Você sabia que em média 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo? Esse é o dado do ISMA-BR (International Stress Management Association Brasil) que demonstra com eficiência o porque da frase “Não fiz, pois não tive tempo” ser tão ouvida. Esse é um dos motivos para dar uma atenção especial ao cronograma de atividades diárias.
A correria do dia a dia faz com que muitas tarefas diárias sejam esquecidas. As cobranças e os afazeres não param assim como o tempo, que costuma ser bastante curto dificultando tudo.
Neste contexto, o que fazer para não ver o rendimento pessoal e profissional prejudicado graças às inúmeras atividades do dia a dia? Você já pensou em ter um cronograma de atividades diárias? Sabe para que ele serve e o quanto pode ajudar a sua rotina tornando-a mais organizada e bem aproveitada?
A organização, sem dúvida, é uma importante aliada para que a rotina seja plenamente explorada. Ela permite um dia sem esquecimentos, sem falta de tempo para realizar as principais tarefas e traz ainda muita objetividade.
Importante recurso a ser posto em prática, ter um cronograma significa ter também organização. Indo além, representa uma otimização do tempo. Cada uma das 24 horas são melhor aproveitadas quando sabe-se “o que” e “quando” realizar cada tarefa.
Pensando em tudo isso, neste artigo você encontra os 7 passos para criar um cronograma de atividades diárias. Ao colocá-los em prática com certeza você verá bons resultados, seja no uso pessoal ou profissional do cronograma.
Portanto, se você precisa organizar o seu dia a dia, continue lendo este texto. Entenda a importância do cronograma de atividades diárias e coloque todas as dicas e passos em prática!
Pessoal ou profissional: Que tal mesclar?
Antes de apresentar os passos para a criação de um cronograma de atividades diárias, é bom ressaltar que ele é versátil. Podendo ser tanto pessoal quanto profissional, a primeira dica de fato é mesclar!
Enquanto algumas pessoas optam por traçar seus cronogramas separadamente, outras aproveitam e usam uma só planilha. No último caso, é importante ressaltar, a eficiência acaba se mostrando muito maior!
Afinal, seja de cunho pessoal ou profissional, o seu dia continua tendo 24 horas, não é mesmo?
Ter um único cronograma de atividades diárias permite uma melhor organização das tarefas, por isso é importante atenção e cuidado. Ao longo dos passos que serão citados a seguir, procure considerar estes dois lados e otimize o seu cronograma!
7 passos para um cronograma de atividades diárias eficiente
1. Saiba quais são as suas atividades diárias
O primeiro passo na elaboração de um cronograma de tarefas é, sem dúvida alguma, saber quais são seus compromissos e atividades. Questione-se sobre quais são seus afazeres, saiba quais são diários, quais semanais e quais mensais.
Por exemplo, se você tem filhos, um de seus compromissos pode ser o de levá-los e buscá-los diariamente no colégio. Partindo para o lado profissional, você pode ter reuniões matinais todos os dias também.
Tudo isso e mais um monte de coisas devem estar previstas no seu cronograma para que sua rotina fique mais organizada. Lembrando sempre que a organização permite, inclusive, o encontro de espaços vazios na agenda que podem ser melhor aproveitados.
Então agora pare por um instante e pense sobre todas as suas atividades. Reflita o seu dia a dia, de segunda a segunda, e só então passe para o próximo passo, certo?
2. Anote todas as tarefas
Agora que você pensou sobre quais são os seus compromissos, é hora de começar a elaborar, de fato, o cronograma. Para profissionalizá-lo, e ter certeza de que nada ficará de fora, é bom encontrar um caderno, ou agenda, para anotar.
Você também pode optar por utilizar planilhas virtuais para uma organização ainda melhor! O Excel, por exemplo, é uma ferramenta e tanto para este fim. Além disso, existem muitos aplicativos e softwares também como o Google Agenda e programas de gestão. Estes, além das tarefas, podem te ajudar em diversas outras necessidades que facilite o seu dia a dia, como um sistema intranet moderno, por exemplo. Veja o que você prefere.
O importante mesmo é escrever aqui absolutamente tudo aquilo que foi observado no primeiro passo. Por mais que algo possa lhe parecer muito simples na sua rotina, anote!
Para ter um cronograma de atividades diária eficiente e altamente capaz de colaborar com a rotina, é importante transcrever tudo. Mãos a massa?
3. Defina as prioridades das tarefas
Entre todas as atividades que foram destacadas por você nas etapas anteriores, sem dúvida, existem algumas mais importantes do que outras. Neste terceiro passo é chegada a hora de determinar a prioridade que cada tarefa tem ao longo do seu dia.
Geralmente aquelas fixas são também as mais importantes, entretanto essa premissa pode variar. De tempos em tempos você pode ter um compromisso extremamente prioritário.
Alguns casos de ocasião especial que podem assumir esse nível de importância são casamentos, formaturas, entre outros. Eventos corporativos anuais também podem ser destaques no cronograma, por isso sempre se atenha a eles.
Tratando-se das atividades mais comuns da rotina, deixar os filhos na escola e ir trabalhar costumam ser as bases prioritárias. Outras tarefas como academia, ir ao supermercado e até mesmo lavar roupas podem ser remanejadas quando necessário.
4. Determine o tempo que cada atividade costuma demorar
Chegou ao quarto passo dessas dicas sobre como elaborar um cronograma de atividades diárias? Agora é importante determinar o tempo que cada tarefa demora para ser executada.
Você já parou para prestar atenção no tempo que gasta com cada atividade? Na empresa, por exemplo, você saberia responder quanto tempo demora para fazer aquela checagem nos relatórios? Sabe na ponta da língua a demora em executar determinada tarefa que é obrigação da sua função?
A determinação do tempo é um fator importante na criação de um cronograma. Pense no cotidiano de um profissional que realiza apresentações dos serviços oferecidos pela empresa ao cliente para exemplificar o assunto. Ele organiza seus horários a partir da determinação da média que cada apresentação costuma demorar com cada cliente.
Por isso, é importante organizar tudo! Da atividade mais simples até a mais complexa, estime o tempo de execução e tenha um dia mais organizado.
Lembre-se, 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo e você não quer permitir que isso ocorra na sua vida também, certo? Claro que não. Portanto, trabalhe para que você também não esteja nessa estatística.
5. Reserve 10 minutos da sua manhã para conferir o cronograma
Com cada um dos passos anteriores feitos e anotados, é hora de revê-los. Afinal, o que realmente vale é a prática e não a teoria, certo?
A sua rotina pode estar totalmente organizada e planejada no cronograma de atividades diárias, mas como ela está fora do papel? Você está conseguindo por tudo isso na prática? Ou tem deixado às anotações guardadas em uma gaveta a sete chaves?
De nada adianta esquecer tudo aquilo que foi escrito se você não sentir melhorias na sua rotina. Sendo assim, a dica é encontrar pelo menos 10 minutos pela manhã para rever quais são as tarefas do dia.
Sabe a hora do cafezinho? Ela é perfeita para dar uma boa olhada no cronograma de atividades diárias. Não abra mão deste momento para não colocar tudo a perder!
6. Lembre-se de dar uma olhada ao longo do dia
Assim como é importante conferir as anotações do cronograma pela manhã, veja aqui outra dica e passo importante para manter a rotina organizada.
Dê quantas olhadas forem necessárias em um dia para não esquecer de absolutamente nada!
Enquanto para algumas pessoas pode bastar o fato de olhar o cronograma apenas uma vez por dia, para outras não. Portanto, olhe quantas vezes forem necessárias até ter certeza de que nada foi deixado para trás.
Vale ressaltar que com o passar do tempo e o hábito, a tendência é que essas consultas realmente diminuam. Até alcançar tal ponto, não deixe de conferir de perto. Olhe período por período!
7. Avalie se todas as tarefas diárias foram concluídas
Por fim, o último passo é avaliar se todas as atividades descritas no cronograma foram realmente cumpridas. Aqui você pode determinar o melhor método para você!
Você pode ir conferindo as tarefas conforme elas forem acontecendo. Por exemplo, dando um “Ok” na frente de cada item da lista. Ou melhor, se estiver usando um software de gestão de tarefas, poderá registrá-las mais facilmente e ainda ter relatórios diários, semanais e mensais, por exemplo. Caso não tenha, você pode ver aqui: dicas de como fazer a escolha certa de um software de gestão de tarefas.
Você pode ainda optar por deixar para fazer todas as conferências no fim do dia, quando estiver indo embora do trabalho. Ou, quem sabe, após chegar e estar descansando em casa.
Realmente não importa o modo. O que vale é que este balanço seja feito diariamente. As atividades que por um motivo ou outro não tenham sido concluídas, devem ser prioridades no dia seguinte. Desta forma, garante-se que nada fique acumulado e um melhor aproveitamento de toda a rotina.
Sempre que necessário, modifique o cronograma de atividades diárias
Agora que você já sabe como desenvolver um cronograma de atividades diárias, é importante fazer mais uma ressalva: Sempre que a sua rotina mudar, por menor que seja essa mudança, seu cronograma tem que mudar também!
Não pense que a elaboração de um cronograma simplesmente termina. Ela é contínua, assim como o seu dia a dia pessoal e profissional.
Por isso, sempre que perceber qualquer alteração, retome seu cronograma e o realinhe ao seu dia a dia. Além disso, mesmo que não aconteça nenhuma mudança radical ou muito aparente, reveja tudo de tempos em tempos.
Trace objetivos com o seu cronograma de atividades diárias! Se você não tem tempo, por exemplo, para fazer aquela pós ou especialização profissional, alinhe seus horários! Com certeza a partir dessa observação é possível realizar ainda mais conquistas.
Gostou das dicas que foram dadas sobre a elaboração e como usar um cronograma de atividades diárias? Quer ficar por dentro de todas as próximas publicações? Aproveite para se assinar a nossa newsletter!