Conforme os anos avançam, as empresas e especialistas desenvolvem novos métodos de administração e controle interno. A gestão de processos é exatamente um modelo, não tão recente assim, mas que ainda traz ótimos resultados.
O modelo consiste em produzir mais com menos, integrar a equipe interna, reduzir o desperdício e combater os problemas que causam os temidos atrasos. Sem dúvida, uma excelente ferramenta para o controle das atividades de qualquer negócio, independente de seu nicho de atuação.
Veja neste post o que é a gestão de processos, quais são as suas vantagens e os passos necessários para adotá-la em seu negócio. Confira esse texto agora mesmo e descubra como otimizar as tarefas em sua empresa e evitar os imprevistos, de uma vez por todas!
O que é gestão de processos?
Gestão de processos de negócios, ou Business Process Management (BPM), é um conceito da administração que une os princípios de gestão e a tecnologia. Esse modelo de gestão visa aperfeiçoar as rotinas de uma empresa, com base na automatização de etapas e o correto monitoramento de todo o fluxo envolvido com cada atividade.
Uma das grandes diferenças desse modelo é que o foco está no cliente e na qualidade dos produtos, serviços ou atendimento prestado. Todas as tarefas são conduzidas da melhor forma para promover um resultado satisfatório e com o menor índice de desperdício possível.
Estima-se que esse conceito tenha surgido na década de 50, logo após a Segunda Guerra Mundial. Com a extensa destruição que assolou o Japão, os residentes se viram obrigados a definir metodologias para a reconstrução de seus lares.
Daí surgiu o conceito de gestão de processos e o termo “kaizen”, em japonês, que quer dizer “melhoria contínua”. Em pouco tempo essa linha de pensamento foi adotada no mundo empresarial e se expandiu para outros segmentos também, como a biologia, por exemplo.
No Brasil, o órgão responsável pela certificação de profissionais nesse modelo de gestão é o ABPMP Brasil (Association of Business Process Management Professionals). Contudo, a metodologia da gestão de processos ainda é relativamente nova em nosso País e não muito usada na maioria das empresas.
Vale salientar também que, embora esse conceito seja comumente utilizado nas indústrias, ele pode ser implantado em qualquer modelo de negócio. Basta que, para isso, a empresa tenha processos definidos e maneiras de administrar tais fluxos de trabalho.
Quais as vantagens?
O maior intuito da gestão de processos é dar controle absoluto sobre as rotinas de um negócio e os processos envolvidos na produção ou prestação de serviços. Com base nos princípios desse modelo de administração, os gestores possuem mais controle sobre as tarefas.
Essa linha de pensamento também segue uma ideia muito difundida na gestão da qualidade. Ou seja, o ponto de vista de que os resultados do negócio estão ligados diretamente à eficácia do processo e não apenas aos erros humanos.
Por causa dessa nova abordagem, muitas vantagens são percebidas pelos gestores que optam por adotar a gestão por processos. Veja algumas delas a seguir!
Redução de custos
O primeiro grande benefício é a redução de custos promovida por processos mais eficazes e enxutos dentro do negócio.
Como é possível acompanhar todas as etapas do processo, fica mais fácil combater o desperdício e outros erros que acabam onerando os cofres da empresa.
Além disso, a gestão por processos também compartilha o modo de pensar japonês em que se deve fazer o máximo, com o menor gasto possível. Isso inclui não ter estoques exagerados, produzir de acordo com a demanda algumas vezes, ou Just in Time, e prezar pela qualidade para combater o retrabalho.
Todos esses cuidados acabam auxiliando a empresa e seus gestores a reduzirem os gastos envolvidos com as tarefas cotidianas do negócio. Uma economia que pode ser direcionada para outros investimentos mais importantes, diga-se de passagem.
Otimização de recursos
Outra vantagem da gestão de processos é a otimização dos recursos. Com o correto controle do fluxo de trabalho, gestores e líderes conseguem aproveitar melhor os recursos que estão à disposição.
Essa otimização contribui para aplicar o dinheiro da empresa da forma correta, a utilização adequada de matéria-prima e o melhor aproveitamento da mão de obra disponível.
Pontos que ajudam a empresa a profissionalizar a sua gestão e também a ter uma vantagem competitiva muito importante no mercado. Já que ela passa a economizar bastante em seus processos e otimiza o seu fluxo de produção.
Aumento na qualidade
A correta utilização dos recursos e a conscientização dos colaboradores contribuem para melhorar a qualidade final dos produtos, ou serviços da empresa.
O cliente final é quem mais sai ganhando na história, já que terá a sua disposição produtos e/ou serviços realmente de qualidade e com ótimo valor agregado.
Já a empresa recebe como contra partida a satisfação dos clientes, retenção de consumidores e um reconhecimento de marca positivo no mercado. Vantagens que acabam ajudando o negócio a se destacar no mercado e a crescer financeiramente, devido ao aumento nas vendas.
Diminuição dos atrasos
O atraso em projetos é, sem dúvida, uma dos maiores problemas da maioria das empresas.
Um estudo, divulgado pela ABEPRO (Associação Brasileira de Engenharia de Produção), sobre projetos de construção civil revelou que esses empreendimentos costumam atrasar em 103% das vezes.
Esse é um grande exemplo da dificuldade das empresas em fazer o correto gerenciamento do tempo, mas não é o único caso. Na verdade, diversas organizações e de segmentos distintos enfrentam o mesmo problema.
Através do mapeamento das atividades e o correto acompanhamento é possível, por exemplo, saber em que etapas ocorrem os gargalos que atrasam a iniciativa. Assim, o gestor pode trabalhar especificamente na área afetada e diminuir os efeitos negativos que os atrasos acarretam.
Integração dos departamentos
Outro benefício muito útil da gestão de processos é a integração dos departamentos. Por anos a administração pensava que cada departamento tinha de trabalhar sozinho e ter sua própria gestão.
Mas, felizmente, essa linha de pensamento mudou. Os administradores e gestores modernos perceberam que a empresa é uma unidade e que os departamentos precisam estar integrados para o bom desempenho do negócio.
A gestão de processos visa exatamente essa proximidade e colaboração, facilitando a comunicação e a troca de informações entre os diversos setores do negócio. Ao implantar esse conceito, a empresa conta com uma equipe engajada, e que fala a mesma língua, lutando para atingir os objetivos da organização.
Como implantar na sua empresa?
A gestão de processos é muito útil, tem diversas vantagens e com certeza merece a sua atenção. Contudo, o processo de implantação dessa linha de gestão traz seus desafios e deve ser levado muito a sério.
Engana-se quem pensa que a adoção de um software de gestão de tarefas já é suficiente para implantar a gestão de processos. Na verdade, o início dessa adoção é justamente mudar o modelo mental dos trabalhadores e dos gestores envolvidos nesse processo.
Veja algumas etapas básicas para colocar a gestão por processos em funcionamento no seu negócio e evitar imprevistos.
1. Mude a mentalidade da empresa
O primeiro passo, como já vimos, é mudar a mentalidade da empresa em relação à gestão de projetos. Ela precisa adotar todas as vantagens, mas também os princípios que a gestão de processos prega para ter sucesso.
Entre esses princípios, estão:
- A automação de atividades;
- O mapeamento de fluxos;
- O monitoramento constante;
- E a busca por melhorias.
Se a empresa não adaptar o seu modelo de liderança e gestão a esses princípios, infelizmente, não terá sucesso ao usar a gestão de processos.
2. Abra espaço para a automação
O segundo ponto a considerar é a automação de tarefas e atividades dentro do negócio.
A única forma de dar fluidez às atividades é contar com sistemas de automação e gerenciamento das tarefas. Essas ferramentas vão ajudá-lo a acompanhar as pendências da empresa, monitorar o fluxo de cada compromisso e se certificar do correto andamento das tarefas.
Sem a automação a gestão de processos perde muita força, já que o controle manual é falho, caro e pouco eficaz na maioria das vezes.
3. Crie os fluxos de processos
Em seguida, é preciso montar o fluxo dos processos que serão adotados na empresa. Esse ponto exige que cada atividade da empresa tenha início, meio e fim e que essas etapas possam ser facilmente acompanhadas pelo gestor de projetos, ou outro líder.
Um exemplo da aplicação desse passo é a implantação do Kanban online, uma ferramenta que ajuda a acompanhar de modo visual o progresso das tarefas.
Deste modo, basta uma rápida olhada no quadro para analisar o desempenho da equipe e o andamento dos compromissos de cada setor, bem como os responsáveis por cada etapa do processo.
4. Monitore os resultados
Essa dica, na verdade, está ligada com a pós-implantação da gestão de processos. Depois de aplicar o modelo no negócio, é preciso monitorar constantemente os resultados e garantir que eles estejam próximos do esperado.
Essa mensuração vai ajudar os gestores a encontrarem possíveis falhas e gargalos no fluxo das atividades, bem como corrigir esses problemas para o restabelecimento do processo planejado inicialmente.
Também é possível conferir nessa fase se o processo definido está de acordo com os objetivos da empresa e se está claro o suficiente à equipe. No menor sinal de desvio dos números, o gestor pode e deve intervir para solucionar a questão mais rapidamente.
5. Melhore sempre que possível
Uma última dica para implantar a gestão de processos, mas não menos importante, é promover a melhoria contínua e o aperfeiçoamento dos processos.
Dificilmente a empresa chegará a processos eficazes e sem falhas logo de início. Por isso, a mensuração dos resultados e planejamento de ações deve fazer parte da gestão de processos.
É através delas que as falhas poderão ser corrigidas e o processo melhorado constantemente. E, quando isso acontece, os benefícios da gestão por processos são ainda mais sentidos e reais dentro do negócio.
E vale lembrar que a tecnologia é maior aliada desse processo de gestão, já que permite acompanhar a realidade do negócio e promover as melhorias necessárias. Nesse contexto se destaca o kanban, o gerenciamento de tarefas, o controle de equipes e as ferramentas de comunicação interna.
Você já implantou a gestão de processos em seu negócio com o auxílio dessas ferramentas? Inscreva-se em nossa newsletter para receber outras dicas como essa e conteúdos exclusivos em seu e-mail!