Sempre que a empresa pretende executar algum projeto surgem muitos desafios. É preciso encontrar um bom líder para o trabalho, alguém experiente e com grandes habilidades de comunicação. Essa busca geralmente chega ao fim ao contratar um gestor de projetos!
O cargo que tem se popularizado e ganhou muita força nos últimos anos, tem grandes vantagens para qualquer negócio. Mas poucas pessoas compreendem o potencial estratégico desta função nas empresas.
Por isso, veja neste post qual a função de um gerente de projetos e os principais motivos para contratá-lo. Conheça, de uma vez por todas, porque esse profissional é tão indispensável para sua empresa. Confira!
O que faz um gestor de projetos?
Uma profissão que ficou muito comum nos últimos anos, mas causa muitas dúvidas para gerentes e donos de empresas.
Afinal, qual seria a real função de um gestor de projetos? Qual deve ser a sua formação acadêmica?
Apesar da extensa procura por esses profissionais, esse é um cargo ainda recente na maioria dos negócios. A demanda por gerentes de projetos surgiu, principalmente, pela mudança no caráter empresarial.
Atualmente, a maioria das organizações desenvolve projetos próprios que não estão diretamente ligados com sua atividade principal. Por causa disso, precisam acrescentar um novo especialista na folha de pagamento: o gerente de projetos.
É o caso de uma fábrica de autopeças que precisa criar ou escolher um sistema online para registrar as interações com seus colaboradores e acompanhar o processo de fabricação, por exemplo. Dificilmente ela terá um profissional experiente nesse quesito em seu quadro de funcionários.
Sendo assim, a fábrica de nosso exemplo poderia contar com a ajuda de um gestor de projetos especializado. A formação desse profissional seria baseada em tecnologias, como softwares gerenciais.
Com base nisso, podemos concluir que a responsabilidade de um gerente de projetos é garantir a execução das atividades que lhe foram impostas. Contudo, ele não precisa necessariamente atuar de forma técnica ou operacional.
Entre as aptidões do responsável pelo projeto, estão:
- Acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos;
- Delegar funções adequadamente;
- Cumprir prazos;
- Aproveitar os recursos da melhor forma possível, etc.
O ponto fundamental é que a formação acadêmica vai depender da finalidade do projeto.
Em nosso exemplo falamos de um gerente com habilidades em tecnologias. Mas para um trabalho de recrutamento e seleção, por exemplo, o ideal seria contar com um profissional formado em gestão de pessoas. E assim por diante.
O gerente de projetos, portanto, é o profissional responsável pelo sucesso do projeto. E deve usar de todas as suas habilidades e conhecimentos para tonar isso possível.
5 motivos para contratar um gerente de projetos
Agora você já compreendeu qual a função de um gestor de projetos dentro da sua empresa. No entanto, quais seriam as vantagens de contar com esse talento em seu quadro de colaboradores?
Veja alguns motivos para pensar na contratação de um gerente de projetos o quanto antes:
1. Controle do projeto
O controle de um projeto, independente da finalidade, abrange diferentes áreas. O profissional responsável por essa gestão deve cuidar do planejamento e garantir que tudo está sendo feito como deveria.
Cabe a ele aplicar bem os recursos financeiros oferecidos ao projeto, delegar as funções adequadamente e acompanhar todo o processo. Também é sua responsabilidade inteirar todos os envolvidos do andamento dos trabalhos.
Em empresas que realizam projetos para terceiros, o gestor também precisa se comunicar com os clientes finais. Tudo precisa estar alinhado para que os objetivos com essa iniciativa sejam alcançados e nada fique para trás.
O gerente de projetos experiente também é capaz de encontrar novas abordagens e técnicas para as operações. Fatores que podem acelerar a execução do que foi planejado e trazer resultados de forma muito mais rápida.
Por isso, um gestor de projetos precisa ter organização, jogo de cintura e um perfil analítico. Assim ele consegue estruturar o trabalho da melhor forma possível e medir o desempenho de cada uma das atividades.
Portanto, sempre que precisar otimizar a gestão de projetos e aplicar recursos de forma inteligente, é recomendado contratar esse profissional. Ele, entre outras coisas, garante que os desejos da empresa serão conquistados com a empreitada.
2. Gestão de recursos
Para cada iniciativa é necessário aplicar recursos diversos, capazes de transformar o desenho em realidade. Mas para que a empresa não gaste mais do que deve, o gestor de projetos precisa manter um controle rígido.
Em alguns casos, ainda, esse profissional precisa fazer um verdadeiro milagre com o orçamento e a equipe disponibilizada. Não raramente, o dinheiro não é suficiente para atender as demandas e o prazo não condiz com a realidade.
A única forma de evitar esses problemas logo no início do projeto é contar com o auxílio do gerente de projetos. Por ter experiência no controle de atividades como essa, fica mais fácil definir os valores a serem gastos e o tamanho da equipe necessária, por exemplo.
Contudo, a presença do gestor de projetos não se limita a execução das atividades e ao monitoramento. Quando a empresa decide implantar uma nova tecnologia na empresa, por exemplo, é importante consultar o gerente na etapa de planejamento.
Ao adicionar essa nova abordagem, o negócio garante que todos os aspectos foram observados no plano. Além disso, tem uma visão mais certeira das pessoas, dinheiro e recursos diversos que serão usados no projeto.
Em linhas gerais, isso ajuda a disponibilizar a quantidade correta de recursos e usá-los da melhor maneira possível. Pontos que evitam desperdícios, deficiências na execução da iniciativa e garantem o andamento do trabalho.
3. Conhecimentos específicos
Como já foi dito acima, a formação acadêmica de um gerente de projetos pode ser em diferentes áreas. Tudo vai depender da demanda do negócio e do projeto que será executado.
Esse é mais um motivo para contratar um profissional experiente. Afinal, você pode inserir uma nova área de conhecimento dentro do negócio e assim otimizar as chances de sucesso com a empreitada.
Para projetos de clientes, no entanto, isso também é benéfico. Uma agência de marketing pode contar com um gestor de projetos para acompanhar as campanhas de seus clientes. Ela pode ainda diversificar as habilidades de seus gerentes, andando por áreas como: marketing, desenvolvimento web, publicidade, anúncios online, etc.
Assim, cada um dos profissionais cuidará de projetos pertinentes a sua formação. Ao mesmo tempo, será possível atender um número maior de clientes e potencializar ainda mais as habilidades de cada gestor.
Logo, aproveite a entrada de um gerente de projetos para conseguir uma visão externa do negócio. Profissionais que atuam nessa área são muito criativos e agentes de mudanças. Essas habilidades podem ser aproveitadas para dar aquele empurrãozinho que você precisa em determinada iniciativa.
4. Acompanhamento contínuo
Alguns projetos precisam de monitoramento constante e duram por muito tempo. Nessas horas, não é possível improvisar o controle da iniciativa ou deixá-la a sorte.
É preciso garantir que o projeto está caminhando e atendendo as expectativas. Caso contrário, os recursos serão desperdiçados e ocorrerão atrasos na entrega. Logo, a empresa deve nomear um profissional responsável por esse acompanhamento.
Além de reforçar os pontos de vista do negócio junto aos participantes do projeto, o gestor também promoverá feedbacks constantes. Esses retornos serão usados pela diretoria como base para o monitoramento da iniciativa.
Caso surja qualquer imprevisto pelo caminho, o gestor de projetos também deve informar a empresa imediatamente. Essa rapidez na comunicação ajuda a encontrar saídas mais rápidas e evitar que um problema se torne uma bola de neve incontrolável.
Conforme o projeto vai avançando, também é comum mudar as necessidades iniciais. Ou seja, alguns recursos podem ser mais necessários que outros, a verba precisa ser aumentada e assim por diante. Ao ter um gerente de projetos ativo e de olho na iniciativa, você evita parar os trabalhos por imprevistos ou falta de recursos.
5. Resolução de crises e problemas
Executar o trabalho do começo ao fim sem nenhum imprevisto é o sonho de todo mundo. Infelizmente, isso raramente acontece, principalmente se o planejamento não for adequado.
Se você não pode evitar as crises e problemas, então o que fazer?
Bom, você precisa aprender a lidar com elas ou encontrar alguém que faça isso. Uma das melhores habilidades de um gestor de projetos é justamente essa. O profissional consegue lidar com situações de pressão e coisas ignoradas no primeiro momento.
Além disso, ao ter um gerente de projetos em sua equipe muitos dos desafios serão previstos com antecedência. Isso mesmo, o gestor é capaz de antever as dificuldades e criar planos para lidar com elas antecipadamente.
Esse posicionamento ajuda a cumprir os prazos e metas de seu projeto, bem como, evita que ele seja comprometido de qualquer forma. Logo, é um excelente motivo para contratar um especialista na gestão de projetos, sem sobra de dúvidas.
O gestor de projetos auxilia a transformar o que foi planejado em realidade e ele deve ser a pessoa adequada para fazer isso da melhor forma possível. Além de estar preocupado com o cumprimento de prazos e a utilização inteligente de recursos, esse profissional tem muitas habilidades úteis.
Por isso, é um excelente talento para inserir em sua equipe, principalmente se precisa executar projetos com frequência. Então, comece a fazer suas pesquisas para encontrar o profissional mais capacitado e recomendado para a demanda de seu negócio.
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