Bate bola, jogo rápido: você tem um fluxo de trabalho? E um fluxo de trabalho ORGANIZADO? Parece que é tudo a mesma coisa, mas não se engane. A relação aqui é quase a mesma entre ter uma rotina e ter uma rotina organizada: você até pode até acordar todos os dias no mesmo horário, fazer as mesmas coisas em sequência, mas será que tudo isso é feito de modo a fazer seu dia render?

Com relação aos fluxos, você pode até seguir um passo a passo no seu dia de trabalho, mas você garante que ele é organizado pensando em produtividade e praticidade? O assunto deste artigo é exatamente isso: qual é a importância de ter (e manter) fluxos de trabalho organizados? Se você se sente perdido nesse assunto, continue a leitura por que este post é para você!

 

O que são fluxos de trabalho?

Em primeiro lugar, é importante definir o que são fluxos de trabalho. Parece inocente pular essa etapa, mas a verdade é que muitos acreditam que têm um fluxo, no entanto isso só acontece porque as pessoas sequer conhecem esse conceito, de fato. Gestores, porém, estão (ou deveriam estar) intimamente ligados a essa definição, já que ele é o cerne de qualquer trabalho de gestão de equipes e tarefas.

Sem mais delongas, um fluxo de trabalho é, basicamente, o modo como os processos acontecem dentro de uma empresa. Qual é o percurso entre a chegada de uma tarefa e a sua entrega? Se a sua empresa presta serviços, por exemplo, quais são os processos entre a captação do cliente e a entrega do trabalho contratado? Tudo o que acontece para que seu produto ou serviço nasça pode ser organizado em um fluxo de trabalho. Mas, afinal, qual é a importância disso?

Por que são importantes?

Existem vários benefícios de se ter um fluxo de trabalho organizado. Selecionamos os principais para você se convencer de vez de que precisa transformar a maneira como você e seu time trabalham. Veja!

Organiza a rotina

Quando seu time tem um fluxo de trabalho bem estabelecido, é muito mais improvável que ele sofra do mal “cachorro que corre atrás do rabo”. Esse cenário de ter um time perdido que demora bastante para entender por onde se deve começar a executar uma demanda é muito (muito mesmo!) mais comum do que a gente imagina. E o que poucos sabem é o quanto isso é prejudicial em termos de produtividade — isso porque, não raramente, essa situação de se ver perdido influencia, inclusive, na motivação do colaborador.

Assim, ter fluxos de trabalho auxiliam na organização da rotina porque, sabendo o que e como as coisas precisam ser feitas, há mais previsibilidade para organizar o dia a dia e as agendas!

Garante entregas no prazo

Como dissemos acima, ter fluxos de trabalho organizados é sinônimo de mais previsibilidade. E isso afeta diretamente no cumprimento de prazos! Imagine que você tenha prometido uma entrega ao seu cliente e seu time, na hora de executar, por conta de não ter um fluxo de trabalho bem desenhado, acaba esbarrando em uma série de problemas, o que implica em diversas pedras no meio do caminho da execução. O resultado? Entrega atrasada, prazo estourado, cliente descontente.

Soluciona problemas

Você saberia dizer quantas vezes seu time se deparou com uma atividade que ficou parada porque ninguém sabia quem era o responsável (nem o próprio responsável por ela)? Ou então uma atividade que caiu no colo do seu time e, por falta de informações suficientes ou de um briefing bem feito, acabou sendo feita da maneira como dava e, depois, precisou de retrabalho? Esses tipos de problema são facilmente solucionados com um fluxo de trabalho organizado.

Quando toda a equipe sabe a sequência de passos que uma atividade ou projeto precisa seguir para sua conclusão, os problemas magicamente somem — brincadeira, você ainda tem o seu papel nessa função.

Que tal automatizar?

Agora você deve estar se perguntando, então, qual é a melhor maneira de colocar isso em prática. Sabemos que manter os fluxos de trabalho organizados precisa ser uma realidade na rotina, mas também é fato que, para que isso aconteça, é preciso que tudo seja prático. Afinal, em uma rotina atarefada, tudo aquilo que não é funcional e simples acaba não perdurando.

Pois a automatização dos fluxos de trabalho é uma realidade transformadora na rotina de empresas dos mais diferentes portes. Muitos, quando ouvem a tal “automatização” de processos, acreditam que apenas grandes empresas podem se beneficiar dessa realidade, mas isso está longe de ser uma verdade. Atualmente, existem softwares de gestão de projetos, tempo e equipes que são uma verdadeira mão na roda para quem busca implementar um fluxo de trabalho automatizado!

Você sabia que há ferramentas de gestão que, inclusive, te ajudam a monitorar o tempo despendido em cada etapa, por cada colaborador, do fluxo de trabalho implantado? Essa é uma vantagem que ajuda a identificar gargalos (quando uma tarefa está parada há muito tempo em um determinado estágio) e também a conferir de perto a produtividade do time. Tudo isso te ajuda a aprimorar cada vez mais a sua rotina de trabalho e da sua equipe! 

Agora que você já sabe a importância de adotar fluxos de trabalho organizados, como é possível fazer isso e também que existem ferramentas que podem automatizar esse processo, que tal conferir os 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo e de custo?

Você quer o seu time mais produtivo?


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