Se alguém te pergunta quais são os processos envolvidos na tarefa X do setor Y da sua empresa, você sabe responder? Ok, você pode dizer que não é sua responsabilidade saber dos processos de trabalhos que não são realizados por você. Mas, então, das suas atividades, você sabe responder rápida e detalhadamente quais são as etapas que as constituem?
Ter processos bem mapeados é um dos responsáveis (invisíveis e indiretos) pelo sucesso de uma empresa. Para além de mapear, saber geri-los é também outra chave importante. Nesse sentido, nasce a gestão de processos.
Você não sabe o que é isso nem como implantá-la na sua empresa? Neste post, nós te explicamos o que é, por que é importante e quais são as etapas para que você implemente a gestão de processos na sua equipe. Confira!
O que é gestão de processos?
Antes de explicar o que é a gestão de processos, é preciso olhar para uma unidade ainda menor. O que é um processo?
Processo é o conjunto de etapas que existe entre uma determinada entrada e a sua saída — que, normalmente, é o objetivo da ação. Ainda está um pouco nebuloso o conceito? Vamos aos exemplos!
Imagine uma fábrica de chocolates: o objetivo do processo de produção do bombom de amendoim é fabricar… Um bombom de amendoim. O processo para isso se inicia com a entrada, que é a matéria-prima — no caso, chocolate e amendoins. No entanto, chocolate e amendoins nunca serão um bombom de amendoim a menos que haja um processo de transformação. E esse processo, na fábrica, consiste grosso modo em derreter o chocolate, preparar o recheio, fazer a modelagem e, por fim, embalar. Todo o caminho entre a chegada da matéria prima às mãos do funcionário até que cada bombonzinho esteja embalado é um processo.
Agora que você já sabe o que é um processo, vamos à questão central deste tópico: e o que é a gestão de projetos? Imagine que haja, então, duas fábricas de chocolate que fabricam bombons de amendoim. Ambas estão no mercado há 30 anos, mas uma delas produz muito mais (em quantidade e, veja bem, também em qualidade).
A diferença é que uma delas buscou, ao longo de todo esse tempo, aprimorar os seus processos para conseguir fazer mais e melhor com a mesma entrada — chocolate e amendoins. A gestão de processos nada mais é do que um compilado de práticas que buscam aperfeiçoar continuamente processos de uma empresa.
Quer saber por que isso é importante?
Por que é importante a gestão de processos?
O exemplo da fábrica de chocolates deixa claro: uma boa gestão de processos é importante para melhorar continuamente a maneira como se produz ou se conduz serviços.
Quando uma gestão de processos é bem executada, é possível obter resultados significativos, duradouros e que repercutem. Alguns deles são:
- Aproveitamento melhor de recursos: realizar uma gestão de processos eficiente tem impacto direto na melhoria da produção, tanto em qualidade quanto em quantidade. Dessa maneira, é possível atuar de duas formas: aumentando a margem de lucro ou diminuindo o preço de venda, sendo ambos cenários interessantes para a empresa.
- Trazer senso de mudança à empresa: o mundo se transforma a todo momento e ser uma empresa resistente à mudança só traz prejuízos. Isso porque quem não se adapta inevitavelmente fica para atrás.
Falando nisso, poucas palavras descrevem tão bem a gestão de projetos quanto “transformação” e “mudança”. Ao mesmo tempo em que caracteriza tão bem o fenômeno, esses dois pontos são também as barreiras que impedem empresas de acolherem essa prática tão importante.
O processo de implementação de uma gestão de processos mobiliza toda a empresa, tocando diretamente no pessoal. Nós sabemos e você também sabe: odiamos mudanças, né? Isso faz com que muitas empresas acreditem que é “melhor deixar como está, afinal, sempre funcionou assim”. Mas será que, nos dias de hoje, ainda funciona bem?
Se você ficou com a pulga atrás da orelha com relação a isso, nós podemos te ajudar. Abaixo, você confere as etapas necessárias para implantar a gestão de processos e como plantar a mudança da melhor maneira possível!
6 etapas da gestão de processos
Para implementar uma gestão de processos eficiente, é preciso se organizar; são 6 etapas importantes. Confira!
1) Planejamento
Na etapa de planejamento, a ideia é levantar todos os processos da sua empresa (lembrando que os processos são tudo aquilo que acontece entre uma entrada e o seu objetivo). Liste todas as entradas e todos os objetivos que acontecem dentro da sua empresa.
A ideia de reunir a equipe para essa tarefa é interessante pois não há ninguém melhor do que quem põe a mão na massa para te dar essas informações.
2) Modelagem
A modelagem é a etapa de organizar o fluxo do trabalho, isto é, tudo o que acontece no meio entre a entrada e o objetivo, elementos levantados na etapa anterior. Novamente, a participação da equipe é muito importante também nessa etapa!
Você pode usar uma planilha (na qual a primeira coluna é a da entrada e a última é a do objetivo, sendo todas as do meio o processo). Ou, se você for team papel, pode utilizar cartolinas e papéis de tamanho grande para organizar esse planejamento. Futuramente, esse caminho será interessante para implementar, por exemplo, um software de gestão de projetos.
3) Reflexão
Aqui, olhando o fluxo de trabalho elaborado anteriormente, é hora de refletir! Registre como os processos da sua empresa aconteciam no passado e como eles acontecem atualmente. Pense em como você gostaria que eles acontecessem no futuro e por quê. Esse porquê deve ser guiado pela reflexão de quais são os objetivos que você gostaria de alcançar com a sua empresa a curto, médio e longo prazo. Aqui, é hora de definir métricas e KPIs a serem alcançados.
Com base nisso, reflita sobre o que deve ser mudado no que é feito hoje para que os planos para o futuro sejam uma realidade. Esse momento é importante para que você comece a ter contato com os pontos de mudança; por isso, faça-o com carinho.
4) Execução
Agora que você já tem novos fluxos de trabalho estabelecidos, é hora de testá-los na prática! Coloque os processos para rodar. Caso você se sinta muito inseguro, é possível ainda realizar uma simulação antes de ir para a vida real.
5) Controle
O controle é uma etapa muito importante pois é a hora em que você recolherá os feedbacks sobre a implementação. Converse com todos os envolvidos nessa mudança! Lance mão dos dados obtidos na execução e compare-os às métricas e aos KPIs que você propôs lá no início da implementação.
Essa etapa é importante pois é por meio dela que você poderá acompanhar o sucesso (ou não) das novas estratégias. Isso ajudará também na etapa seguinte!
6) Otimização
Agora que você já planejou, testou e avaliou, é hora de otimizar aquilo que não deu certo ou que poderia performar melhor. Analise com atenção os dados da etapa de controle e veja onde estão morando os maiores problemas. Depois de identificá-los, reinicie o caminho desde o começo, implantando os novos ajustes.
Documentar é importante!
E o que você faz com as informações sobre o que deu certo e o que não deu? Documenta! A implementação da gestão de processos é um procedimento muito rico em informações e, por isso, deve ser documentado.
E aí, entendeu a importância de implantar uma gestão de processos na sua empresa? Esperamos que com esse post você se sinta mais seguro em iniciar essa jornada tão importante. E a sua gestão de projetos, está em dia? Quer saber como driblar os principais problemas desse tipo de gestão? Confira nosso post!