O dia parece que não rende, você mal acorda e já está anoitecendo, a pilha de tarefas da sua equipe nunca diminui — muito pelo contrário, só aumenta —, seus clientes estão cansados de receber serviços com o prazo estourado e você tem sempre a sensação de que está pagando para trabalhar. Alguma coincidência com o seu dia a dia? Se sim, nós precisamos conversar.
Todas essas situações citadas acima são reflexos de quem não gerencia o próprio tempo e o de sua equipe. Em um primeiro momento, falar de gestão de tempo sempre gera o sentimento de que não se trata de uma coisa assim tão importante, mas na verdade isso se dá porque poucas pessoas são capazes de identificar seus problemas como uma resposta a esse desmerecimento que muitas empresas têm com esse tipo de gestão.
E por que isso acontece? Muitas vezes, por falta de informação. E é aqui que este post entra: queremos que você veja, de uma vez por todas, como a gestão de tempo pode alavancar o seu negócio! Ficou curioso? Então continue a leitura!
O que é a gestão de tempo?
Considerando que tempo é dinheiro, diríamos — em poucas palavras — que a gestão de tempo é, basicamente, uma excelente estratégia para te fazer ganhar mais. Mas essa seria uma explicação simplória demais, podemos dissertar mais sobre o assunto.
A gestão de tempo envolve questões importantes a todas as empresas: produtividade, entregas com qualidade, cumprimento de prazos e organização de rotinas. E, como reflexo de tudo isso, há o crescimento dos negócios.
Organizando as equipes, as tarefas e o tempo gasto em cada uma delas, é possível alcançar metas cada vez mais audaciosas e conquistar resultados em um menor espaço de tempo.
Como aplicar a gestão de tempo na prática?
Ok, na teoria parece tudo bonito, mas e na prática? Como aplicar a gestão de tempo no dia a dia?
Defina metas
O primeiro passo para a implementação de qualquer tipo de gestão — de projetos, de tempo, de pessoas — é ter metas bem definidas. No caso da gestão de tempo, os chamados “entregáveis” (isto é, as tarefas que devem ser entregues) são o centro da questão.
Para garantir que as entregas serão feitas conforme a expectativa, primeiro é preciso que a sua equipe saiba qual é essa expectativa. E a ideia aqui é começar do final para o começo. Sabendo quais são as entregas do mês, é possível definir o que será feito em cada semana e, consequentemente, estipular as metas do dia.
Quem já assistiu Alice no País das Maravilhas vai concordar: se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. E não é bem isso que a sua empresa quer, né?
Calcule o tempo de trabalho
Chegamos a uma parte dolorida, mas que é realidade em muitos negócios. Você sabe quanto tempo de trabalho é necessário em cada entrega que a sua empresa realiza? Um passo importantíssimo para uma boa gestão de tempo é saber o tempo de trabalho que é empregado nos serviços que você comercializa.
Isso porque, dessa maneira, você consegue definir melhor as suas metas. Você sabia que o grande vilão das entregas fora do prazo é o fato de que as empresas não sabem quanto tempo cada atividade leva para ser realizada e, assim, os prazos estipulados acabam sendo irreais?
Além disso, quando você não calcula o tempo de trabalho da sua equipe, corre grandes riscos de estar tendo um custo maior do que imagina — o que não raramente pode te fazer pagar para trabalhar.
Evite interromper a sua equipe
Você já experimentou começar a trabalhar e acabar tendo que parar de 10 em 10 minutos para atender a alguma demanda? Você rendeu bem quando isso aconteceu? O mesmo pode acontecer com a sua equipe se você tem o hábito de contatá-los várias vezes no dia.
Mas você deve estar se perguntando: “mas se eu preciso passar informações importantes aos meus colaboradores, como fazer isso sem interrompê-los?”. A resposta é simples: alinhando bem a sua gestão de projetos.
As reuniões de alinhamento são fundamentais quando esse tipo de situação é comum no dia a dia das empresas. É preciso que exista um momento específico (e que isso seja combinado com a sua equipe) para que sejam alinhadas todas as informações preciosas que o seu time precisa saber para executar seu trabalho e vice-versa. É a mágica da organização!
Como calcular o tempo de trabalho?
Frisamos bastante neste post a importância de saber bem quanto tempo de trabalho é despendido nas atividades executadas e isso talvez tenha te feito se questionar sobre qual é a melhor maneira de fazer isso.
Você pode fazer isso cronometrando no celular ou anotando no papel que horas inicia e finaliza uma tarefa, por exemplo, mas estamos no século XXI e há inúmeras maneiras de se facilitar a rotina e também tornar mais fáceis coisas aparentemente simples, como essa.
Time tracking
Atualmente, há ferramentas de gestão que possuem a função de time tracking. Ter um software de gestão traz diversas outras vantagens para a rotina da sua equipe, mas o foco aqui é a como acompanhar o tempo gasto nas atividades.
Com o auxílio de uma ferramenta, você consegue acompanhar o tempo despendido por tarefas, por colaborador ou mesmo por projeto. Assim, é possível observar detalhes sobre possíveis gargalos: normalmente, o problema está nas tarefas ou nos times?
Além disso, algumas ferramentas ainda têm a opção de propor um prazo de execução para os projetos e acompanhar se, na realidade, esse tempo já foi atingido e, se sim, quanto ainda falta para que o projeto seja finalizado. O mesmo pode ser feito quando o assunto são os valores: é possível saber quanto uma atividade está custando ao mesmo tempo em que ela é executada.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre como a gestão de tempo pode alavancar o seu negócio, que tal descobrir o segredo das agências que melhoraram sua gestão de tempo e de custo?