Você já parou para pensar que alguns problemas que você enfrenta no dia a dia podem ter origem onde você nem imagina? Pois saiba que o controle de custos é, muitas vezes, onde moram problemas das mais diversas ordens, mas que ninguém percebe.
O ponto é que, normalmente, os problemas relacionados ao controle de custos costumam ser bastante perigosos, pois envolvem diretamente a sustentação de um negócio: o financeiro. Por isso, é muito importante saber identificar esses problemas a tempo de agir e mudar a direção!
Foi pensando nisso que preparamos este artigo! Nele, você confere os 4 sinais de que você tem problemas com o controle de custos e por que isso é mais comum do que a gente imagina nos negócios. Ficou interessado? Continue a leitura!
Controle de custos é sempre um problema
Mas, afinal, por que muitas empresas sofrem com o controle de custos? A verdade é que, quando o produto comercializado é um serviço, é quase certo: em algum momento as questões relacionadas a esse tipo de controle virão à tona.
Isso porque lidar com os custos da prestação de um serviço é muito mais complexo e abstrato do que administrar os custos de um produto. Imagine: quando você vende um produto, você sabe exatamente quanto de material ele demanda em sua produção, além dos custos de embalagem, mão de obra e logística, por exemplo.
Quando o assunto é um serviço, muitos não dão a devida atenção (ou, às vezes, nem sabem) ao que deve ser posto na conta. Tempo de trabalho e custos com pessoal, além dos gastos com itens como energia elétrica, internet e softwares costumam ser subestimados na hora de realizar o controle de custos. O resultado disso: problemas que aparecem no dia a dia e que você verá no próximo tópico.
4 sinais de que você tem problemas com isso
1) Você nunca sabe quanto tempo se despende em cada serviço
Você sabe os serviços que a sua empresa oferece, certo? Sabe também o valor de venda de cada um deles e a qualidade do que é entregue. Mas você sabe quanto tempo é empregado na realização de cada serviço que você comercializa? Se a resposta é “não”, aí está o seu primeiro problema de controle de custos — disfarçado de “eu gerencio muitas coisas, não consigo tempo para acompanhar esses detalhes”.
Se o cerne dos seus serviços é a mão de obra, o custo do que você vende depende demais do tempo empregado pelo seu time. Agora, se você não faz ideia desse tipo de informação, como você está precificando o trabalho que o seu negócio oferece? É preciso cuidado para, no fim das contas, não acabar pagando para trabalhar.
2) Você sempre tem retrabalho com a sua equipe
No último mês, quantas tarefas precisaram ser refeitas pela sua equipe? Esse é um reflexo indireto de um controle de custos ineficiente. Isso porque refazer um trabalho indica que — muito provavelmente — seus processos apresentam falhas. Quando uma empresa não tem um fluxo de trabalho organizado, as coisas facilmente se perdem no meio do caminho. Quando isso não acontece, também não é raro que os prazos estourem, por exemplo.
Uma dica importante, antes de qualquer desejo de uma gestão de tempo e de tarefas que funcione, é elencar a organizar os processos de cada demanda que o seu time recebe para desenvolver.
3) Você não mensura a produtividade da sua equipe
A semana chegou ao fim: você sabe quanto seu time rendeu? Você acompanha o que foi entregue e o tempo que as entregas principais levaram para ser concluídas? Se você respondeu “não” lá no primeiro tópico deste artigo — quando perguntamos se você sabe quanto tempo é gasto em cada trabalho realizado —, há muitas chances de você responder negativo a essas perguntas aqui também.
Mensurar a produtividade da equipe nada tem a ver com ser autoritário e monitorar cada respiro que seus colaboradores dão. Acompanhar o rendimento, nesse caso, é mais um termômetro sobre como vai o funcionamento do seu negócio do que qualquer outra coisa.
Quando você acompanha a produtividade dos seus profissionais, você tem a chance de otimizar processos e de observar a incidência de gargalos, além de ganhar uma noção muito mais fundada para precificar os seus serviços — já que você está vendo de perto o que e quanto cada um tem feito.
Uma dica que pode te ajudar a mensurar a produtividade dos times é o uso de ferramentas de gestão que contem com time tracking. Você já ouviu falar desse recurso?
4) Você sempre sai no prejuízo quando há imprevistos no projeto
Mais um reflexo do quanto você não tem controlado seus custos muito bem. Um controle de custos eficiente, além de acompanhar a produtividade e apurar o tempo gasto em cada demanda, também prevê riscos. Como você será capaz de contar com uma margem de segurança na hora de estipular prazos se você sequer sabe quanto tempo se despende nas tarefas do dia a dia do seu negócio?
Se o seu controle de custos não prevê, por exemplo, uma possível solicitação de alteração por parte do cliente, quando isso acontecer — e você sabe, acontece com mais frequência do que gostaríamos — você e sua equipe vão acabar pagando para trabalhar, de certa forma.
Ter um bom controle de custos não é a tarefa mais difícil do universo. Exige, em primeiro lugar, a consciência de que a maneira como você controla precisa melhorar. E isso — nós esperamos — você já adquiriu com este artigo!
Agora que você sabe que esses sinais são um verdadeiro pedido de socorro, que tal conferir os 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo e de custo!