Quando o assunto é a gestão de tarefas, projetos, tempo e equipes, as empresas hoje contam com uma variedade de metodologias à disposição. Afinal, apesar de parecer simples, gerir atividades e pessoas costuma ser um desafio dos grandes — não é à toa que existe um profissional dedicado a isso: o gestor.
Você já deve ter ouvido falar de algumas dessas metodologias: Kanban, Agile, Prince2, Scrum… Há opções para todos os gostos. Uma das mais utilizadas atualmente é o Scrum e esse é o assunto do artigo desta semana!
Se você quer saber o que a metodologia Scrum pode te ensinar sobre gestão de tarefas (e outros tipos de gestão também), continue a leitura: este artigo é para você!
O que é e de onde vem a metodologia Scrum?
Afinal, o que é o famoso Scrum? Trata-se de um modelo de gerenciamento de projetos e de tarefas muito conhecido pelo seu poder de tornar ágeis projetos complexos e de grande porte. Em um primeiro momento, pode parecer muito complicada a sua implementação, já que o método traz alguns termos específicos e um funcionamento ainda mais pontual. Mas não se assuste, quem usa ama!
Resumidamente, o trabalho é dividido em ciclos (normalmente mensais) e cada ciclo é chamado de Sprint. As tarefas a serem desenvolvidas em cada Sprint são chamadas de Sprint Backlog. Diariamente, há reuniões rápidas, de alinhamento, que são chamadas de Daily Scrums.
Ao início de cada Sprint, devem acontecer os Sprint Planning Meeting, que são reuniões gerais de alinhamento. Também há o Sprint Review Meeting, que são as reuniões ao fim de cada Sprint, para apresentação de resultados e dos trabalhos realizados. E, por fim, os objetivos de cada projeto a ser desenvolvido recebem o nome de Product Backlog.
De onde vem?
Tudo isso foi pensado e desenvolvido por Jeff Sutherland, um piloto da aeronaútica que usou de toda a sua experiência com aviões (sim, aviões) para dar vida a essa metodologia tão utilizada.
Segundo ele, o desafio de todo grande projeto é o fato de que não existe receita mágica para desenvolvê-lo — assim como não existe fórmula fixa para o pouso de aviões. A quantidade de pessoas envolvida em um projeto, mais a complexidade de atividades, faz com que seja necessário trabalhar de maneira dividida. Dessa maneira, você consegue um controle maior sobre o todo e, de quebra, consegue fazer ajustes e adaptações mais facilmente.
Então, o que é possível aprender com essa metodologia? Veja!
Os ensinamentos da metodologia para o seu dia a dia
Já adiantamos: este não é um artigo que promete te ensinar a usar a metodologia Scrum. Se você tem esse objetivo, conhecer metodologias de gestão de projetos é o ideal. Aqui, a ideia é apresentar como os princípios do Scrum podem trazer grandes ensinamentos para a sua vida profissional (e pessoal também). Confira!
Quanto maior o projeto, melhor deve ser sua divisão
Quem nunca sentiu desespero ao ver chegando um grande projeto? Os sentimentos de “meu Deus, eu não sei nem por onde começar” e “vai ser impossível concluir isso” são mais comuns do que a gente imagina nesses casos.
Mas se tem algo que o método Scrum ensina (é a sua base, inclusive) é que o segredo para executar com maestria grandes projetos é saber dividi-los em partes menores. Mas não basta apenas quebrar as coisas: é preciso fazer isso de maneira planejada e organizada.
No próximo desespero, experimente manter a calma e observar como você pode destrinchar grandes monstros em monstrinhos menores. Você vai ver: é mais fácil derrotá-los dessa forma — no trabalho e na vida.
Nada é fixo e tudo é adaptável
Entender que quase nada (de novo, no trabalho e na vida) é fixo, mas sim adaptável, traz uma paz de espírito muito importante para o dia a dia.
Quantas vezes você se viu batendo em uma mesma tecla incansavelmente porque simplesmente não aceitou que aquilo poderia ser ajustado e feito de outra maneira? Quando o assunto são grandes projetos, é preciso estar aberto a ajustes que serão necessários no meio do caminho. Além disso, entender que as coisas são mutáveis e que os imprevistos nem sempre são ruins é uma maturidade profissional muito valiosa de ser adquirida.
Sendo assim, desapegue e seja feliz!
É preciso contar com os imprevistos
Já que os imprevistos e adaptações têm presença marcada, é preciso colocá-los na conta dos seus projetos. Parece óbvio, mas muitos admitem que contam com imprevistos, mas na hora que eles acontecem o cenário é sempre o mesmo: entregas atrasadas e equipe trabalhando muito mais do que o previsto (e mais do que foi pago, inclusive).
Contar com imprevistos vai além de aceitá-los: é preciso, literalmente, colocá-los na conta. Seus projetos precisam ter uma margem de tempo e de orçamento que cubra possíveis problemas no meio do caminho. Se não for assim, eles sempre serão uma dor de cabeça!
Como você pode ter visto, os ensinamentos do Scrum podem ser úteis para além do âmbito profissional. Lidar (de um modo geral) com imprevistos é uma dificuldade humana; mas saber gerir esse tipo de coisa transforma profissionais e negócios.
Ferramentas de gestão ajudam (e muito!) a organizar as pequenas demandas de grandes projetos e a administrar melhor quando imprevistos acontecem. Pensando nisso, que tal conferir 2 recursos que toda ferramenta de gestão deve ter para uma gestão de tempo e de custo?