Não é segredo para ninguém que a rotina de gestores costuma ser bastante atribulada. Hoje em dia, no entanto, a tecnologia trabalha a nosso favor: é possível contar com diversas ferramentas que prometem facilitar o dia a dia de trabalho, trazendo mais produtividade e organização aos times. Mas ainda há um problema!
Experimente digitar “ferramenta de gestão” no Google e observe a quantidade de opções que o buscador retorna. É impressionante a variedade de softwares à disposição de quem deseja organizar e gerenciar equipes, tarefas e tempo de trabalho.
Nesse mar de alternativas, muitos gestores ainda têm dificuldade em encontrar uma ferramenta de gestão que toque em um ponto muito importante: a gestão de tempo. Organizar as equipes e controlar o tempo de trabalho — e, claro, a produtividade — são queixas de quase todos os gestores.
Se essa é uma preocupação sua também, temos boas notícias: preparamos este post com 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter se você precisa de ajuda na gestão de tempo! Quer saber mais? Continue a leitura!
Controle de tempo e ferramentas de gestão
Engana-se quem pensa que o controle de tempo é um recurso que engessa o trabalho da equipe. Quem pensa assim certamente nunca experimentou os benefícios que esse tipo de prática proporciona à produtividade.
O fato é que o controle de tempo, diferente do que muitos pensam, não é focado na rigidez do trabalho, mas sim em deixar claro como acontece a distribuição do tempo de cada membro do time, o que possibilita otimizações. Quando você passa a cronometrar o tempo gasto em cada tarefa, pode se ver diante de dois cenários:
- Você já otimiza o seu tempo — e se mesmo assim você não vê o dia passar, é sinal de que talvez você esteja procrastinando demais ou colocando metas muito audaciosas na sua to do list diária;
- Você não sabe distribuir seu tempo de modo a ser produtivo — e, nesse caso, tendo ciência disso é possível fazer ajustes de rotina para que o dia a dia renda mais e melhor.
A boa notícia é que cronometrar o tempo de trabalho da sua equipe não é uma tarefa complicada. Isso porque muitos gestores contra-argumentam a recomendação dizendo que isso só complica ainda mais os processos. Mas a verdade é que, atualmente, há diversas ferramentas superintegradas que auxiliam em uma gestão do tempo prática e funcional!
Quer saber quais recursos são importantes de serem observados no momento de escolher uma ferramenta de gestão se a sua prioridade é um controle maior do tempo? Veja!
2 recursos para controle de tempo
Time tracking
O time tracking — ou rastreio de tempo, em tradução livre — é o recurso mais eficiente para quem quer controlar e gerir melhor o tempo de trabalho. Ele funciona, basicamente, como um cronômetro, que deve ser acionado ao início de uma atividade e encerrado ao final dela.
Dessa forma, é possível analisar o desempenho de cada membro do seu time de maneira mais assertiva. Basta olhar os números que ele acumulou no dia, na semana e no mês, permitindo também a identificação de gargalos caso você note trabalho a menos ou a mais!
Com uma ferramenta de gestão de tempo com time tracking, também é possível observar em tempo real o que a sua equipe está fazendo. Essa possibilidade é especialmente interessante em times que trabalham no sistema de home office, quando acompanhar de perto o trabalho da galera costuma ser mais complicado.
Com esse recurso, você também conquista o sonho dos relatórios precisos. Chega de pressupor informações na hora de analisar a produtividade do seu time! Saiba tim-tim por tim-tim tudo o que acontece no seu negócio com informações que você sabe de onde vêm.
Uma dica importante na hora de avaliar as opções de ferramentas: procure por aquelas que contem com time tracking prático, o qual possa ser acionado, pausado e finalizado com facilidade! Um sistema Play & Stop é interessante, já que um único clique é suficiente para indicar o início e o fim da tarefa.
Painel de análise
De nada adianta levantar uma série de informações importantes se você não souber utilizá-las a seu favor, certo? Mas para que sejam úteis, essas informações precisam ser fáceis de ser acessadas e compreendidas. É aí que mora a importância de uma ferramenta de gestão de tempo com recurso de painel de análise!
Uma vantagem da gestão de tempo é que, além de permitir um panorama mais verdadeiro e detalhado do que (e de como!) sua empresa produz, é possível também turbinar a gestão de custos. Escolha por uma ferramenta de gestão que te dê informações de diferentes perspectivas: quanto de custo você estimou para determinado projeto e quanto ele realmente custou, baseado no tempo que seu time levou para concluí-lo; ou quanto custa cada tarefa específica dentro de grandes projetos.
Essa liberdade de escolher sob qual dimensão você quer mensurar as informações é bastante valiosa! Por isso, contar com uma ferramenta de gestão de tempo com bons painéis de análise é importante!
Agora que você já sabe o que deve observar na hora de contratar uma ferramenta de gestão de tempo se você deseja resolver seus problemas a respeito, que tal conhecer o Intranett e como o time tracking desse software pode te ajudar a colocar ordem na sua rotina e na de sua equipe?