto ao colaborador e comunique-o do que você precisa. Pedir para que fulano diga a ciclano que o cliente solicitou uma alteração só gera ruídos no meio do caminho. E nós já dissemos o que ruídos geram, né?
Documentar para garantir
A melhor maneira de se transmitir recados, mensagens e solicitações é por um meio que permita que tudo seja documentado. E por que documentar é importante? Para facilitar o futuro!
Quantas vezes você precisou conferir uma informação recebida ou repassada e simplesmente não a encontrou? Às vezes, nós não lembramos nem se ela foi feita pelo telefone, por áudio no WhatsApp ou por e-mail. Por isso, além de manter sempre um único canal para a comunicação interna da sua empresa (assim você sabe que tudo sempre estará lá), outra prática importante é manter os recados importantes sempre por escrito, de forma que seja fácil encontrar e consultar aquilo mais tarde.
A informação é ouro
Quantas vezes um colega de trabalho te perguntou: “Você viu a mudança que teve no projeto do cliente X?” e você não fazia a menor ideia porque simplesmente não ficou sabendo? Em todas as empresas, sem exceção de nenhum nicho, informação é ouro. Manter seus colaboradores informados e atualizados é a melhor maneira de garantir que eles trabalharão com qualidade e eficiência!
Além da falta de informação impactar diretamente nas entregas, ela também gera um sentimento de não pertencimento e de descuido com a equipe. É como se a empresa se importasse tanto com o que os times produzem que nem mantém seus profissionais informados das coisas que acontecem.
Ter uma ferramenta é importante
Por mais que o seu time seja de trabalho presencial, há uma série de ferramentas que podem auxiliar (e muito!) na comunicação interna da sua empresa. Você coloca avisos gerais em mural de recados? Ok, você não é tão antigo assim… Faz solicitações por WhatsApp, né? Pior ainda! Como já dissemos, nenhuma rede social deveria ser utilizada para fins profissionais (exceto o LinkedIn, pois ele foi feito para isso, né?).
Basta saber escolher a melhor opção: há uma série de ferramentas de gestão de projetos, tarefas, tempo e equipe (algumas como tudo em um software só!). Nessas ferramentas, você conta com chats exclusivos, além de poder organizar todas as conversas e informações sobre determinadas tarefas de maneira separada. Fica muito, muito, muito fácil de consultar depois!
Em algumas plataformas, também é possível concentrar arquivos em nuvem de maneira organizada, por tarefas ou projetos, o que permite que todos aqueles que precisam ter acesso a eles realmente o tenham. E, de novo: de maneira muito fácil! É tempo de trabalho que a sua empresa economiza.
Outra vantagem desse tipo de ferramenta é a possibilidade de troca de conhecimentos, já que tudo aquilo que é relacionado a determinada tarefa fica disponível a todos os envolvidos, permitindo um compartilhamento de informações mais aberto do que seria se cada um mantivesse seu próprio canal de comunicação individual.
Além das ferramentas, há alguns recursos que também podem ser úteis, como videoconferências: é possível reunir a sua equipe quando e onde você quiser por meio das chamadas de vídeo. Uma maneira fácil e organizada de se realizar reuniões quando não está todo mundo junto no mesmo espaço.
Viu como a comunicação interna é importante e como você pode começar a trabalhar nela agora mesmo? São detalhes que, juntos, fazem toda a diferença direta e indiretamente no sucesso dos seus negócios. Agora que você já sabe um pouco mais sobre o assunto, que tal saber qual é o segredo das agências que transformaram a sua gestão de tempo e de custo?