Engana-se quem pensa que gerenciar tarefas é só sair distribuindo atividades tal qual o Silvio Santos distribui aviõezinhos de dinheiro. No fundo, muitos dizem que se preocupam com a gestão de tarefas, que essa é uma prática sólida dentro da empresa, mas a verdade é que esse tipo de organização sempre foi bastante negligenciado.
Essa passou a ser uma preocupação agora, quando a maioria das empresas precisou adaptar seu funcionamento para o home office — e talvez seja por isso que você chegou neste post. Talvez você esteja sentindo que alguns problemas moram no fato de você não conseguir gerenciar muito bem a sua equipe. E nós temos que te dizer: muitos reflexos que hoje você não sabe de onde vêm são resultado de um gerenciamento de tarefas falho.
Tal prática, quando não é bem feita (ou quando simplesmente não é feita) faz com que você percorra, passo por passo, um caminho rumo ao fracasso do seu negócio sem nem perceber. Os problemas são sutis, até que virem uma bola de neve e você se pergunte “como foi que isso aconteceu?”.
Se você se sente dessa forma, este post é para você! Preparamos uma lista com 5 péssimas práticas de gerenciamento de tarefas que te levarão às ruínas se você não fizer nada a respeito. Bateu a curiosidade? Então continue a leitura!
Gerenciamento de tarefas: 5 caminhos para o fracasso
1) Você não mapeia as tarefas corretamente
Se você acha que mapear tarefas é apenas fazer uma lista do que precisa ser feito e entregar nas mãos da sua equipe, saiba que você está percorrendo um dos caminhos silenciosos para o fracasso.
O grande ponto aqui é, além de saber tudo o que precisa ser feito, saber organizar as tarefas e todos os seus processos. Você saberia por onde começar se alguém chegasse e te dissesse: “aqui, ó, você precisa construir uma casa para sexta-feira”? Uma dica valiosíssima para tornar eficiente o seu mapeamento de tarefas é saber quebrar grandes projetos em tarefas pequenas. Isso facilita (e muito!) em vários aspectos do desenvolvimento de demandas: possibilita um início imediato, já que ninguém perde tempo pensando por onde iniciar; auxilia na divisão de responsáveis, além de tornar possível uma divisão mais certeira; proporciona uma estimativa de prazo para entrega coerente, entre vários outros.
2) Você cobra que sua equipe seja multitarefas o tempo todo
Você com certeza assistiu a algum webinar que dizia que o profissional multitarefas é a galinha dos ovos de ouro de qualquer empresa. Ok, fazer várias coisas ao mesmo tempo é uma qualidade muito interessante e bastante útil no mercado de trabalho e, principalmente, no mundo em que vivemos. Mas será que é possível ser multitarefas o tempo todo?
É fato que fazer muitas coisas ao mesmo faz com que seja necessário fracionar a sua concentração, que nunca estará 100% em uma tarefa. Dessa maneira, bombardear sua equipe de tarefas esperando que tudo seja entregue rapidamente e com qualidade é praticamente impossível.
3) Você define quando sua equipe fará determinadas tarefas
No seu dia a dia, quais são os momentos do dia em que você se sente mais produtivo? Normalmente, seu trabalho costuma render mais pela manhã, à tarde, ou à noite? Quando o trabalho envolve processos criativos (como acontece em muitas agências, por exemplo), é comum que a produtividade oscile e, nessas horas, a liberdade para organizar as tarefas é muito importante.
Você, como gestor, sempre define quando a sua equipe executará cada atividade na hora de repassar as tarefas? Se frases como “preciso que você me entregue isso até 12h” ou “antes das 15h precisa estar pronto” são ditas com frequência por você, saiba que você pode estar minando a produtividade do seu time, além de estar exercendo uma péssima prática de gerenciamento de tarefas.
4) Você só usa ferramentas e recursos ultrapassados
Como você se comunica com a sua equipe? Você gerencia os times, os trabalhos e as demandas de qual maneira? Foi-se o tempo em que pombos correios eram utilizados. É preciso se modernizar!
Hoje em dia, existem inúmeras opções de ferramentas e recursos que foram desenvolvidos especialmente para facilitar o dia a dia de trabalho em empresas de diferentes nichos. É preciso saber usufruir de todos os benefícios que a tecnologia tem a oferecer.
Se você não utiliza nenhum recurso tecnológico de gestão, a hora chegou! Agora, se você usa várias ferramentas, elas satisfazem às suas necessidades de maneira prática e eficiente? Pois saiba que há opções no mercado capazes de reunir várias funcionalidades em uma única plataforma, resolvendo todos os seus problemas de uma vez só.
5) Você não sabe quanto tempo as tarefas levam para serem feitas
Você deve estar se perguntando “mas por que eu preciso saber quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída se não sou eu quem vou executá-la?”. A resposta é simples: porque a gestão da equipe e das tarefas está nas suas mãos!
Como é possível estipular prazos se você não sabe quanto tempo é despendido na execução dos serviços que o seu negócio presta? Esse, inclusive, é o motivo por trás daquilo que acontece com frequência em muitas empresas: entregas fora do prazo.
E aí, se identificou com alguma dessas práticas? Se sim, nem tudo está perdido. Há soluções que podem te ajudar com seus maiores problemas do dia a dia quando o assunto é manter o time produzindo sempre mais e melhor! Pensando nisso, preparamos um material completo sobre gestão de projetos que você pode conferir agora mesmo! São 54 páginas com conteúdo de ponta para você tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Faça já o download!