Todos os dias você com certeza enfrenta vários problemas: a conexão da internet que cai e demora a voltar, o motorista do Uber que cancela a corrida do nada, a maquininha de cartão dá problema no sinal bem na hora de pagar o seu almoço… Uma lista extensa poderia ser feita aqui, mas um item que não deveria estar nela é ter problemas com a gestão de projetos.
Nos dias de hoje, sofrer com a entrega de tarefas, com a gestão da equipe e com o respeito aos prazos é quase um crime (que muitas empresas cometem, inclusive). “Mas, nossa, por que tanto terrorismo?”. Pelo simples fato de que há uma série de tecnologias a nosso favor e que auxiliam facilmente na solução dos problemas de gestão de projetos. Vai ficar perdendo tempo?
Neste post, separamos algumas dicas sobre como driblar esses desafios e como a tecnologia pode ajudar nessa missão. Ficou interessado? Continue a leitura!
Tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser útil não apenas para postar aquela foto maravilhosa tirada com a câmera do seu smartphone de última geração ou para receber comida quentinha sem sair de casa pelos aplicativos de delivery.
Atualmente, existe uma série de tecnologias que podem te ajudar na sua gestão de projetos. As ferramentas são as principais: de apps a plataformas, você consegue gerir com mais eficiência suas tarefas, se comunicar melhor com a sua equipe ou administrar melhor o seu tempo de trabalho (entre muitas outras atividades). Na era dos softwares e aplicativos, há sempre uma pessoa trabalhando para resolver algum problema do dia a dia.
Quando falamos em gestão de projetos, a tecnologia é faz toda a diferença; ela é capaz de auxiliar em muitos fatores que influenciam diretamente nos lucros de uma empresa. Alguns exemplos determinantes desse sucesso são:
- Visão global do projeto (do planejamento à entrega);
- Mensuração do tempo gasto em cada tarefa;
- Previsão de entrega de projetos;
- Comunicação entre os membros da equipe.
Já dizia o consultor norte-americano William Deming…
“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”
— William Deming
Como driblar os problemas de gestão de projetos?
Algumas dicas podem auxiliar CEOs, gestores e diretores a driblar os problemas de gestão de projetos. A tecnologia é uma aliada e tanto, mas para que você seja mais certeiro nas suas escolhas e em seu uso no dia a dia é preciso focar em algumas ações. Confira-as abaixo!
Saiba quais são os seus gargalos
Antes de decidir aproximar a tecnologia da sua gestão de projetos, primeiro é preciso reconhecer quais são (ou onde estão) os gargalos da sua empresa. Senão, você corre o risco de fazer escolhas que não atendam às suas necessidades (por ter soluções demais ou de menos).
Nesse momento, o procedimento é simples: papel e caneta. Anote os principais gargalos que você sente com relação à gestão de tempo, de tarefas e de equipe. É interessante realizar esse levantamento durante um período (uma semana é o tempo ideal) pois é no dia a dia que você tem mais contato com esses problemas. Se for possível, mobilize a sua equipe nessa missão também; não há ninguém mais capacitado para isso do que quem põe a mão na massa!
Depois que estiver com a lista pronta, você pode elencar cada um dos problemas na ordem daqueles que mais bloqueiam os processos para aqueles que interferem menos. Fazendo isso, você consegue observar com clareza quais pontos são mais críticos. Assim, fica fácil procurar por uma tecnologia que vá de encontro a isso.
Escolha um bom software de gestão que atenda às suas necessidades
Os softwares de gestão são uma das maravilhas que a tecnologia pode oferecer à gestão de projetos de empresas dos mais diversos portes. Com eles, você organiza tudo o que precisa saber sobre cada uma das etapas envolvidas em um projeto e acompanha o seu desenvolvimento do começo ao fim.
Com a lista de gargalos que indicamos acima, você pode pesquisar por opções de softwares de gestão que atendam às suas maiores necessidades. Atualmente, há muitas opções disponíveis no mercado; no entanto, é preciso saber escolher o melhor para o seu cenário. Caso a escolha não seja feita com atenção, você perde a eficiência que a tecnologia pode te oferecer.
Como escolher o melhor?
Um dos passos mais importantes para escolher um bom software de gestão de projetos é saber quais são as suas necessidades, conforme já abordamos acima. Mas há outras observações que também influenciam na escolha, como:
- Certifique-se de que o software foi desenvolvido para negócios como o seu;
- Pesquise e liste todas as opções disponíveis;
- Verifique o suporte oferecido pela empresa;
- Entre outras.
Estude sobre métodos de gestão
Você já ouviu falar sobre métodos de gestão de projetos e de tempo? Se não, saiba que eles são muito importantes! São técnicas desenvolvidas em um conjunto que busca melhorar a gestão de tempo e de projetos. Há dois que são bastante famosos: o Kanban e o Scrum.
O Kanban é uma técnica bastante visual, pois trabalha bastante com cores como ferramenta de distinção. Seu objetivoé garantir mais agilidade na execução de tarefas. Com ela, a ideia é dividir tarefas em cartões; tais cards são distribuídos em colunas (de acordo com a etapa de execução), ficando dispostos em quadros.
Já o Scrum tem como diferencial sua divisão em ciclos de tarefas a serem executadas em determinado período. Cada ciclo possui algumas etapas, sendo as reuniões diárias e semanais sua principal vantagem.
Conhecer diferentes métodos é interessante pois é comum que softwares de gestão sejam baseados em determinados modelos. Assim, isso te ajuda a escolher aquele que mais se adequa ao que você precisa!
Priorize uma boa comunicação interna
A comunicação interna de uma empresa muitas vezes é negligenciada. Isso porque muitos acham que ela é apenas um mero detalhe sem impacto sobre nenhum resultado importante. Mas a verdade é que isso só dificulta as empresas de terem uma gestão de projetos que funcione bem.
Considerando que os projetos normalmente são executados por equipes (isto é, grupos de pessoas), garantir que todos os membros se comuniquem e que as equipes tenham contato entre si é extremamente importante. Isso porque as tarefas que compõem os projetos são, normalmente, interligadas e dependentes umas das outras.
Se no seu dia a dia é comum você encontrar situações nas quais uma tarefa está parada entre um responsável e outro ou, então, que ninguém sabe com quem está a tarefa x, esses são alguns sinais de que investir em comunicação interna é necessário!
Agora que você já sabe algumas dicas para driblar os problemas da gestão de projetos, que tal saber como escolher um bom software de gestão? Confira nosso post!