Um modelo de gestão que surgiu na década de 50 e se popularizou muito atualmente. Trata-se de uma das ferramentas de produtividade mais usadas no mundo todo. Mas, você sabe o que é Kanban e para que serve?
O sistema Kanban visa resolver o principal problema das empresas: o controle de processos e tarefas diárias. Através da gestão visual, essa ferramenta facilita o entendimento das etapas de cada atividade e ajuda a manter o controle de sua equipe de trabalho.
Confira neste post o que é Kanban, de onde surgiu, suas aplicações mais comuns e as vantagens de usar esse método de produção. Leia este artigo agora mesmo e entenda tudo sobre o assunto!
O que é Kanban e como surgiu?
O termo Kanban surgiu na década de 50 na Toyota, empresa japonesa de automóveis. Ela passou a ser conhecida como uma ferramenta do modelo de produção Toyota, uma das linhas de fabricação mais avançadas na época.
O termo em japonês pode ser traduzido como “cartão visual”, o que faz jus a sua utilização dentro das empresas.
Afinal, o que é Kanban? Trata-se de uma gestão visual dos processos de produção ou atividades diversas. É um fluxo de trabalho pelo qual é possível acompanhar a evolução das tarefas e o que ainda precisa ser feito.
Sua utilização no Brasil começou por volta do ano de 1980 e se popularizou na gestão de estoque e controle de linhas de produção. A ideia principal era reduzir gastos com a produção de produtos e montar apenas as peças necessárias, reduzindo o desperdício.
Por causa dessa proximidade com a logística, o Kanban também passou a ser conhecido como Just in Time. Um modelo aplicado nas indústrias diversas para produzir apenas produtos já vendidos, ou seja, sem a criação de estoques. Contudo, é importante salientar que se trata de dois termos distintos, embora estejam altamente relacionados.
Nos dias de hoje, o Kanban deixou de ser usado apenas nas fábricas e passou a fazer parte da maioria das empresas. Sua utilização mais comum tem abrangido todas as esferas da produtividade, especialmente, o gerenciamento de tarefas.
Com o surgimento do Kanban online, softwares específicos com essa função, o processo ficou ainda mais fácil e conhecido no mundo todo. Fator que tornou essa técnica de produtividade útil para gerir atividades distintas de diversas empresas em diferentes segmentos.
Como funciona o sistema Kanban?
Agora que você já sabe o que é Kanban, o próximo passo é entender como esse método funciona. Afinal de contas, para implantá-lo no dia a dia de seu negócio, é preciso entendê-lo a fundo.
O Kanban nada mais é que um quadro de tarefas, online ou físico, no qual todas as atividades são listadas. Seguindo o modelo clássico, o quadro é dividido em três partes ou colunas, na maioria das vezes, sendo elas:
- To do (a fazer): tarefas que exigem a atenção da equipe e precisam ser iniciadas;
- Doing (fazendo): atividades já em processo de execução, mas que ainda necessitam de acompanhamento;
- Done (feito): tarefas já finalizadas ou entregues ao cliente.
Conforme cada tarefa vai evoluindo no processo de produção, ela é movida à próxima fase. Fazendo com que todos os envolvidos percebam o estado atual do projeto e também as próximas etapas a serem concluídas.
Veja o modelo mais comum do Kanban, no quadro abaixo:
Além do quadro de tarefas e as colunas, o sistema Kanban geralmente é composto por cartões ou post-its. Pequenos lembretes, para apresentar o andamento de cada compromisso de modo mais prático e visual.
Um dos maiores diferenciais desse método de produtividade é fixar uma única atividade por linha, de modo a focar a atenção da equipe adequadamente. O principal objetivo é finalizar cada tarefa, antes de partir à próxima da lista.
No entanto, a técnica de Kanban, também pode ser utilizada para gerenciar tarefas em diferentes departamentos. As colunas, demonstradas na figura acima, poderiam ser nomeadas para os departamentos incluídos em determinado projeto. Exemplo: marketing, vendas e RH.
Deste modo, ao ser movimentado à próxima coluna a atividade está automaticamente sob-responsabilidade de outro profissional. Liberando o setor anterior para iniciar outra tarefa, por exemplo.
Empresas que usam Kanban
Apesar de ter começado lá na década de 50 e se popularizado na indústria automobilística, o modelo Kanban passou a ser usado em diferentes segmentos. Qualquer empresa que trabalha com uma linha de produção, ou até mesmo projetos distintos, opta por esse modelo de gestão visual.
Vale ressaltar que essa ferramenta é indispensável no dia a dia de qualquer negócio. Entre as utilizações mais comuns, estão:
- Linhas de produção;
- Gestão de projetos;
- Marketing;
- Finanças;
- Recursos Humanos;
- Contabilidade;
- Etc.
Em resumo, o Kanban é tão flexível que você pode configurá-lo para usar da forma que bem entender e ajustá-lo para facilitar a execução das suas atividades diárias.
Vantagens de usar o Kanban
Até aqui você já aprendeu o que é Kanban, como funciona e as aplicações mais comuns dessa técnica. Porém, ainda não acabou!
A seguir, você confere os principais benefícios de usar o sistema Kanban em sua empresa para gerenciar tarefas. Conheça cada vantagem e veja o que elas podem trazer para sua empresa. Confira!
1. Gestão visual das tarefas
A gestão visual das tarefas é, sem dúvida, uma das maiores vantagens de usar o método Kanban em seu negócio. Como as atividades são visualizadas em tempo real e de forma rápida, fica muito fácil ter o controle de cada projeto e de sua equipe em si.
Basta uma rápida olhada no quadro Kanban e pronto, você já consegue saber em que pé anda as tarefas de seu dia. Além disso, cinco minutos no início do expediente já são suficientes para adicionar novos afazeres no quadro e definir um plano de ação para o dia de trabalho.
Alguns estudos ainda mostram que 90% das informações que nosso cérebro absorve provem de conteúdos visuais. Um dado que demonstra a importância dessa ferramenta em nossa rotina diária.
Nossa mente tem mais facilidade para lidar com dados visuais e os processa mais rapidamente. Uma habilidade muito útil para aumentar a produtividade de sua equipe, não acha? Logo, não deixe de adotar o sistema Kanban para controle de suas tarefas de modo visual.
2. Cria processos lineares
Um estudo revelou que uma das principais dificuldades no gerenciamento de um projeto é a definição do cronograma e a projeção de custos e recursos.
Foram entrevistados engenheiros sobre suas principais dificuldades na gestão de projetos P&D e o resultado foi publicado na INOVARSE de 2016. Quando indagados o motivo da escolha dessas dificuldades, os participantes responderam:
- Imprevisibilidade dos resultados, da duração das atividades ou até mesmo ordem em que serão executadas;
- Pouca previsibilidade, tendo em vista que as informações vão sendo disponibilizadas ao longo do desenvolvimento do projeto;
- Inserção de novas atividades ao longo do desenvolvimento do projeto, impactando na projeção dos recursos;
Como é possível ver, as etapas envolvidas em um projeto são muito determinantes. Quando não se tem a ideia de qual será o passo seguinte, fica mais difícil administrar o projeto e fazê-lo dar certo.
Exatamente por esse motivo um sistema Kanban é determinante em seu negócio. Ele ajuda a mapear todas as fases de cada atividade de sua empresa, tornando-as conhecidas de todos os envolvidos.
Com essa informação em mente é mais fácil entender o caminho do projeto e evitar imprevistos. Principalmente porque você segue um padrão linear de etapas e consegue visualizar tudo rapidamente. Uma ferramenta útil para gerenciar a produtividade de seu negócio.
3. Melhora a produtividade
O aumento da produtividade ao utilizar o Kanban é uma consequência lógica. Como cada tarefa é pensada em detalhes e monitorada a todo instante, a produtividade de sua equipe aumenta.
Além disso, você pode estabelecer um número limite de atividades por coluna no quadro, que fará você manter o foco nas coisas mais importantes. Ou seja, dedica toda a sua atenção para assuntos mais urgentes para sua empresa e deixa tarefas mais tranquilas para depois.
Esse auxílio no seu foco e de sua equipe é muito útil para prevenir a procrastinação, as multitarefas e a perda de tempo. Afinal, quando sabemos o que deve ser feito e quando precisa ser entregue, tudo fica mais fácil.
O Kanban é um dos melhores métodos de produtividade por aliar controle visual, processos, foco e gestão de atividades. Pontos que auxiliam a utilizar os seus recursos adequadamente em cada projeto e evita o desperdício.
Sendo assim, trata-se de uma excelente ferramenta para adotar em seu negócio. Não é a toa que tem se popularizado cada vez mais e conquistado a atenção de gestores de projetos e outros profissionais.
Neste artigo, você aprendeu o que é Kanban e como ele surgiu. Para receber outras dicas sobre o sistema Kanban, produtividade, gerenciamento de prazo e gestão de equipe, inscreva-se em nossa newsletter. Receba os novos conteúdos, direto em seu e-mail, e profissionalize a gestão de seu negócio agora mesmo!