Quando você era criança, cansou de ouvir sua mãe dizendo que você não era organizado e que tudo estava sempre uma bagunça? Depois, na adolescência, diziam que seu quarto era um campo minado e que era impossível qualquer ser humano entrar lá dentro? Se essas situações são familiares para você, nós temos um conforto para te dar: muita gente também sofre por receber o título de Desorganizado Mestre.
Na vida adulta, os reflexos da desorganização vão além de uma pilha de roupas em cima da cadeira ou de uma cama desarrumada; eles se relacionam diretamente com o trabalho. É comum não saber se organizar com as demandas e com prazos de entrega, além da dificuldade em organizar o dia para que ele seja mais produtivo. E sabe o que você ganha com uma rotina mais organizada? Tempo!
Se você sente que as suas tarefas parecem intermináveis, que você se dispersa até com o movimento das nuvens quando olha pela janela ou se você frequentemente é cobrado das suas entregas por estourar o prazo, é preciso pensar em como melhorar a sua rotina para ganhar tempo. Mas será que é possível contornar essa situação? Nós não apenas dizemos que sim, como também te ensinaremos como! Continue a leitura e nunca mais brigue com o relógio!
Em defesa de uma rotina organizada
Vamos logo com a verdade:ganhar tempo sem se organizar é impossível de acontecer. Mas se você está lendo este post, o primeiro passo já foi dado — que é reconhecer o problema.
Uma das maiores vantagens de uma rotina organizada é a previsibilidade. Tendo tudo planejado, você consegue prever o dia ou a semana e isso diminui o espaço para imprevistos. É claro que não estamos sob o controle de absolutamente tudo, mas isso também não quer dizer que não podemos ter controle sobre nada, certo? Uma rotina organizada possibilita, inclusive, que você consiga resolver mais facilmente os imprevistos, caso aconteçam.
Além disso, a rotina ajuda o seu cérebro a trabalhar de maneira mais coordenada, o que propicia mais foco e concentração. Isso porque, ao fazer sempre as mesmas coisas, de forma sistemática, o seu cérebro as reconhece como hábitos, o que ao longo do tempo deixa tudo mais fluido e natural de ser realizado. Parece clichê de coach, mas é verdade: ter uma rotina organizada deixa a vida mais leve.
Quer saber como colocar tudo isso em prática? Confira abaixo 5 formas de ganhar tempo com uma rotina organizada!
5 formas de ganhar tempo com uma rotina organizada
Papel e caneta, e vamos lá!
1) Organize uma rotina prazerosa para o momento de acordar
Seu dia deve começar bem desde o começo. Ninguém merece acordar atrasado, pular da cama com pressa e fazer tudo na correria, chegando ao trabalho com a sensação de que você ainda não acordou.
É claro que é tentadora a ideia de trocar alguns minutos da rotina matinal por mais tempo na cama. Mas é um esforço que vale muito a pena e você deveria tentar! Assim, uma das formas de ganhar tempo com uma rotina organizada é ter um momento prazeroso logo ao acordar.
Algumas ideias para você começar o dia com mais prazer são:
- Planejar o café da manhã com calma: separe itens que você gosta de consumir e aprecie-os;
- Ler um pouco enquanto come: você pode substituir o feed do Instagram por aquele livro que você diz que nunca tem tempo para ler #ficaadica;
- Alongar-se: seu corpo agradecerá no futuro;
- Ouvir uma playlist que você goste bastante: você pode ouvir durante o café da manhã ou enquanto toma banho;
- Arrumar a cama: se você trabalha em casa, então, não precisamos nem dizer que este passo é fundamental para a sua produtividade, né?;
Quando você se permite um acordar mais tranquilo, o seu cérebro tende a ser acionado de maneira mais eficiente. Isso porque quando você levanta no pulo, ele começa a trabalhar no modo emergência. Você pode até sentir que está no 220 V, mas é temporário; depois de pouco tempo, sua cabeça logo vai entender que o perigo já passou e é aí que vem o problema: o sono volta com tudo (normalmente logo que você se sentar na sua mesa e tiver que começar a trabalhar ¯\_(ツ)_/¯).
2) Organize suas tarefas das mais complexas para as mais simples
Quando chegar a hora de começar a trabalhar, fazer uma lista com as atividades do dia é essencial. Mas não só isso, é preciso saber listar com sabedoria para que você garanta produtividade.
Há um passo a passo para a elaboração de listas de tarefas para ganhar tempo:
- Levante todas as tarefas que você tem para entregar naquele dia;
- Separe-as por prioridade;
- Com as mais urgentes em mãos, separe as mais difíceis (ou chatas) de serem feitas e as mais simples, começando pelas mais complexas;
- Olhe para a lista como um todo e verifique se alguma tarefa pode ser destrinchada em tarefas menores; se sim, mande bala!
- Conforme for concluindo as atividades, risque-as da lista.
A ideia de começar o trabalho com as tarefas mais complexas é eficiente pois no início do turno você está mais disposto e menos propenso a procrastinar. Isso garante que você terá mais foco em realizar tarefas nas quais você normalmente perderia tempo se não estivesse concentrado. E quando terminá-las, vem a parte boa: sobraram só as fichinhas! Assim, ganhar tempo é mais fácil!
Já a ação de destrinchar atividades maiores em tarefas menores é interessante para visualizar melhor o trabalho, sabendo por onde começar. É comum, em projetos mais complexos, que você se sinta perdido sem saber como dar o pontapé inicial; isso faz com que você perca tempo pensando (ou procrastinando) em como resolver o problema.
3) Tenha horário certo para almoçar
Você trabalhou a manhã toda e seu estômago começou a roncar. Se o seu trabalho é intenso e você nunca sabe a que horas conseguirá almoçar, vale a pena um esforço para estabelecer um horário fixo para o rango.
Isso porque, como já dissemos mais acima, tendo uma rotina organizada e consistente, o seu cérebro tende a trabalhar entendendo o que fazer em cada momento, o que favorece a concentração, o foco e, consequentemente, a produtividade.
Além disso, comer fora de hora faz com que você esteja com muita fome na hora da refeição. Isso te leva a bater um pratão e sentir vontade de dormir a tarde toda (o que, infelizmente, sabemos não ser possível ao jovem adulto proletário).
Tente encontrar uma possibilidade entre as 11h30 e as 13h30, e tente ao máximo respeitar o horário todos os dias. Se o seu problema é estar concentrado no trabalho e não ver a hora passar, coloque o seu celular para despertar na hora ideal. Você não precisa parar tudo o que estiver fazendo (afinal, momentos de foco devem ser aproveitados), mas isso te ajuda a pelo menos se lembrar desse compromisso.
4) Tenha sempre à mão (e à vista) suas tarefas do dia e da semana
Você fez a sua lista de tarefas por ordem de prioridade e de complexidade. Mas ela está à sua vista? É importante que você possa conferi-la ao longo do dia de maneira fácil; seja para ver qual é a próxima tarefa ou para observar se vai dar tempo de terminar tudo até o fim do dia.
Por isso, deixe a sua lista sempre à mão. Se ela estiver em um caderninho, deixe-o sempre aberto e ao seu lado. Se é apenas um papel solto, coloque-o perto do monitor, por exemplo. O monitor, inclusive, é ótimo para colar post-its com as tarefas, se você é mais visual.
Estar com a lista sempre no campo de visão também é ótimo para você ver os itens riscados e o quanto já rendeu. E vamos combinar? A sensação de ver tudo riscadinho é ótima!
5) Faça pausas no trabalho periodicamente
Agora que você já sabe por onde começar e como fazer, é só correr para o abraço… Só que não. Sabemos que ninguém é de ferro e consegue produzir ininterruptamente por 8h diárias, mesmo com a melhor das rotinas. Mas sabemos também que procrastinar é inversamente proporcional a isso: facinho de ser feito! É por isso que as pausas inteligentes são mais do que bem-vindas.
Fazer pequenas pausas estratégicas auxiliam em uma produtividade sem picos. Isto é, sem momentos de muita produção que são seguidos por falta de foco e concentração no resto do dia. Quando você organiza pausas periódicas na sua jornada de trabalho, você trabalha com a garantia de que sua cabeça terá um tempo de descanso suficiente para retomar a atividade sem atingir o esgotamento. Mas como fazer isso?
Técnica pomodoro
A técnica Pomodoro é pautada na ideia de blocos de trabalho seguidos de intervalos de descanso. Pregam-se 25 minutos de trabalho para 5 minutos de descanso; ao final de 4 blocos de trabalho, você conquista 30 minutos para relaxar.
A ideia é que nos blocos de trabalho você tenha a atenção totalmente focada no trabalho, sem distrações. Nos intervalos, você se deve se desligar totalmente da tarefa; vale tomar uma água, ir ao banheiro ou dar uma conferida nas redes sociais. Assim, você se mantém focado para ganhar tempo.
Você pode colocar a técnica Pomodoro em prática com o auxílio do timer do seu celular, mas saiba que há apps e sites que podem te ajudar!
Pronto para ser o mestre da produtividade? Se você gostou de saber mais sobre como manter uma rotina mais organizada e ganhar tempo, temos certeza de que você amaria conhecer os 5 métodos para gestão de projetos e de tempo que são referência quando o assunto é produtividade. Confira!