A tecnologia tem sido muito útil no cenário corporativo. O surgimento da internet facilitou muito as coisas e os softwares empresariais deixaram tudo mais simples e rápido. Mas ainda existem empreendedores resistentes em implantar essas mudanças e com o sistema intranet não poderia ser diferente.

Será que uma solução como essa pode ajudar o seu negócio realmente? Quais seriam os benefícios da intranet corporativa para sua empresa? Quais os ganhos reais dessa implantação?

Essas são algumas perguntas frequentes quando tocamos nesse assunto, mas não se preocupe! Neste artigo você confere todas as respostas para elas.

Acompanhe os cinco sinais básicos que está na hora de sua empresa adotar essa tecnologia e aperfeiçoar seus processos internos. Leia este conteúdo agora mesmo e tire todas as suas dúvidas!

1. Gastos elevados com papel e impressão

Alguns estudos apresentados pela Adven Tecnologia, especialista na gestão de impressão, revelaram que 90% dos documentos corporativos são físicos. Ou seja, para ter acesso à informação desses materiais é preciso imprimi-los ou fazer cópias e distribuir manualmente aos colaboradores.

O mesmo levantamento ainda sugere que 80% dos documentos são armazenados em discos rígidos de computadores diversos dentro da empresa. Um dado que chama a atenção para o custo na gestão dessa informação e também à falta de controle do acesso a ela.

A Adven ainda completou a pesquisa informando que um único documento é copiado 19 vezes dentro das organizações, em média. O que demonstra o impacto dessas ações no meio-ambiente e na saúde financeira das empresas.

Na maioria dos negócios, o papel ainda continua sendo uma importante ferramenta de comunicação e crescimento. E isso pode ser um perigo para o avanço de sua organização, pois é uma despesa significativa.

Estima-se que esse custo equivale entre 3% a 10% do orçamento da maioria das empresas, um número que continua crescendo. Com toda certeza, este montante poderia ser mais bem aplicado em outros setores da companhia e estimular o crescimento da marca, não é mesmo?

Sendo assim, se os gastos com papel e impressão têm assustado o seu departamento financeiro, é hora de mudar. E um sistema intranet é a melhor escolha para reduzir esses custos e deixar a empresa muito mais rápida e assertiva.

Os documentos são armazenados na nuvem, podem ser acessados de qualquer lugar e evitam a impressão desnecessária. Além disso, várias pessoas podem colaborar em um mesmo documento sem precisar criar várias versões do material.

2. Falha na gestão de documentos

Você consegue responder rapidamente quantas impressões foram feitas no último mês na sua empresa? Tem conhecimento das pessoas que acessaram os documentos da sua companhia? E as cópias, você consegue controla-las efetivamente?

99% das empresas concordam que gerenciar documentos é essencial para manter a produtividade no negócio. Mesmo assim, um número ainda muito pequeno consegue fazer isso de forma efetiva.

Na verdade, apenas 30% dos entrevistados examinaram o processo de gestão de documentos recentemente em sua empresa. Um número ainda bem longe do ideal e que tem comprometido a rotina de diversos negócios.

Só para você ter uma ideia, 22% dos documentos impressos em uma empresa nem chegam a ser utilizados. E 34% são usados apenas por cinco minutos ou até menos. Para piorar, eles representam mais de 20% do papel adquirido pelas marcas.

Gestão de documentos no sistema intranet

Essa pilha de papéis vai parar no lixo, sem nenhuma utilidade. Uma revelação que alerta para o gasto, mas também demonstra o total descontrole da gestão de conhecimento na maioria das empresas.

E as informações perdidas?

Pelo menos 7% dos documentos corporativos são perdidos e 3% deles nem se quer chegam a ser armazenados. Imagine quanta informação valiosa sua empresa está perdendo todos esses anos?

Esses números demonstram que a sala do arquivo morto não é o melhor lugar para guardar informações importantes para o seu negócio. Sem um controle efetivo, ágil e eficiente você estará jogando dinheiro no lixo, literalmente.

O sistema intranet ajuda a minimizar e até aniquilar completamente esses problemas. Nesses softwares você tem o controle de quem acessa cada documento e ainda consegue armazenar tudo isso na nuvem.

3. Informações desencontradas

Quantas vezes você precisou consultar uma informação do negócio e descobriu que o documento estava desatualizado? Ou ainda, se deparou com infinitas versões de um mesmo material e simplesmente não conseguiu definir qual era o mais recente?

Esse é um problema comum na maioria dos negócios, que não investem na tecnologia como aliada dos processos internos.

Imagine que você tem 10 funcionários no departamento de vendas de sua empresa e que eles precisam atualizar documentos pertinentes do setor. Pense como seria 10 pessoas trabalhando em um mesmo material e fazendo alterações sem nenhum controle.

Com certeza, uma imagem de completo caos e descontrole passou por sua cabeça, não é mesmo? E não poderia ser diferente!

Quanto mais pessoas interagindo entre si e em um mesmo documento, mais chances de erro. E nessas horas é comum ouvir coisas como: “Fulano se esqueceu de salvar a planilha”, “Cicrano não atualizou os dados”, “O cachorro comeu” e por aí vai.

Brincadeiras a parte, você não pode deixar a gestão de seu negócio a mercê de imprevistos como esse. É preciso centralizar as informações em um único lugar, facilitar o acesso a elas e definir canais oficiais da empresa. Assim, as fofocas no trabalho são reduzidas e as informações são mais confiáveis.

Por isso, um sistema intranet também é uma ferramenta poderosa de comunicação. Além de gerenciar as informações do negócio, ele permite criar comunicados internos, compartilhar calendário de compromissos, comentar nos projetos e tarefas desenvolvidos, e muito mais. Facilidades muito úteis no dia a dia do negócio para melhorar a comunicação interna e evitar ruídos.

4. Produtividade comprometida

Você sabia que os funcionários gastam entre 40 e 60% de seu tempo interagindo com documentos e informações? Entretanto, no máximo 15% desse período é gasto com a leitura efetiva do material, o restante do tempo é perdido para encontrar a informação desejada.

Gasto de tempo sem um sistema intranet

Um estudo da PriceWaterhouse, uma empresa no ramo de auditoria e consultoria a nível mundial, teve o seguinte efeito:

  • A empresa simulou uma busca de 20 documentos em um arquivo com 20 mil materiais informativos;
  • A busca foi realizada por um funcionário comum e também por um algoritmo de indexação, um sistema para classificação e busca de documentos de forma automática;
  • Depois de 67 horas corridas de muito trabalho, o colaborador encontrou apenas 15 dos 20 documentos solicitados;
  • o robô separou todos os materiais em menos de 3 segundos.

O mesmo cenário se repete em diversos setores de seu negócio. Seja para encontrar um formulário de férias, uma norma interna ou um contrato, seus colaboradores perdem muito tempo com isso. Essas horas poderiam ser aplicadas para vender mais, atrair mais clientes e fazer o negócio crescer.

Ter um sistema intranet em sua empresa é sinônimo de produtividade e melhor aproveitamento do tempo de seus funcionários. Afinal, essas aplicações são simples de usar, intuitivas e retornam informações de forma muito mais rápida.

Calcule quanto tempo você e sua equipe ganhariam para gerenciar outras áreas do negócio? E como diz o ditado “tempo é dinheiro”, logo você também estaria melhorando a lucratividade da organização.

5. A empresa está crescendo

Até agora você viu uma série de problemas que um sistema intranet pode resolver. Essas dificuldades estão presentes em negócios variados, independente de seu nicho de mercado ou tamanho da empresa.

Contudo, conforme o negócio cresce esses problemas também ficam ainda mais sérios. Sem um plano de ação para conter o desperdício de material de escritório, melhorar a gestão de documentos e por aí vai, uma hora a bomba estoura.

Já pensou abrir uma filial e passar por isso em todas as unidades da marca? Analise qual seria o gasto no fim do mês? É bem provável que você não quer ter essa pedra no seu caminho, impedindo o crescimento sustentável de sua empresa.

Portanto, se pretende expandir o negócio e está aumentando sua equipe interna, não deixe de implantar um sistema intranet. Ficará muito mais fácil gerenciar as unidades e resolver os problemas em um único lugar, do que fazer o controle da forma convencional.

Através de um software intranet é possível conversar remotamente, atualizar documentos à distância, gerenciar projetos, equipes e entre outras atividades de extrema importância. As informações de seu negócio ficam acessíveis a qualquer hora e para todos os lugares do mundo.

E para ganhar escalabilidade, seu negócio precisa ter essa liberdade e não ficar limitado a quatro paredes. Então, invista nessa solução para resolver os problemas de comunicação entre filial e matriz e fique mais tranquilo.

Bom, agora não restam mais dúvidas sobre o melhor momento para implantar um sistema intranet. Quais desses sinais estão mais evidentes em sua empresa hoje? Você se identificou com algum deles?

Se a resposta foi sim, então não pode desperdiçar mais tempo e dinheiro. O próximo passo é conhecer uma solução de intranet, implanta-la no seu negócio e ter todos esses benefícios a seu favor.

Sendo assim, não perca mais tempo. Conheça o software do Intranett gratuitamente e coloque essas vantagens a favor de seu negócio hoje mesmo!

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