O sonho ideal de todo gestor: um time motivado, trabalhando a todo vapor, entregando tudo no prazo e com qualidade impecável. Parece um conto de fadas — e nós precisamos dizer: é, mas também não é.
Esse cenário é perfeitamente possível, mas, ao mesmo tempo, depende 100% de quem está manobrando a aeronave; isto é, o gestor. E é exatamente por isso que muitas empresas acreditam que um time que funciona bem é uma ilusão, quando na verdade isso é apenas um conjunto de práticas invisíveis, mas que impactam diretamente na produtividade da equipe.
É comum que, com a correria do dia a dia, muitos gestores não parem para pensar em como tornar o seu trabalho mais certeiro com relação à equipe. Sabemos que nem sempre a função do gestor é apenas lidar com os colaboradores — e essa sobrecarga tem reflexos. Mas é importante começar a dar atenção para isso.
Pensando nesse cenário, levantamos algumas dicas para te ajudar, gestor, a não acabar com a produtividade da sua equipe. Ficou curioso? Continue a leitura!
Qual é o papel do gestor?
É preciso entender, antes de mais nada, que um gestor é um líder. É ele que está na linha de frente da equipe. Sua principal função é ser responsável pelas atividades de uma equipe ou setor e garantir que missão dada é missão cumprida — da melhor maneira dentro do possível.
Planejamento (diário, e não anual, ok?), estratégia, gestão de pessoas e de projetos, e acompanhamento de entregas e de custos são algumas das tarefas que devem ser cuidadas pelo gestor.
E, como não poderia ser diferente, tudo isso acaba se amarrando no mesmo lugar: na produtividade da equipe. Sendo assim, como garanti-la? Veja abaixo!
Como não acabar com a produtividade da equipe?
Temos certeza de que você se reconhecerá em pelo menos um tópico dos que listamos abaixo. Mas não desanime: a tomada de consciência é o primeiro passo para a mudança!
Entenda que a sua equipe é composta por humanos
“Mas é claro que eu sei que minha equipe é composta por humanos; trabalho com marketing, não com agropecuária!”. Esse tópico é necessário pois, por mais incrível que pareça, muitos gestores não conseguem entender que estão lidando com humanos e não com máquinas na hora de delegar demandas e cobrar prazos.
Muito disso vem do mito do profissional multitarefas, que a sociedade acredita em um nível que não corresponde à realidade. É claro que é possível fazer mais de uma coisa ao mesmo, mas é impossível encarar o time como se ele fosse uma máquina. Se até o computador trava quando você abre 57 janelas, imagine a sua equipe?
Mensure o tempo de trabalho
Existe um universo paralelo onde há colinas, pássaros e raios de sol pairando o dia todo. Nesse lugar, as pessoas mensuram o tempo de trabalho.
Poucos gestores sabem da importância de se medir o tempo que as equipes — e os profissionais isoladamente — levam para a conclusão de tarefas e projetos. Essa prática traz uma série de benefícios:
- Ajuda na precificação de serviços: você está realmente cobrando um valor pelo seu serviço que cubra o tempo que seu time leva para concluí-lo?
- Ajuda a estipular prazos reais: lembra que falamos mais acima que seus colaboradores não são máquinas? Talvez o motivo pelo qual sua equipe não consegue entregar os trabalhos no prazo é porque eles estão sendo estipulados de maneira irreal. Você tem, na ponta da língua, o tempo que leva a entrega de um site, por exemplo?
- Ajuda a acompanhar o bem-estar da sua equipe: se alguém que costuma render muito de repente passa a render menos, é sinal de que há algo acontecendo. Também é parte do papel do gestor ter sensibilidade e atenção com o seu time.
Não interrompa a sua equipe de 5 em 5 minutos
Essa dica é simples e você mesmo pode refletir sobre como ela é verdadeira: quando você está concentrado em alguma coisa e alguém — ou mais de uma pessoa — vem te interromper toda hora, você consegue entregar seu trabalho no mesmo prazo de tempo e com a mesma qualidade com que faria caso permanecesse sozinho e em silêncio? É claro que não. E com a sua equipe não é diferente!
Organize-se para reuniões e encontros suficientes para que todas as informações sejam passadas de uma única vez, evitando interromper o time toda hora.
Seja estratégico (e coerente) na implementação de novas ideias
Nós sabemos que, atualmente, vivemos em um mundo que não para por um segundo e que novidades (tanto de recursos quanto de técnicas, por exemplo) são lançadas a todo momento. Sabemos também que muitas parecem promissoras; mas é preciso ser estratégico e coerente na hora de levar novas ideias para dentro da sua equipe.
A implementação de qualquer coisa em um grupo de pessoas é um processo de mudança que exige tempo e adaptação. Seja estratégico nas suas escolhas e dê o tempo que a sua equipe precisa para se adaptar, além do tempo necessário para avaliar se a implementação obteve sucesso ou não.
Automatize o que for possível
A tecnologia está aí e com um único propósito: ser usada. Existem muitos recursos que podem automatizar diversas tarefas do dia a dia da sua equipe, dando mais produtividade e organização para o dia a dia da sua equipe.
Softwares de gestão de tarefas e ferramentas de automação de operações são apenas alguns exemplos. No caso do primeiro, você pode organizar as tarefas e os responsáveis por cada uma delas de modo que todo mundo saiba o que está sendo feito, em que pé está cada entrega e quem deve assumir cada etapa. Além disso, há alguns softwares que contam, ainda, com a opção de time tracking, possibilitando o registro do tempo que cada projeto, tarefa ou colaborador despende.
Agora que você já sabe algumas das práticas que um gestor pode ter e que derrubam a produtividade da equipe, que tal saber qual é o segredo de agências que melhoraram a sua gestão de tempo e de custos?