Trabalhar com lista de tarefas online tem se mostrado como uma excelente opção para as empresas. Práticas de serem seguidas, elas eliminam o atraso nas atividades diárias do negócio favorecendo que os resultados planejados sejam conquistados.
Quando usadas de modo estratégico, essas listas são importantes ferramentas que permitem que a empresa ande sempre na linha. Sem acumular atividades, sem postergar nada para o dia seguinte e tendo sempre bons resultados.
Organizar tarefas é algo essencial para quem deseja manter o seu negócio em dia. Livre de atrasos e outros problemas mais gerados pelo acúmulo de atividades, é um jeito simples de fazer aquilo que é necessário e no momento preciso.
Quer entender melhor por que é indispensável trabalhar com uma lista de tarefas online e conhecer também suas principais vantagens? Ao longo deste artigo você confere tudo isso e muito mais. Continue lendo.
O que é uma lista de tarefas online?
Primeiramente vale responder o que é uma lista de tarefas online caso você ainda não conheça uma. Sabe aqueles papeizinhos soltos pela mesa, ou as agendas e folhas de rascunho em que você lista algumas atividades do dia a dia? Nada mais são do que formas menos precisas de uma lista.
Provavelmente você rascunha enquanto está fazendo outras coisas. Escreve para não se esquecer de um compromisso, algo que deve ser feito logo. Apesar de dar certo – até certo ponto – este tipo de recurso é muito impreciso.
Justamente por isso é que existe a lista de tarefas online, um jeito mais profissional de organizar o dia. Saindo do simples, a listagem virtual permite que você e outros profissionais trabalhem juntos em busca de zerar os compromissos.
A praticidade por trás dessa ferramenta é um dos seus principais destaques no meio empresarial. Todos podem entender o que deve ser feito, livrando-se da falta de compreensão causada pela má caligrafia dos chefes, por exemplo.
Linha a linha ou Kanban: Qual a melhor visualização para tarefas?
Antes de falar especificamente das vantagens de uma lista de tarefas online, vale destacar que elas podem ser de duas formas: Linha a linha ou Kanban. E por ter essas duas opções, muitos gestores ficam em dúvida sobre qual é a melhor para aplicar na empresa.
Basicamente, a diferença está na forma como as tarefas são visualizadas e como o colaborador fará a leitura das atividades. Não existe uma que seja melhor ou pior que a outra.
E justamente por isso, os melhores softwares disponibilizam as duas versões sem qualquer custo adicional. Ainda assim, a fim de sanar dúvidas vale saber:
O modelo de lista de tarefas online, tal como o nome sugere, apresenta as atividades e tarefas, uma a uma, ou seja, linha a linha. Imagine uma planilha de Excel, agora procure imaginar que cada uma das linhas é uma tarefa. Conforme elas vão sendo cumpridas, você as elimina e parte para a outra, algo bastante simples, não é mesmo?
Já o método Kanban é conhecido por sua origem japonesa, dentro das indústrias Toyota. Seu significado literal é “sinalização” ou ainda “cartão”. Na prática, o Kanban se aplica para que as pessoas consigam cumprir as tarefas segundo sua ordem e prioridade.
É uma forma visual de mostrar quais atividades devem ser concluídas, classificando-as por cores e em etapas que são mostradas através de colunas. Dentro dos softwares, é uma forma criativa de deixar claro, portanto, o que deve ser feito e quando.
Quais são as vantagens de um controle de lista de tarefas online?
Curioso para saber quais são as grandes vantagens escondidas por trás de uma lista de tarefas online? Confira a seguir quais são as 7 principais delas e entenda porque sua empresa precisa de uma hoje mesmo:
1. Armazenamento direto na nuvem
A primeira grande vantagem das listas de tarefas online é que elas podem ser armazenadas diretamente na nuvem. Isso quer dizer que não existe o risco de o arquivo ser corrompido ou perdido, pois ele está mais seguro desta forma.
O fato de as tarefas estarem na nuvem também significa poder acessá-las mesmo de fora da empresa, se necessário. Isso traz comodidade e conforto para o gestor e para todos os colaboradores que precisam cumprir com as suas obrigações.
Lembrando que a nuvem nada mais é do que um ambiente virtual e que vai muito além do físico. Assim, não possui um servidor local, este tipo de armazenamento é o futuro das empresas e investir aqui é a certeza de estar mais seguro.
2. Custo visivelmente baixo para o negócio
Vale a pena citar que o custo de implementar softwares como este dentro das empresas é realmente baixo. Uma rápida avaliação custo x benefício demonstra o quanto ter as atividades feitas em dia é vantajoso para o negócio.
Não atrasar tarefas significa atender melhor a cada um dos clientes, encantando a todos eles com o cumprimento do prazo. Também demonstra compromisso com a empresa e possibilita que as metas desejadas sejam atingidas pelo esforço em conjunto.
Todas essas características permitem a maior solidez do negócio dentro do mercado em que ele está inserido. O baixo investimento é apenas um incentivo extra que faz com que os gestores firmem tais compromissos com o negócio.
3. Delegar atividades
A lista de tarefas online é um recurso prático para a delegação de atividades entre os membros da equipe de trabalho. E isso principalmente tratando-se das opções online em que a delegação de atividades pode ser acompanhada por todos em tempo real.
A praticidade na hora de delegar tarefas também colabora com a agilidade com que as coisas são resolvidas internamente. A partir do momento em que a tarefa é listada, ela pode ser rapidamente trabalhada e também concluída, é claro.
Além do mais, é uma ótima ferramenta de comunicação interna, sem ruídos ou desgastes entre o emissor e o destinatário. A mensagem transmitida é realmente fácil e simples, excluindo erros e melhorando os resultados finais observados nas atividades.
4. Organização de dar gosto!
Ter uma lista de tarefas online significa manter as atividades sempre organizadas também. E vale lembrar que organização, neste contexto, significa fazer acontecer tudo àquilo que já foi previamente planejado pela gestão da empresa.
É importante saber aonde se quer chegar elencando o passo a passo necessário para traçar todo este trajeto! Quando as coisas estão em seu devido lugar, fica mais fácil enxergar as oportunidades que frequentemente surgem.
Além do mais, a organização cria um ambiente muito mais agradável e sadio, tanto para os colaboradores quanto para os clientes. Saber o que fazer e quando fazer diminui a carga de estresse comum pela falta de informação e certeza da tarefa a ser concluída, realidade de alguns negócios.
5. Permite que seja feita a avaliação dos colaboradores
Ao gestor que opta por utilizar softwares com listas de tarefas online, é possível ainda acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos do membros da sua equipe. A agilidade na resolução e na eliminação de tarefas, por exemplo, pode ser minuciosamente avaliada.
A lista de tarefas serve ainda como um norte para que os colaboradores saibam exatamente o que precisa ser feito. Dessa forma, suprem melhor as necessidades da empresa e conseguem ser mais bem avaliados por seus superiores.
É um jeito simples de indicar o que precisa ser realizado sem que seja estabelecida uma cobrança “chata e incessante”. Ao invés de todo dia ter que cobrar por um relatório, liste-o na lista de tarefas online e melhore o relacionamento das partes.
6. Pode ter recursos que permitem a automatização
Quais tarefas diárias dentro da empresa podem ser automatizadas? O que você consegue tirar da carga humana e passar para os tais processos? Se você ainda não sabe responder a essas perguntas, o uso de uma lista de tarefas online com certeza lhe trará respostas.
Ao ver as tarefas listadas, fica muito mais fácil descobrir quais delas aparecem de modo recorrente. Exemplos clássicos: Encaminhar e-mails com promoções para clientes ou solicitar feedbacks após a realização de uma compra.
Outro exemplo foi dado anteriormente sobre a emissão diária de relatórios. Por que não prezar por programas personalizáveis que automatizam também tais processos? Depois de algum tempo de listagem será fácil definir o que a empresa pode melhorar e profissionalizar.
7. Visualização simples, porém dinâmica
Para finalizar, vale dizer também que as listas de tarefas online – sejam aquelas de linha por linha ou Kanban – são bem simples e dinâmicas. A praticidade da visualização colabora com o andamento e com a concretização das atividades e é uma de suas principais vantagens.
Essa visualização simples é facilmente compreendida entre os colaboradores. Do auxiliar ao diretor ou presidente, todos conseguem entender e eliminar as tarefas listadas nesse mecanismo.
Prezar por essa simplicidade no software também é essencial! De nada vale ter um programa rico em detalhes e opções se não for do entendimento de todos. Sem enfeites e diretos, torna-se praticamente impossível não transmitir as mensagens com exatidão e bom retorno.
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