Sendo considerada como o meio mais eficiente para se obter resultados, a gestão de tempo em projetos é uma gigantesca oportunidade empresarial.
Extremamente importante em diferentes tipos de negócios, aplicá-la significa dar vida ao planejamento estratégico. E isso a partir da redução de custos e oferecendo sempre muita qualidade para o projeto e para o cliente.
Veja neste artigo detalhes da gestão de tempo em projetos e saiba como é fundamental atentar-se a ela.
O que é, e por quê?
A gestão de tempo em projetos, também chamada gestão de prazos, é essencial. Mas, isso você já está cansado de saber assim como muitos outros gestores e líderes, não é mesmo?
Entretanto, vale destacar que segundo uma pesquisa realizada pelo IBGE, apesar de tamanha importância, as falhas ainda são muitas.
De um montante de mais de 8 mil projetos avaliados, apenas 16,2% havia completado a gestão de projetos de modo eficiente. Em contrapartida, 31,1% dos entrevistados responderam que falhas motivaram algum atraso, enquanto 52,7% ainda tentava se recuperar de erros maiores.
Como se vê, mesmo a gestão de tempo em projetos sendo um dos pilares da empresa, poucos obtém sucesso através dela. Em meio a este mercado extremamente competitivo, ser um desses poucos é a oportunidade que faltava para a organização crescer.
Quem investir hoje em novas estratégias que utilizem a gestão de tempo em projetos colherá logo bons frutos. A concorrência, que hoje já é globalizada, determina que é essencial investir neste controle a fim de diminuir inúmeros problemas.
Um dos mais graves entre eles é a definição de prazos que não podem ser realmente cumpridos. Mais do que enganar ao cliente, muitas empresas e gestores enganam a si mesmos neste processo que, evidentemente, acaba deixando a desejar.
7 passos para uma boa gestão de tempo em projetos
Faça da gestão de prazos o diferencial do seu negócio, a marca registrada e o motivo de encantamento do cliente. Veja a seguir como implantar tal política!
Conheça os principais passos para garantir uma gestão de tempo em projetos eficaz!
1. Trabalhe sempre com uma metodologia
Primeiramente, você sabe o que é metodologia? Metodologia é um processo que permite controlar tanto recursos quanto pessoas e etapas de um projeto. Sua funcionalidade se deve principalmente ao fato de que, por seu intermédio, muitos erros e falhas são evitados.
Para reproduzir o sucesso, um dos principais objetivos do projeto, é necessário trabalhar com uma boa e bem estruturada metodologia. Lembrando que tal opção deve ser feita de acordo com fatores pessoais do negócio e nunca de modo genérico.
Afinal, o que serviu para determinada empresa, nem sempre servirá como remédio para a sua!
Sendo assim, procure observar fatores como as exigências do seu mercado de atuação e pense na disponibilidade de recursos humanos. Considere ainda a cultura organizacional da sua empresa e planeje as mudanças necessárias para adequá-la em prol de uma gestão de prazos.
Estabeleça a metodologia da gestão de tempo em projetos de modo eficiente e bastante direto!
2. Invista em comunicação e defina um software
A comunicação interna é uma das principais responsáveis pelo sucesso e pelo fracasso de uma empresa. Na ausência de canais oficiais, o que não faltam são fofocas no trabalho, ruídos e demais falhas que prejudicam todo o andamento de um cronograma.
Vale ressaltar: A equipe deve falar sempre a mesma língua, mantendo sua linha de raciocínio bastante próxima e alinhada para dar certo.
Portanto, se você quer uma gestão de tempo em projetos correta, corte toda e qualquer “rádio-peão” da empresa já! Invista e disponha de canais oficiais como, por exemplo, sistemas e softwares.
Uma das dicas fundamentais aliás, é justamente essa. Definir um software para que a empresa utilize ao longo de seu dia a dia é uma grande oportunidade de profissionalização. Além de modernizar o negócio como um todo, esses sistemas são altamente competentes e repletos de recursos que agilizam a rotina.
Uma dessas ferramentas é a de gestão de projetos que permite o desenvolvimento do cronograma, a integração com a equipe entre outras ações. Tudo isso em um só software, como um modelo intranet, por exemplo.
3. Faça o detalhamento do projeto e defina seu escopo
O escopo do projeto é o pontapé inicial para transformar o objetivo em realidade. Seja qual for o projeto, é possível que ele passe por tais determinações a fim de ter sua qualidade melhorada. Sendo outra importante vertente justamente a do controle do tempo neste preâmbulo.
Para iniciar é fundamental saber o que é essencial no projeto. O que você considera como essencial quando ele for finalizado? Você já lhe perguntou isso?
Um exemplo muito prático de ser entendido é o processo de contratação. Quando a empresa precisa de mais mão de obra, requer ao RH que ele inicie os processos de contratação. Porém, você sabe que o profissional deste setor não pode simplesmente contratar qualquer um. É necessário saber o que se espera deste novo contratado, por exemplo.
Além disso, é crucial que sejam delimitadas as etapas que levarão até a contratação. A primeira delas geralmente é uma entrevista em grupo, porém tais fases podem variar conforme a empresa e o cargo.
Pronto! Escopo definido! Agora é hora de passar a uma nova etapa. Registre agora cada fase, cada processo pelo qual os candidatos passarão até finalizar a seleção.
4. Conheça bem cada membro da equipe de trabalho e os demais envolvidos
Dificilmente uma gestão de tempo em projetos será empregada a contextos em que apenas um profissional é responsável por resolver tudo. Desta forma, o líder deve conhecer cada um a fim de que todo o trabalho seja otimizado.
E, quanto mais o gestor conhecer as qualidades e competências de cada um, melhor o seu desempenho. Trabalhando mais próximos de suas afinidades, os profissionais com certeza renderão mais garantindo melhores resultados também.
Vale lembrar ainda que neste passo é importante considerar pessoas que, mesmo não participando ativamente do processo, fazem parte dele. É o caso de stakeholders, diretores e até mesmo os próprios clientes.
5. Defina o cronograma junto aos demais profissionais
Enfim, esse é um passo totalmente prático da gestão de tempo em projetos: A definição do tempo atribuído a cada etapa do trabalho!
Para não incorrer em erros que, posteriormente atrapalharão a entrega do projeto no prazo, é importante chamar todos os profissionais. A partir de uma mesa redonda, ou quem sabe uma reunião por Skype, todos podem acordar sobre os prazos. Considerando-se a opinião e sugestão de cada profissional envolvido na concretização das tarefas.
Quando o gestor decide fazer tudo sozinho, e sem ter tamanha competência, é comum que os atrasos apareceram logo. Afinal, ninguém melhor do que o próprio responsável da etapa para falar em quanto tempo será possível concluí-la, certo?
Quanto mais envolvimento nesta fase, maiores também os acertos. Por isso, é indispensável que seja dada a correta abertura para tais determinações.
De nada adianta colocar no escopo do projeto que o fim será em 1 mês se, no mínimo, são necessários 2. Não queira enganar nem a si nem tão pouco ao outro maquiando datas.
6. Mantenha sempre o monitoramento de riscos
Outro passo essencial dentro da gestão de prazos é o alerta constante. Por mais que tudo esteja se encaminhando bem, é sempre bom estar atento. Assim seja pró-ativo e fique de olhos abertos!
Não deixe o acaso assolar o andamento das suas atividades. Antes que ele apareça, mesmo que timidamente, tenha planos de ação para contra-atacar. Pense em tudo aquilo que pode abalar de alguma forma no seu projeto e anteveja como reagir para minimizar prejuízos.
Por exemplo, em um projeto de construção, pensar no mau tempo, em dias bastante chuvosos, é o pontapé inicial. Para um gestor de Recursos Humanos, determinar o risco de falta de funcionários, é outro caso bastante comum.
Cada setor e projeto terão seus próprios riscos e cabe ao gestor elencá-los a fim de precaver a empresa de interrupções e atrasos.
Ainda neste passo, por fim, é importante destacar a importância de usar métricas para avaliar se tudo está indo bem. Mais do que estar dentro do prazo, também é importante ter qualidade e cumprir com o que foi anunciado.
7. Estabeleça o início e o fim do projeto
O último e não menos importante passo é ter um estabelecimento concreto de quando o projeto terá início e fim. Em posse de todo o cronograma, e determinada cada etapa, é possível fazer essa definição.
Mesmo que a data nem sempre seja precisa, traçar esses limites colabora com um planejamento muito mais eficaz.
Ao olhar o calendário cada profissional envolvido terá plena consciência de que precisa acompanhar as datas estipuladas. Isso é uma forma de incentivo e também de fiscalização. Por isso é importante que o gestor sempre esteja atento a cada fase.
Quando for necessário, reavalie datas, mas procure sempre manter o término inicialmente previsto para surpreender ao cliente.
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