O gerenciamento de tarefas é mais do que uma simples necessidade dentro da rotina de uma empresa. É, na verdade, um recurso indispensável para garantir a alta produtividade sem perder a qualidade. Gestores que desejam melhorar o andamento das atividades dentro do negócio devem apostar nessa ferramenta a fim de melhores resultados.
Mas, por que investir em gestão? O que significa gestão, afinal de contas? A gestão, tanto de tarefas quanto de pessoas ou recursos, refere-se ao ato ou efeito de gerir, de administrar.
Nesse contexto, planejar, organizar e aplicar corretamente as estratégias de gerenciamento de tarefas é a saída. Manter um elevado ritmo de crescimento sem a perda de prazos, por exemplo, é um desejo comum a muitos gestores e administradores, certo?
Veja neste artigo tudo sobre a gestão de tarefas e descubra para que ela serve, quais suas principais vantagens e benefícios. Confira ainda os 10 passos para aplicar essa metodologia em sua empresa a partir de hoje.
Para que serve o gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas é um importante recurso que tem por objetivo melhorar o dia a dia. Serve tanto para os profissionais quanto para as empresas que precisam padronizar suas realizações, a fim de cumprir todas as suas atividades.
Podendo ser usado para diferentes finalidades, este tipo de gerenciador ganhou espaço dentro do contexto empresarial. Ele serve como fator determinante para o sucesso do dia a dia do desenvolvimento das tarefas, daí sua real importância.
Além de organizá-las, a correta gestão de tarefas busca priorizar a produtividade a partir de economias e otimizações diversas. Essas serão posteriormente tratadas neste artigo.
Para um gestor, essa gestão é de fundamental importância para definir o ritmo do andamento das atividades de toda a equipe. Para ele serve, inclusive, como ferramenta de monitoramento, permitindo, por exemplo, que se mantenha presente e atento mesmo em suas viagens corporativas.
As vantagens de uma eficaz gestão de tarefas
São muitas as vantagens em implantar uma boa e eficiente gestão de tarefas dentro da empresa. Entretanto destacam-se aqui as três maiores entre todas elas, a fim de demonstrar sua importância e aplicabilidade.
Você sabe por que sua empresa precisa de um bom gerenciamento de tarefas? Veja a seguir:
Aumenta a produtividade da empresa
O gerenciamento de tarefas é um dos recursos e metodologias mais buscados na hora de melhorar a produtividade de uma organização. A partir dele é possível visualizar onde estão os erros nos processos internos, além de destacar partes passíveis de melhorias também.
Observando todo o passo a passo da execução das tarefas e atividades da empresa torna-se muito mais fácil encontrar erros. Desatar possíveis nós e confusões que estejam colaborando com a perda do ritmo da produtividade.
Diminui os desperdícios
Essa gestão permite uma alta produtividade e definição mais exata do que deve ser feito para a conclusão de cada tarefa. Evidentemente evitam-se também os desperdícios, sejam estes relacionados a recursos financeiros ou até mesmo emprego de capital humano.
Vale lembrar que um gestor deve manter-se continuamente aberto a retenção de custos e gastos. Qualquer diminuição na planilha “a pagar” do negócio acaba por propiciar a abertura de novas oportunidades de investimento e aperfeiçoamento também.
Otimiza o tempo
Uma eficaz gestão de tarefas colabora diretamente com a otimização do tempo que é gasto em cada trabalho. Estrategicamente pensado, a partir dele é possível evitar atrasos com o gerenciamento de projetos, garantindo assim a qualidade e a confiança do produto final que é comercializado pela empresa, independente de seu ramo ou porte.
Quando se tem um escopo, ou seja, um desenho predeterminando quem faz o que e quando, administra-se melhor o tempo. O gasto previsto e direcionado para cada execução não permite atrasos nos processos ou sobrecarrega um só setor ou profissional em determinada ocasião.
10 passos e dicas para melhorar a produtividade através da gestão de tarefas
Quer investir no gerenciamento de tarefas dentro do seu negócio garantindo-lhe assim mais produtividade e menos desperdícios? Confira o passo a passo a seguir e comece já a mudança!
1. Identifique e liste todas as tarefas
Quais são as tarefas realizadas cotidianamente por sua equipe dentro da empresa? Desde o momento em que os colaboradores chegam até o instante em que as portas são fechadas, quais são as atividades de responsabilidade do negócio?
Identificar cada tarefa, por mais simples que seja, e listá-las em conjunto possibilitará uma visão muito mais sistêmica da rotina da companhia. Por isso, esse deve ser essencialmente o primeiro passo para implantar um bom sistema de gerenciamento de tarefas.
2. Determine a importância de cada atividade
Entre as tarefas listadas você pode ter destacado “Produzir relatórios” e “Atender clientes”, certo? É claro que ambas são de gigantesca importância para o andamento do negócio como um todo.
Entretanto, pense por um instante: É evidente que a tarefa de atendimento ao cliente tem um impacto, uma importância muito maior do que a outra. Afinal o cliente deve receber um atendimento excepcional, certo? Pense, portanto, nessas diferenciações.
3. Defina metas e objetivos
Para fazer um gerenciamento de tarefas eficiente é imprescindível, logo no início, traçar cada meta e objetivo. Assim alinham-se todas as programações para tal cumprimento.
Essas definições podem ser tanto de cunho financeiro quanto qualitativo, ou seja, considerando e avaliando diferentes fatores. Todo o planejamento de tarefas deve, portanto, ser focado para a conquista das metas e dos objetivos elencados pela empresa.
4. Compartilhe os desafios e estratégias com a equipe
Metas e objetivos definidos, agora é hora de desenvolver e compartilhar os desafios e estratégias. Vale lembrar que estes serão utilizados pela equipe para cumprimento do que foi preestabelecido.
Nesta etapa é fundamental disseminar cada ideia com os demais membros do grupo. Afinal, o trabalho será guiado, gerido e realizado por várias pessoas dependendo das circunstâncias e das tarefas. Aproveite ainda para discutir o projeto e esteja aberto para melhorias e sugestões!
5. Aponte o prazo de cumprimento para cada tarefa
A construção do cronograma das tarefas é outro momento crucial para que a gestão ocorra de forma plena. Saber quando cada atividade deve ser realizada determinará o andamento, o ritmo dos processos de trabalho.
Para que tudo flua de acordo é necessário que diferentes áreas e profissionais mantenham-se programados a trabalhar de modo simultâneo. Desta forma, otimiza-se o tempo de trabalho reduzindo-o sempre que possível. Assim evitam-se, também, atrasos e imprevistos que poderiam vir a prejudicar o nome da empresa.
6. Saiba delegar tarefas para outros membros da equipe
Através da gestão é possível praticar a delegação de tarefas. Confiar a cada colaborador a responsabilidade por uma parte do projeto ou da rotina básica para o funcionamento da empresa é muito importante.
Delegar tarefas, contudo, requer planejamento, organização e conhecimento da equipe. Além disso, é imprescindível que o gestor confie na outra pessoa para lhe entregar certos afazeres. Vale ressaltar que a centralização de tarefas é altamente prejudicial para o andamento dos processos internos, por isso delegue!
7. Acompanhe cada processo
Ao gestor cabe o papel de estar sempre de olhos abertos, acompanhando cada processo e tarefa desenvolvida, tanto de perto quanto de longe. O gerenciamento de tarefas deve possibilitar que os líderes e gestores tenham mais tempo livre para desenvolver estratégias, libertando-os do total controle das atividades.
Ainda assim, como diria um velho ditado ”são os olhos do dono que engordam os bois”. Desta forma, é importante que o gestor esteja sempre atento ao andamento das tarefas, monitorando-as e, sempre que possível, as aperfeiçoando também.
8. Escolha e indique boas ferramentas para trabalho
Uma dica importante para quem quer começar a trabalhar com programas de gestão de tarefas é: escolha e indique corretamente boas ferramentas e recursos para trabalhar este andamento.
Orientar, e até mesmo treinar a equipe para estar apta a desenvolver seu próprio gerenciamento de tarefas. Essa atitude permitirá que o grupo, como um todo, se sobressaia.
9. Tenha um software focado na gestão de tarefas
Vale destacar que atualmente uma das maiores oportunidades é a correta escolha de um software capaz de organizar tudo em um só lugar. O modelo intranet, por exemplo, tem se destacado graças a suas inúmeras vantagens. As praticidades que possibilitam a toda a equipe manter um alto ritmo de trabalho merece total atenção também.
Entre os benefícios de escolher um software para o cotidiano do negócio estão:
- A facilidade de administrar e distribuir tarefas;
- Disponibilizar um mural de recados em que todos os membros da equipe tenham acesso.
- Além disso, existem outros tipos de armazenamento de arquivos e gestão.
10. Use o feedback para melhorar o gerenciamento
Por fim, o último passo é estar sempre aberto ao feedback de todos, afinal desta forma é possível aprimorar todos os processos e serviços. Ouvir a equipe a fim de entender como cada um está compreendendo o processo de gestão de tarefas é importante para alinhar o grupo.
Solicite frequentemente a opinião de sua equipe e faça todos os reajustes necessários no gerenciamento de tarefas. Siga o que lhe foi repassado e conforme a viabilidade, é claro.
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