A rotina de uma agência é insana: todo mundo sempre ligado no 220W e as coisas acontecem em uma velocidade sempre impressionante. Os gestores que trabalham nesse ambiente sabem: é sempre muito difícil dar conta da equipe e das demandas que chegam a todo momento.
Com inúmeras atribuições, é comum que gestores tenham pouco tempo e energia para implantar novas técnicas ou otimizar processos, ainda que isso seja necessário. A gestão de tempo é um dos tópicos que costumam ser negligenciados — e não é por mal, afinal, como trabalhar o tempo em um negócio que não para 1 segundo?
No entanto, há uma série de reflexos que você, como gestor, pode estar vivenciando no dia a dia da sua empresa sem sequer saber que a origem do problema está justamente na gestão de tempo que você não está fazendo. Por isso, decidimos preparar este post: nada de 1.001 motivos para você adotar a prática; trouxemos apenas 1 que, com certeza, será capaz de te convencer. Quer saber qual é? Continue a leitura!
1 motivo (definitivo) para você implantar a gestão de tempo na sua agência
Porque não dá mais para você perder dinheiro
Simples assim: não dá para você continuar perdendo dinheiro com o seu negócio. Ele foi feito para lucrar, certo? E você pode não saber, mas quando o manejo do tempo não é uma prioridade na sua empresa (que vive de serviços, o que é, basicamente, tempo empregado) você assume jogar dinheiro no lixo.
Tire um momento para refletir sobre algumas questões iniciais: como você precifica os serviços prestados pela sua agência? Você considera (de verdade) a mão de obra empregada em cada processo do desenvolvimento do projeto que você comercializa aos seus clientes? Nessa hora, você leva em consideração o salário que você paga aos colaboradores da sua equipe? Depois: você acompanha de perto a produtividade do seu time? Quando alguma entrega atrasa, você tem consciência dos processos que são gerados a partir desse acontecido?
São detalhes que passam facilmente despercebidos e, por isso, muitos gestores se sentem “correndo atrás do próprio rabo” por não saberem o que fazer com determinados problemas. Se você sente que não sabe exatamente como precificar os serviços que você oferece, os próximos tópicos foram pensados especialmente no seu caso. Agora, se você está seguro de que precifica tudo corretamente, os próximos tópicos também são para você!
Como você precifica o serviço prestado?
Se você atribui preço aos serviços que oferece apenas com base no que o mercado pratica, saiba que há grandes chances de você já estar colocando os dois pés em um buraco bastante fundo. É inviável esse tipo de prática por muitos motivos, sendo os principais a grande variação de custos de cidade para cidade e de profissionais para profissionais (a equipe de determinada uma empresa pode ser mais ou menos capacitada que a sua e isso influencia diretamente no salário que é pago a ela, por exemplo).
“Eu cobro pelos meus serviços de acordo com o tempo que meu time leva para executar as demandas em questão”. Ótimo! É exatamente esse o caminho. Só há uma questão: esse tempo de trabalho que você considera na hora de precificar tem algum fundamento? Você intuiu a quantidade de horas, você consultou seus profissionais, cronometrou por meio de alguma ferramenta? Se o que você faz se encaixa na primeira ou na segunda opção, há grandes chances de você estar errando na tentativa de acertar, infelizmente.
Ok, então você vende seus serviços aplicando o famoso fee mensal (quando o cliente negocia um valor fixo por mês, englobando diversos serviços e eventuais demandas). Saiba que essa não é a pior realidade do mundo, embora muitos a critiquem. A questão quando se fala sobre a viabilização dessa prática é: você sabe, realmente, quanto tempo seus profissionais despendem em cada atividade que você incluiu no pacote? Nesses casos, é muito fácil que o seu negócio caia no clássico estou-pagando-para-trabalhar.
Como você deveria precificar o serviço prestado
“Entendi, tudo o que eu faço está errado, então qual é a melhor maneira de precificar os serviços que minha agência presta?”. Gestão de tempo é a expressão mágica!
Colocar em prática a gestão de tempo na sua empresa envolve implantar algumas táticas que muitos acham que fazem quando na realidade é só um achismo mesmo. No grande pacote desse tipo de gestão, estão: saber priorizar tarefas, saber gerir e organizar projetos para facilitar o trabalho da sua equipe, ter um bom controle de produtividade e tempo de trabalho, entre várias outras práticas.
Contabilizando o tempo de trabalho e o rendimento da equipe
A ideia aqui não é monitorar a sua equipe e fazer com que ela seja produtiva no maior esquema 24/7, até porque isso sempre gera efeito reverso: acaba com a produtividade. O intuito de controlar a produtividade e o tempo de trabalho não é se tornar fiscal do seu time, mas sim entender — genuinamente mesmo — o tempo que é empregado na realização das tarefas. O máximo que pode acontecer aqui é você observar gargalos que podem ser melhorados na sua gestão de equipes.
Há diversas maneiras de estabelecer o controle de tempo de trabalho, mas a mais fácil, prática e organizada é contar com a tecnologia para isso. Atualmente, há no mercado opções de software de gestão de projetos muito pautados em facilitar a precificação sob esse viés do tempo de trabalho. Funções como time tracking, time sheet e painéis informativos são diferenciais a serem o observados por quem busca precificar melhor o seu produto.
Agora que você já sabe o motivo pelo qual você deve implantar a gestão de tempo na sua agência e como ela pode te ajudar na missão de organizar a sua precificação e lucrar mais, que tal saber sobre como escolher um bom software de gestão para te ajudar nessa missão?