Gestores ocupam um posto muito importante em empresas e agências: o de garantir que tudo acontecerá da melhor maneira possível — e quando não acontece, implantar mudanças que possibilitem isso. No dia a dia, essa é uma função e tanto, afinal, lidar com pessoas não é a tarefa mais fácil do mundo.
Outro grande problema que gestores e proprietários de agência enfrentam é a precificação dos serviços oferecidos. Enquanto que uma hamburgueria calcula o custo do seu produto observando quanto se gasta com material, embalagem, mão de obra e delivery, por exemplo, precificar um serviço acaba sendo uma tarefa difícil, já que os custos mais abstratos.
Mas lidar com essas duas coisas não é um cenário impossível. São várias as agências que conseguiram driblar o problema e hoje já se encontram em uma realidade bastante distante da que um dia já estiveram. O melhor de tudo é que a solução não é um bicho de sete cabeças; na verdade, é muito mais simples do que você pode imaginar. Quer saber? Veja neste post!
Tenha um bom software de gestão
Se a sua agência ainda não conta com um software de gestão, temos que te dizer: já passou da hora dessa ferramenta fazer parte da sua rotina. Se você já utiliza alguma, fica o questionamento: ela oferece tudo o que você precisa?
Quando falamos em ter um bom software de gestão, o adjetivo “bom” não está aqui à toa. Há uma série de opções nos dias de hoje, mas nem sempre elas são eficientes ou, então, apresentam todas as funcionalidades que a sua agência e time precisam.
Para que você realmente tenha uma boa gestão de tempo e de custos, é preciso que alguns recursos específicos estejam presentes na plataforma adotada. É exatamente sobre isso que falaremos nos próximos tópicos: o que a sua ferramenta precisa ter para que o seu time tenha 100% de aproveitamento do tempo e você consiga precificar seu serviço da melhor maneira possível?
Kanban
A metodologia Kanban é focada em controle e gestão de fluxos, com o grande diferencial de ser uma técnica extremamente visual, o que facilita bastante o sucesso de sua implementação.
Em sua utilização raiz, são utilizados cartões no estilo post-it, que são organizados em colunas de acordo com as etapas de um processo, sendo movidos a cada conclusão. Normalmente, as colunas são:
- A fazer;
- Em andamento;
- Concluído.
No entanto, o barato dessa metodologia é a sua flexibilidade: você pode ajustar quase toda a estrutura para que ela funcione exatamente como você precisa.
Estamos falando sobre o Kanban porque há muitas ferramentas de gestão que são baseadas nessa metodologia; isto é, têm seus painéis e todo o seu funcionamento pautados nos princípios que esse sistema propõe. A ideia é que, inclusive, alguns softwares permitam que cada cartão tenha um colaborador atrelado a ele, o que deixa todo o processo muito claro, além de facilitar a comunicação e evitar problemas como tarefas paradas porque seus responsáveis não foram acionados. O Kanban é muito utilizado em todo o mundo — o que é um sinal de que funciona! — e veja só: ele nasceu na década de 70, desenvolvido pela Toyota!
Cronômetro nas tarefas
Uma das funcionalidades que mais ajudam agências em um software de gestão é o cronômetro nas tarefas — ou time tracking, para os íntimos. O serviços oferecidos por agências normalmente são mais abstratos e é justamente por isso que poucos gestores conseguem ter controle sobre o tempo gasto em cada demanda. Esse é um dos motivos que fazem com que o time tracking seja extremamente útil!
Ter o trabalho cronometrado, além de ser útil para precificação, também é interessante para o acompanhamento da produtividade da equipe. Às vezes, pode acontecer de um colaborador não estar rendendo tanto quando deveria ou então estar rendendo demais e merecer gratificação por isso — por que não? Mas sem um time tracking, é praticamente impossível mensurar coisas como essa.
Outra vantagem dessa função é conseguir estimar melhor os prazos de entrega para os trabalhos que a sua agência oferece. Você pressupõe que o time leva 8h para entregar um determinado projeto, mas de onde você tirou esse número? É muito comum, inclusive, que o grande motivo para agências enfrentarem estouramento de prazos seja justamente esse: não estipular corretamente o tempo de realização das tarefas.
Também é interessante observar alguns detalhes relacionados à função de cronômetro:
- Ele é facilmente acionado/pausado?
- É possível ajustar o tempo manualmente, se necessário?
- Essas informações ficam fáceis de serem consultadas?
Afinal, a função é ajudar e, por isso, deve ser prática para que possa ser usada no dia a dia.
Timesheet
No item anterior, falamos sobre a importância das informações de tempo estarem bem disponibilizadas. Nesse sentido, um software de gestão com um bom painel é essencial!
Há ferramentas que contam com timesheets que concentram tudo aquilo que você precisa saber sobre a produtividade e os custos da sua equipe. O andamento de cada tarefa, quanto tempo já foi despendido nela, quanto ela já custou, se houve economia de tempo, se o trabalho ultrapassou o tempo (e o custo) previsto, entre outras coisas.
Quando todas as informações ficam concentradas em um único lugar e organizadas de maneira clara, trabalhar com elas fica muito fácil. Afinal, de nada adianta ter um tesouro tão bem guardado que acioná-lo acaba sendo um trabalho à parte.
Agora você já sabe que um bom software de gestão é o segredo das agências quando o assunto é uma gestão de tempo e de custos impecável e mais: sabe também o que é importante que o software tenha para que essa gestão funcione! Pensando nisso, queremos que você conheça o Intranett, a ferramenta desenvolvida especialmente para agências, times de marketing, startups e empresas de tecnologia! Ficou curioso? Conheça essa ferramenta de gestão e todas as suas funcionalidades — que não são poucas!