O organizador de tarefas para o negócio é importante para não deixar de fazer as coisas relevantes, ou se sobrecarregar com afazeres totalmente dispensáveis. Essa administração ajuda a otimizar a utilização de sua mão de obra, bem como de todos os recursos disponíveis no dia a dia do negócio.
A partir do momento que você aplica esses recursos de forma inteligente, acaba reduzido custos e contribuindo para o crescimento do negócio. Mas não dá para fazer isso apenas com uma agenda ou caderno, você precisa ir além.
O organizador de tarefas escolhido precisa se adequar as necessidades do negócio e oferecer formas para agilizar a sua rotina. Mas com a extensa lista de softwares, como escolher o ideal para você?
Veja neste post as funcionalidades indispensáveis de um organizador de tarefas e algumas dicas para escolher a melhor opção para o seu negócio. Confira esse artigo e tome a melhor decisão em relação a um organizador de tarefas!
Projetos e setores
Uma empresa é feita de diferentes setores e, em cada um deles, as atividades diárias mudam completamente. Os afazeres do departamento de recursos humanos, por exemplo, são totalmente diferentes do departamento financeiro e assim por diante.
Por causa disso, é importante que o sistema possa dividir seus projetos e setores de forma organizada e simples de entender. Assim, cada departamento do negócio foca em sua responsabilidade e deixa de ficar de olho nas tarefas de outro setor.
Por outro lado, é comum que atividades específicas precisem da interligação de dois ou mais setores de sua empresa. Deste modo, o organizador de tarefas também precisa permitir essa colaboração e facilitar o contato entre os funcionários.
O departamento pessoal, por exemplo, é responsável por contratar os colaboradores. Mas essa atividade só é finalizada com o cadastro do novo funcionário no financeiro, para que assim ele possa receber o seu salário. Os dois setores podem compartilhar um projeto na ferramenta a fim de garantir que todas as etapas sejam cumpridas, independente do departamento responsável.
Hierarquia e prioridade usando o organizador de tarefas
Quais são as atividades mais importantes de sua empresa? Focar e fazer aquilo que precisa ser feito são a chave para ter uma produtividade infalível. Quando você não tem uma ordem para realizar tarefas, acaba fazendo qualquer coisa e de qualquer jeito.
Como resultado, as horas passam e o dia vai embora sem que você tenha cumprido os seus compromissos. Você chega ao fim do dia completamente cansado e com aquela sensação de que “o dia não rendeu”. Você se identifica com isso?
Se sim, provavelmente não está elegendo prioridades em sua agenda e tem ficado sobrecarregado com o volume de tarefas. A melhor forma de contornar esse problema é usar um organizador de tarefas com essa funcionalidade.
O software permite categorizar suas atividades por prioridade (baixa, média ou alta) e dividi-los em partes menores para ficar mais fácil de concluí-los. Como por exemplo, quebrar o fechamento financeiro de uma empresa em subtarefas como: emitir relatórios de vendas, catalogar as despesas e etc.
Ao concluir todas as pequenas tarefas, o objetivo maior é concretizado e o projeto final segue no fluxo de produção. Mas para que isso aconteça é preciso saber o que fazer e para que dedicar a sua atenção primeiro.
Armazenamento de documentos
No dia a dia de qualquer negócio os documentos são indispensáveis. Relatórios gerenciais, guias de imposto, fichas de funcionários, cópias de pedido e por aí vai. A lista de papéis oficiais só aumenta e o risco de perdê-los, ou deixar vazar informações, também cresce com essa pilha.
Imagine perder o balanço financeiro do negócio no último dia útil do ano? Isso provavelmente iria significar passar todo o réveillon refazendo os cálculos e o balanço, para entregar a tempo. E se uma guia de imposto fosse perdida? Você teria complicações junto ao fisco, sem contar com a carga de juros e multas.
Com certeza, você não precisa e nem quer nenhuma surpresa desagradável como essa, não é?
Para evitar que isso aconteça, só tem uma saída: investir no armazenamento em nuvem e no compartilhamento de documentos de forma digital. Assim as informações da sua empresa ficam mais seguras e o acesso a elas é mais facilitado.
Qualquer pessoa, desde que autorizada, pode consultar documentos de qualquer lugar do mundo, alterá-los e anexar novos itens no organizador de tarefas. Deste modo, as atividades são executadas de forma mais assertiva e se evitam atrasos por perda ou falta de documentos, por exemplo.
Delegação de tarefas
Outra funcionalidade importante de um organizador de tarefas é a delegação. Uma pessoa não é capaz de dar conta de todos os afazeres do negócio sozinha, por isso é preciso distribuir as responsabilidades.
Mas além de delegar, você precisa fazer isso da forma correta e acompanhar a evolução do trabalho. Além disso, o sistema deve priorizar quem será o responsável por delegar as funções e monitorá-las.
Afinal de contas, em um local cheio de líderes e poucos operários, muitos dão ordens e poucos executam. O que contribui para o atraso em seus projetos e a sobrecarga de determinados funcionários, causando estresse e turnover alto em seu negócio.
Portanto, o organizador de tarefas escolhido deve possibilitar que os gestores deleguem as funções facilmente com apenas alguns cliques. Da mesma forma, todos os envolvidos precisam ser notificados, via software ou email, de suas atribuições.
Com esses recursos você impede mal entendido, esquecimento, sobrecarga de funcionários e os temidos atrasos em projetos.
Você pode usar essa função até mesmo para interagir com seu cliente, por exemplo. Delegando a ele as tarefas que precisam de sua atenção para que você possa tocar o projeto, como por exemplo: o envio de relatórios a um escritório de contabilidade para o fechamento das contas do mês.
Administração de tempo e equipe
Além de ter o controle de setores e projetos, prioridades das tarefas, documentos e delegação, o tempo é extremamente importante quando o assunto é produtividade na empresa.
Sendo assim, é importante ter acesso ao tempo gasto por seu colaborador em cada atividade. Além de garantir que o tempo da empresa vem sendo bem empregado e não restam períodos ociosos na equipe.
Partindo do princípio de que “tempo é dinheiro”, você precisa cuidar bem dele para não perder recursos ou travar o seu fluxo de trabalho.
Um organizador de tarefas permite ter esse controle através do acompanhamento, em tempo real, de todas as atividades. Basta uma rápida olhada no kanban da ferramenta, por exemplo, para acompanhar todas as tarefas e o andamento de cada etapa.
Assim, sua empresa diminui o micro gerenciamento e a sobrecarga nos funcionários. Mas garante que o tempo está sendo bem aproveitado e trazendo verdadeiros lucros para o negócio.
Exemplo: Ao consultar a ferramenta você pode descobrir que o tempo em feedback é de aproximadamente 1 hora. Nesse período o funcionário fica parado, aguardando o retorno de outro setor ou do cliente para prosseguir com a tarefa. Com essa informação em mãos você pode direcionar esse colaborador para outra atividade e aproveitar melhor esse tempo.
Comunicação facilitada
Uma boa comunicação é o pilar fundamental de qualquer equipe produtiva. Através do diálogo, entre colaboradores e gestores, muitas coisas são definidas e diversos problemas podem ser evitados.
Exatamente por esse motivo, priorizar a comunicação e investir nela é determinante para que as atividades sejam bem executadas e tudo flua bem dentro do negócio. Quando há ruídos ou fofocas na comunicação, toda a companhia sente e os números retratam esse problema através de atrasos em projetos, por exemplo.
Logo, o seu organizador de tarefas precisa oferecer também ferramentas que facilitem e agilizem a comunicação de seu time. Mural de recados, comentários em tarefas, compartilhamento de agendas e a própria troca de documentos pelo software, são alguns exemplos.
Ter uma excelente ferramenta de comunicação garante que todos conheçam a sua responsabilidade e o que precisa ser feito. Além, é claro, de garantir que todos falem a mesma língua e se entendam durante a rotina de trabalho.
Uma falha nesse processo pode, por exemplo, causar confusões sobre o prazo de entrega do projeto ou de algum documento. Fazendo com que todo o fluxo pare por conta do mal entendido. Através de um organizador de tarefas, no entanto, essas informações são formalizadas e compartilhadas com todos os envolvidos, evitando contra tempos e desvios na comunicação.
Relatórios gerenciais
Aquilo que não pode ser medido também é incapaz de ser melhorado. Partindo dessa ideia é importante que a empresa tenha acesso a relatórios gerenciais em seu organizador de tarefas.
Tais números são úteis para melhorar os processos da companhia, quando algo não está saindo exatamente como o planejado. Ou ainda, ajuda na tomada de decisões estratégicas do negócio, reduzindo as chances de erro.
O acumulo frequente de atividades em seu organizador de tarefas, por exemplo, pode ser um indicio de que está na hora de aumentar o seu time. Mas, antes de tomar essa decisão, é preciso avaliar se a mão de obra e o tempo estão sendo bem aproveitados.
Isso só pode ser feito através de relatórios completos e bem detalhados de sua ferramenta. Nesses documentos estarão todos os detalhes de sua equipe, como: número de colaboradores, tempo gasto em cada tarefa, período ocioso, fluxos de trabalho mais rápidos e os mais demorados, e assim por diante.
Depois de extrair essas informações do software, fica mais fácil definir a melhor decisão. Assim você saberá se deve investir em novos funcionários ou buscar otimizar o seu processo de trabalho. Uma decisão que ajuda a economizar recursos e a escalar o seu negócio mais rápido.
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