Controlar atividades, pessoas e recursos são coisas comuns à maioria das empresas. Mas nem sempre isso pode ser feito de forma adequada e proveitosa. Nessas horas, o melhor a fazer é contar com ferramentas adequadas e capazes de tornar a sua vida mais fácil. É o que acontece com um organizador de tarefas diárias.
Esse software permite agilizar processos, controlar suas informações, auxiliar na comunicação e dar mais segurança, por exemplo. É, sem dúvida, uma ferramenta muito útil para o seu dia a dia.
Se você ainda não sabe por que usar um gerenciador de tarefas, não perca mais tempo!
Confira cinco razões para implantar essa solução em sua empresa hoje mesmo. Depois de ler este artigo não restará mais dúvida quanto à utilidade dessa ferramenta. Então, leia com muita atenção!
1. Centraliza tudo em um lugar
E-mails, planilhas, documentos, telefonemas, materiais de apoio e etc. Você já parou para pensar quantas ferramentas são necessárias para tocar um projeto?
É claro que isso depende muito do objetivo da atividade, mas geralmente é uma lista interminável de ferramentas para fazer tudo funcionar como deveria.
Um software para gerenciar a equipe, outro para armazenar arquivos, mais um para a comunicação interna e a lista só cresce.
A parte ruim é que são tantas ferramentas, que você acaba perdendo muito tempo para atualizar todas elas. Ou ainda, tem diversas plataformas desatualizadas e a informação nunca bate.
Isso pode causar ruídos na comunicação e atrasos consideráveis em seu projeto. Sem se esquecer do retrabalho que gera lançar dados em cada uma das ferramentas.
A questão é tão séria que foi tema de uma pesquisa da Ação Integrada e da Social Base. De acordo com o estudo, 15% dos entrevistados têm ferramentas de comunicação demais no negócio e elas nunca se integram.
O levantamento levou em conta a opinião de líderes, gestores e gerentes de empresas de pequeno, médio e grande porte. Conforme vemos no gráfico acima, a variedade de plataformas é um problema comum em todos os negócios.
Quando você opta por centralizar todas as ações em um único organizador de tarefas diárias, tudo fica melhor. A equipe sabe que as informações serão atualizadas nele e irão seguir tudo o que foi planejado para esse dia.
O tempo economizado na atualização de dados em outras ferramentas pode ser usado para dar andamento ao projeto e terminá-lo mais rápido. Ou ainda, você pode aproveitar esse período para aperfeiçoar a equipe, atender mais clientes e por aí vai.
Outra vantagem interessante é a economia. Ao invés de pagar várias mensalidades, você se atém a uma ferramenta e elimina os demais custos.
2. Aumenta a produtividade
Ganhar tempo, como vimos no item anterior, já é um passo importante para aumentar a produtividade da empresa. Mas um organizador de tarefas diárias vai muito além.
Além de agilizar os processos diários, é possível otimizar cada atividade e assim aplicar os recursos da melhor forma possível. Para cada projeto, por exemplo, você pode criar um workflow e definir o que deve ser feito em cada etapa, os recursos a serem usados e os profissionais envolvidos.
Deste modo, o próprio sistema cuida de boa parte da gestão do projeto e o deixa livre para se preocupar com outras coisas.
Além disso, planejar cada uma das etapas e atividades previne o gasto excessivo de tempo em um determinado passo.
Através de um software como esse, por exemplo, o gestor consegue perceber onde estão os gargalos de produção e sanar esses problemas. Isso ajuda a manter a fluidez das atividades e evitar atrasos.
O gerenciador também é útil na delegação eficaz de tarefas. Com ele o responsável não precisa conversar com cada pessoa e muito menos microgerenciar cada etapa.
Basta adicionar no programa o que cada um deve fazer e por quanto tempo. O próprio sistema ajuda verificar se cada colaborador está cumprindo a sua parte.
Todas essas vantagens auxiliam a empresa produzir mais em menos tempo, utilizando apenas o que é necessário. Evitando perder tempo no meio do caminho e combatendo o desperdício de recursos.
O melhor de tudo é que esse controle pode ser feito em tempo real e com apenas alguns cliques. Assim os responsáveis não precisam gastar tanto tempo no gerenciamento das atividades, mas mesmo assim sabem tudo o que está acontecendo na empresa.
3. Melhora a comunicação
A comunicação é uma etapa importante de todos os projetos. Ela ajuda a planejar o que deve ser feito e também é muito útil no feedback, seja da equipe ou de seus clientes.
Mas para que ela funcione adequadamente, a ferramenta precisa fomentar esse diálogo e facilitar a conversa entre as partes envolvidas. Caso contrário, ao invés de ajudar o sistema acaba atrapalhando e tornando os processos ainda mais lentos e custosos.
Uma vírgula fora do lugar pode fazer muita diferença em um comunicado para funcionários, por exemplo. Qualquer interpretação equivocada pode sabotar todo o projeto e comprometer sua conclusão.
Também é possível sofrer com as fofocas no trabalho e demais ruídos. Coisas que derrubam a produtividade e o clima organizacional. Com certeza, não é algo que você deseja experimentar dentro de sua empresa, estou certo?
Um organizador de tarefas diárias ajuda a combater os problemas provenientes da comunicação interna. É possível adicionar comentários em cada uma das atividades, criar recados no mural, adicionar arquivos extras e por aí vai.
Essas facilidades ajudam a compartilhar informação e conhecimento, mas sem comprometer o andamento do projeto. Tudo é feito de forma rápida, intuitiva e online, o que é ainda melhor.
Além disso, torna as suas reuniões e conversas mais proveitosas. Através da plataforma todos relembram o que foi acordado, evitando desentendimentos no decorrer do projeto.
Por isso, trata-se de uma ferramenta indispensável para engajar a equipe para todos falarem a mesma língua. Afinal, se você quer atingir os objetivos traçados, deve garantir que todos os seus “tripulantes” estão remando na mesma direção.
4. Pode ser acessado de qualquer lugar
Qualquer software na nuvem tem muitas vantagens e com um organizador de tarefas diárias não poderia ser diferente.
Tudo começa com a mobilidade ganha com essa solução. Seus colaboradores podem acessar a ferramenta de qualquer lugar, basta ter acesso à internet.
Quando adicionamos os aplicativos móveis nessa equação então, as coisas ficam ainda melhores. Os smartphones já fazem parte de nosso dia a dia e não há como negar. Um sistema portátil torna o seu celular ainda mais relevante e indispensável, enquanto aumenta sua liberdade.
Isso proporciona o trabalho remoto, aquele realizado fora do ambiente de trabalho. Uma opção perfeita para quem tem um time externo ou vive fazendo viagens.
Aliás, essa modalidade de contrato de trabalho deve ficar cada vez mais frequente, especialmente com as mudanças da reforma trabalhista. Isso porque reduzem os custos das organizações e levam mais qualidade de vida aos funcionários, entre outras vantagens.
Essa modernização permite controlar a empresa a distância e operar o negócio de longe. Sem causar nenhum prejuízo para suas atividades ou clientes.
Sabemos que o mundo está cada vez mais globalizado, adotar ferramentas mais liberais é uma estratégia do futuro. Dessa forma, ela deixa o seu negócio mais livre para crescer, independente da direção que deseja tomar.
5. É mais seguro!
Recentemente o mundo foi abalado com uma série de ataques cibernéticos. Esses eventos trágicos serviram para relembrar a importância de cuidar da segurança da informação nas empresas.
Com tanta informação e conhecimento sendo gerado e compartilhado nas organizações, é preciso monitorar e controlar o uso desses dados.
Qualquer deslize pode significar o vazamento de dados sigilosos ou coisa pior. Nessas horas a segurança é a maior aliada de todas as empresas.
Porém, investir na segurança de TI sai muito caro para as empresas. Nem todas as organizações têm recursos para aplicar nessa área do negócio.
A solução é utilizar sistemas especializados no armazenamento e na segurança das informações de terceiros. É exatamente o que acontece com os softwares em nuvem, como um organizador de tarefas diárias.
As empresas responsáveis por esses serviços possuem uma estrutura melhor e mais segura a oferecer. O que garante mais sigilo de seus dados e mais tranquilidade para todos.
Se você tem uma cópia de suas informações salvas em nuvem, por exemplo, não precisa se preocupar com o sequestro virtual de seu computador.
Indiscutivelmente um gerenciador de tarefas diárias tem muito a somar na rotina de seu negócio. Centralização, agilidade, mobilidade e segurança são apenas alguns exemplos.
Tudo o que você tem a fazer é escolher a ferramenta certa e começar a colher os resultados dessa escolha. Com certeza sua equipe ficará mais motivada e produtiva com essa solução.
Sendo assim, experimente o Intranett gratuitamente e conheça o nosso organizador de tarefas diárias. Confira nossas soluções completas e veja como elas poderão melhorar o dia a dia de seu negócio!