Opções de metodologias para produtividade e gestão não faltam nos dias de hoje, certo? A verdade é que, em uma realidade na qual estamos cada dia mais atarefados, é de interesse da nação que surjam sempre novidades quando o assunto é como produzir mais e melhor.
No entanto, alguns métodos já são velhos conhecidos de quem se interessa por essas questões. E quando dizemos “velhos”, não queremos dizer que se trata de um conjunto de práticas antiquado, mas sim que sua eficácia é tão grande que, apesar do tempo, ainda conquista fãs. É o caso do Kanban!
Você já deve ter ouvido falar sobre essa metodologia por aí, afinal, ela caiu nas graças do povo desde quando foi idealizada. E não é à toa: são várias as suas vantagens e o que chama a atenção é a simplicidade da coisa toda. Além disso, um outro motivo que faz do Kanban o sucesso que ele é a sua facilidade na adequação a diferentes tipos de negócio.
Se você quer saber mais sobre como o Kanban pode te ajudar a cumprir prazos e a transformar a rotina da sua equipe em uma engrenagem bem calculada, este post é para você. Confira!
Kanban para diferentes negócios
Quem nunca experimentou uma técnica de gestão — ou mesmo um software de gestão — que simplesmente não cabia na rotina da empresa? Esse tipo de experiência é muito comum e normalmente costuma desanimar aqueles que estão se aventurando na missão de organizar o próprio dia a dia e o de seus times.
Isso acontece porque, às vezes, uma metodologia de organização foi pensada para atender a nichos específicos, fazendo com que a sua reprodução em outros tipos de negócio se torne difícil. Mas esse não é o caso do Kanban!
Apesar de seu surgimento ter acontecido em um contexto bastante particular (o método foi desenvolvido dentro das operações da Toyota), o Kanban possui uma estruturação bastante simples, dividindo as tarefas entre o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que já foi concluído. Dessa forma, todos os negócios imagináveis podem se encaixar nisso, afinal, qualquer negócio apresenta tarefas não iniciadas (essas mais do que gostaríamos, na maioria das vezes), demandas em execução e atividades concluídas.
Um exemplo disso é que, mantendo o raciocínio básico da metodologia, o Kanban pode se dividir em duas linhas que acabam por abarcar quase todos os tipos de negócio: são os chamados Kanban de operação e Kanban de produção:
- Kanban de operação: nessa modalidade, focada especificamente nos processos de operação dos negócios, as demandas são divididas entre os 3 pilares do método e, dessa forma, as atividades seguem esse fluxo e os membros do time conseguem visualizar de maneira global todas as atividades que estão mapeadas.
- Kanban de produção: nessa variação do método, mais voltada para negócios que almejam trabalhar com uma produção mais programada, a ideia é utilizar os pilares do Kanban (não necessariamente “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas podendo adaptar de acordo com o fluxo da produção) como reguladores, de modo a produzir proporcionalmente a um ritmo de consumo. Explicamos: imagine uma indústria cuja fabricação dos produtos acontece em grande escala; com essa metodologia, é possível estabelecer que um novo lote de produtos só comece a ser produzido quando o lote anterior atingir determinada etapa do fluxo de produção.
Viu como essa metodologia é democrática e prática? Agora confira como ela pode te ajudar a cumprir os prazos do seu negócio.
Por que o Kanban te ajudará a cumprir prazos?
Porque respeita fluxos de trabalho
A metodologia Kanban é toda pautada em fluxos de trabalho; não há como fugir disso. Sabemos que isso é, frequentemente, um desafio aos gestores, mas esse método só funciona por conta desse motivo!
Há duas grandes vantagens do Kanban que acontecem em função da sua estrutura focada em fluxos de trabalho: aumento da produtividade e eliminação de gargalos. No primeiro caso, o fato de estar tudo organizado em etapas reduz as chances de acontecer aquilo que todo gestor (e também a equipe) odeia: quando ninguém sabe em que pé está uma tarefa e, por isso, o time tem a sensação de estar correndo atrás do próprio rabo — o que, convenhamos, consome bastante tempo. Já no quesito redução de gargalos, a organização pregada pelo Kanban evidencia onde mora o problema quando uma determinada tarefa está empacada em alguma etapa. Fica fácil de visualizar quando isso acontece e de encontrar uma solução para o impasse.
Porque mantém tudo organizado e visível
Um dos pontos fortes do Kanban é a sua transparência e seu poder de visualização. Tudo fica organizado de modo que qualquer um pode consultar, além de ser prático e intuitivo — porque, vamos combinar, há métodos por aí que praticamente precisam de um pós-doc prévio para utilização.
Porque todo mundo sabe o que precisa fazer
Além da organização das tarefas permitir uma visualização mais clara e organizada das atividades que estão mapeadas, os próprios cartões que ocupam as etapas do método são um diferencial: em cada cartão, a ideia é colocar o mínimo de informação necessária para a execução daquela atividade. Isso não quer dizer que você deve desprezar explicações, mas sim que é preciso focar naquilo que é realmente importante para a demanda: o que, quem, onde, quando, quem e como será feito são dados suficientes para o responsável pela demanda.
Agora que você já sabe sobre como o Kanban é funcional, prático e efetivo para diversos tipos de negócio (inclusive o seu!), que tal descobrir quais são os 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo eficiente?