Que atire a primeira pedra quem nunca ouviu que a organização faz milagres. Tanto na vida pessoal quanto profissional, manter as coisas em ordem é capaz de transformar rotinas e resultados. Se você é um gestor de equipes, sabe muito bem disso, certo?
No dia a dia de quem precisa organizar tudo e todos, é comum que surjam dúvidas sobre a melhor maneira de fazê-lo, já que opções não faltam. Com o advento da tecnologia, hoje temos à disposição uma série de ferramentas e recursos que apresentam diferentes propostas para lidar com a rotina de trabalho de equipes de todos os portes. Isso sem contar, claro, com as diversas metodologias, como Kanban e SCRUM.
Saber qual é a melhor forma de organizar as tarefas é uma preocupação sua também? Pois não será mais: preparamos este post que apresentará algumas soluções e te ajudará a entender as melhores opções! Vamos lá?
Como saber qual é a melhor forma de organização de tarefas?
Antes de tudo, é preciso conversarmos sobre um ponto de base: por que é preciso adotar uma forma de organização para o seu dia a dia? Não há muito segredo, basta ter em mente que é preciso ser profissional nesse momento. Muitos encaram as várias esferas de um negócio com um profissionalismo impecável, mas esquecem de estender isso também à maneira como se organizam as equipes e como se lida com as tarefas.
Quando se fala em organização de tarefas, qual é a primeira coisa que vem à sua cabeça? Normalmente, muitos acham que basta apenas fazer um levantamento de todas as tarefas que precisam ser feitas e ponto — depois a mágica acontece. Mas é aí que mora o perigo: se você faz isso, provavelmente está em um dos seguintes grupos:
- Na sua empresa, os membros da equipe não sabem direito o que precisam fazer (ou quem fará o quê); as entregas são feitas com atrasos frequentemente; as atividades têm demandado um tempo quase que infinito para serem concluídas;
- Tudo é entregue no prazo — e, nesse caso, sua equipe provavelmente sofre muito.
Sabendo da importância de uma organização de tarefas bem feita, qual é a melhor forma, então? Não existe uma resposta exata para essa pergunta, já que tudo depende do seu negócio, dos processos que a sua empresa segue e de como sua equipe costuma trabalhar. Mas existem 4 formas que podem ser úteis para você — e atenção: no final deste artigo te contaremos como é possível usufruir de todas elas!
4 formas eficientes para organização de tarefas
Vamos direto ao ponto: para tornar seu dia a dia (e o da sua equipe) mais fácil e produtivo, você pode organizar o trabalho por tarefas, por projetos, por clientes e por equipes. Esse tipo de organização, entre várias outras vantagens, facilita uma prática muito recomendada se você quer tudo sob controle e com garantia de entrega: a revisão! Dessa maneira, é possível revisar as tarefas periodicamente, tanto ao final de cada dia quanto no fim da semana ou do mês.
Ter a possibilidade de separar as tarefas sob essas quatro perspectivas permite que você possa acompanhar o andamento das coisas sob diferentes pontos: como está a produtividade da equipe naquele dia, semana ou mês? Como está o andamento da entrega de determinado projeto? E das tarefas que prometemos entregar ao cliente X no mês de agosto, quais já foram concluídas e quantas ainda faltam ser feitas?
São informações riquíssimas e que, estando sob seu controle, reduzem significativamente a maioria dos problemas com a gestão de equipes e de tarefas.
Por projeto
Se o seu negócio trabalha frequentemente com entregas que, na verdade, são o conjunto de pequenas atividades (como desenvolvimento de sites e campanhas de marketing), a organização das tarefas por projetos pode ser muito útil.
Esse tipo de classificação é interessante pois, nesses casos, é importante a visão do todo e não das conclusões isoladamente. Em softwares de gestão com time tracking, por exemplo, é possível acompanhar em tempo real o andamento de cada atividade e da conclusão do projeto em si. Esse tipo de acompanhamento também possibilita uma noção interessante, inclusive, de precificação, já você consegue saber quanto tempo o projeto demandou para a sua conclusão e se isso está de acordo com o que você esperava quando precificou o serviço.
Por tarefa
Agora, se o seu negócio trabalha com entregas que são mais individuais, uma organização do trabalho dividida por tarefas é uma boa solução para manter tudo fluindo de maneira produtiva.
Sob essa perspectiva, é mais fácil observar o que está delegado a quem e como está sendo essa execução individual. É uma das formas mais fáceis de se organizar e monitorar os responsáveis por cada entrega!
Por cliente
Esse tipo de categorização com certeza é o mais útil para agências e times de marketing, por exemplo. Isso porque esses tipos de negócio costumam trabalhar com diversos clientes ao mesmo, sendo que cada cliente tem vários projetos contratados que, por sua vez, trazem tarefas menores consigo.
A organização das tarefas por cliente facilita o trabalho da equipe, já que cada colaborador acessa tudo o que precisa saber sobre determinado cliente em um único lugar quando precisa trabalhar. Já para o gestor ou CEO, essa organização é útil para observar informações que podem ser importantes na hora de precificar, como quanto cada cliente custa para o seu negócio.
Por equipe
Essa é a organização perfeita para quem gosta de monitorar a produtividade da equipe. Dessa forma, é possível acompanhar o que cada time está fazendo, quantas atividades estão executando e quantas estão na lista de espera (e, por que não, quantas já foram concluídas também).
Com isso, é possível acompanhar picos e quedas de produtividade, o que possibilita investigar quais fatores são capazes de aumentar ou diminuir a força de trabalho das suas equipes.
A boa notícia é que, atualmente, estão disponíveis no mercado ferramentas e softwares de gestão de tarefas que permitem que você escolha qual é a maneira de organizar as demandas que mais faz sentido para você e para o seu negócio! Nossa dica: em suas pesquisas sobre recursos de organização, fique atento se a ferramenta em questão oferece esse tipo de versatilidade!
Agora que você já sabe um pouco mais sobre as diferentes formas de organização das tarefas, que tal saber quais são os recursos mais importantes para quem deseja uma ferramenta de gestão de tempo eficiente?