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Gestão

7 dicas de como escolher um software de gestão de tarefas

Definir um software de gestão de tarefas é um dos passos mais importantes da empresa. Em plena Era da modernização, momento cujas tecnologias estão em alta, não investir nesse sistema pode ser um grave erro.

Se sua empresa ainda não tem um gerenciador de tarefas, por exemplo, já está um passo atrás de seus concorrentes. E, mais do que uma necessidade, é de fundamental importância começar a pensar em como implantar esse sistema.

Nesse cenário, é bastante comum que os gestores tenham uma recorrente dúvida: Como escolher um gerenciador de tarefas? Qual a melhor forma de definir esse sistema esquivando-se dos erros mais comuns dessa escolha?

Se essas questões também estão passando pela sua cabeça saiba que neste artigo você encontrará muito mais do que respostas.

Veja a seguir 7 dicas para escolher um software gerenciador de tarefas eficiente e capaz de suprir as necessidades do negócio! Siga estes passos e acerte em cheio na definição de qual é o melhor sistema para a sua empresa.

7 dicas para fazer a escolha certa de um software de gestão de tarefas

Dicas para escolher o gerenciador de tarefas

1. Entenda quais são as necessidades da empresa

O primeiro passo para escolher corretamente um software para gestão de tarefas é entender quais são as necessidades da companhia. Afinal, de nada adianta investir no melhor dos projetos se os recursos disponibilizados por ele não atenderem aquilo que a organização precisa.

Antes de fazer qualquer tipo de esboço do software procure pensar por um momento o que você, e os demais, esperam. Quais características devem estar presentes no gerenciador de tarefas? Quem deve ter acesso aos dados e arquivos? Qual a disponibilidade necessária para sanar as necessidades?

Quanto mais objetivas forem as conclusões sobre essas necessidades, mais preciso será também o direcionamento para o desenho do sistema. Sendo assim, não tenha pressa em fazer essas definições.

Converse com outros possíveis gestores e funcionários. Questione aqueles que irão atuar diariamente com o programa. Pergunte o que poderia facilitar suas vidas e assim por diante. Apenas depois disso passe para o segundo passo.

2. Estabeleça as prioridades do gerenciador de tarefas

Uma empresa que nunca trabalhou com um software de gestão pode ter muitos pontos a serem modificados ou alterados durante a implantação. Isso é comum! O período de adaptação serve justamente para isso, por sinal.

Entretanto, com tanta coisa para mexer é imprescindível que o gestor saiba o que deve ser feito primeiro. Essa é a ordem de prioridade!

O software de gestão de tarefas tem como principal objetivo organizar o dia a dia do negócio e para tanto precisa ter uma ordem preestabelecida. A dica, portanto, é definir aquilo que deve ser aperfeiçoado primeiro, por exemplo, os canais de comunicação. Pense na maior problemática do negócio e procure encontrar soluções pelo sistema aqui.

Essa sequência, além de ditar os trabalhos de melhorias, indica por onde o software de gestão de tarefas deve iniciar a sua atuação. Não pense pequeno ao criar essa lista, lembre-se que a tecnologia é potencialmente capaz de resolver muitos conflitos dentro da organização.

3. Defina todas as metas e objetivos

E a terceira dica é justamente trabalhar em outro tipo de definição. Esta, por sua vez, consiste na base sólida do projeto de construção ou encontro do melhor software para a sua empresa.

“Mas, necessidades, prioridades, metas e objetivos não são tudo a mesma coisa?”, você pode estar se perguntando. E a resposta é simples: Não, não são! No primeiro passo você definiu as necessidades básicas da empresa, os pontos a serem aperfeiçoados e quais etapas poderiam ser melhoradas com um programa.

Agora é hora de definir até onde a empresa deve chegar com tal implantação. Se a necessidade do negócio é se aperfeiçoar para gerenciar melhor as tarefas delegadas, o objetivo pode ser aumentar a produtividade. A meta, por sua vez, nesse exemplo, poderia ser aumentada em certa porcentagem e assim por diante.

Em outras palavras, nessa fase é preciso dar números. Para mensurar os resultados atingidos por um gerenciador de tarefas é importantíssimo definir os indicadores de desempenho. As metas e os objetivos após a implantação são os primeiros comparativos, é claro.

4. Verifique o número de usuários e espaço de que precisa

Outro passo importante é a definição do tamanho que o gerenciador de tarefas da empresa deverá ter. Quantos serão os colaboradores com acesso ao software de gestão de tarefas? Qual o espaço requerido para o correto armazenamento de dados e relatórios?

Dimensionar corretamente qual o gerenciador de tarefas que a empresa precisa no momento de sua escolha é essencial. A partir de tal atitude uma série de implicações e problemas poderão ser evitados.

Também vale destacar que é primordial que o gestor do negócio preveja o crescimento da companhia nos próximos meses. Baseado nas projeções que foram feitas, é possível afirmar que o software será capaz de continuar atendendo as necessidades da empresa?

Um erro comum entre as fases de escolha do software de gestão de tarefas é expandir o sistema na época do crescimento. Isso, entretanto, nem sempre é possível. Por isso a importância em fazer projeções antecipadas, certo? Escolha o modelo de sistema que pode acompanhar o ritmo de expansão do seu negócio!

5. Conheça todos os recursos disponíveis antes de contratar o software de gestão de tarefas

Você já sabe quais são as necessidades, as prioridades, os objetivos e as metas da empresa. Agora é chegada a hora de conferir quais são os recursos e funcionalidades do gerenciador de tarefas escolhido. Como saber se ele atende a tudo o que você previu e planejou?

Primeiramente, leia tudo sobre o software! Procure por todas as referências e explicações junto aos responsáveis, clientes e assim por diante. Depois, confira mais a fundo em que e como cada opção de ferramenta pode auxiliar sua empresa.

Por exemplo, o mural de recados permite que os ruídos na comunicação do negócio sejam visivelmente diminuídos. Os recursos de gestão de pessoas dão mais qualidade ao contato entre gestor e colaborador.

Recursos conferidos e entendidos, avalie se são capazes de suprir aquilo que foi destacado nas três primeiras dicas.

Não deixe os detalhes passarem despercebidos! Exija qualidade e profissionalismo no software de gestão de tarefas que você vai implantar.

6. Trabalhe com sistemas na nuvem

Entre as muitas e modernas opções de software de gestão de tarefas o modelo online é sem dúvida o que está em destaque. E você sabe por que é importante e indicado investir neste tipo de sistema? A resposta é fácil!

Trabalhar no modo online é a moda do momento. Espaços físicos não significam mais nada para o profissional do mercado moderno. Agora é possível trabalhar de casa ou até mesmo viajando.

Para tanto, é claro, a empresa precisa ter investido em softwares acessíveis a partir de qualquer computador, tablete ou celular. O modelo intranet na nuvem é o destaque dentro deste grupo, visto que garante interatividade e qualidade também.

A liberdade a partir dos softwares virtuais é realmente instigante. Gestores podem, através deste tipo de gerenciador, acompanhar e monitorar membros do grupo mesmo de longe. Além de ter mais segurança ao se ausentar das atividades, o responsável consegue se fazer mais presente desta forma.

7. Solicite o feedback dos funcionários

Por fim, não menos importante, é claro, lembre-se de sempre pedir a opinião, o feedback dos colaboradores. Trabalhando diariamente com esses softwares de gestão de tarefas, essas pessoas com certeza têm muito o que acrescentar.

Procure olhar com os olhos dos funcionários para o sistema e responda para si mesmo: O programa está facilitando o dia a dia de trabalho ou tornando-o ainda mais complicado. Conforme a resposta defina sua estratégia.

O importante mesmo é atingir bons resultados, portanto invista algum tempo ouvindo cada colaborador e considere tudo. Sempre que considerar possível e cabível, solicite os aperfeiçoamentos do sistema para ao fornecedor da plataforma.

Toda a personalização do software deve servir para melhorar o trabalho e também otimizá-lo.

Software gerenciador de tarefas

Como você pode ver nessas 7 dicas sobre como escolher um gerenciador de tarefas, encontrar o programa perfeito não é difícil. O que realmente importa é que o gestor saiba exatamente quais são as necessidades do negócio antes de simplesmente contratar.

Esta avaliação é determinante e por isso deve ser feita com extrema atenção. Você já sabe quais são as necessidades da sua empresa? Sabe em que o gerenciador de tarefas tem sido mais requisitado e como ele pode melhorar o dia a dia de trabalho?

Se você ainda não tem todas essas respostas aproveite para pensar na oportunidade que é implantar um software de gestão de tarefas. Comece a projetar o quanto essa modernização pode e vai ser importante para o aperfeiçoamento profissional da empresa e da equipe.

E se já conhece a importância de te um organizar de tarefas no cotidiano do negócio, que tal experimentar a Intranett gratuitamente? Faça seu cadastro agora mesmo e prove o quanto um programa eficiente impacta nos negócios.

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