A elaboração e o envio do comunicado interno para funcionários faz parte do dia a dia profissional de diferentes pessoas. Seja você gestor de um pequeno ou grande negócio, ou ainda responsável por um departamento, é indispensável obter dicas sobre este assunto!
O processo comunicativo dentro do ambiente de trabalho é de essencial importância para que os projetos caminhem. Quando existem falhas ou falta de eficiência nos canais utilizados evidenciam-se prejuízos de várias espécies para a organização.
Valorizar a transmissão de mensagens, seja ela de que porte for, é o pontapé inicial para se ver livre de erros! E é justamente aqui que entra a importância em saber usar o comunicado interno como uma ferramenta, um recurso, profissional.
Neste artigo, mais do que entender para que serve o comunicado interno para funcionários você ainda encontrará um comparativo. Para encerrar, ainda veja dicas sobre como estruturar corretamente um comunicado!
Para que serve o comunicado interno para funcionários?
Quer saber como melhorar a comunicação na sua empresa hoje mesmo? Invista em comunicados internos eficientes e didáticos para que os funcionários se tornem mais participativos e fiquem envolvidos com o negócio!
O principal objetivo e função de um comunicado, como o próprio nome esclarece, é comunicar.
Neste contexto, um comunicado interno serve como ferramenta comunicativa para ditar o que fazer e como fazer dentro de uma empresa. É ainda uma excelente alternativa para minimizar as ocorrências de fofocas garantindo-se melhores resultados!
Online ou impresso: Qual o melhor canal para veicular um comunicado interno para funcionários?
Em meio a tantas tecnologias lançadas a cada instante, a virtualização de muitos processos empresariais tem-se tornado cada vez mais comum. Neste cenário, a escolha por emitir comunicados online é uma oportunidade para quem deseja profissionalizar o negócio. Oportunidade esta que merece ser agarrada, a fim de melhorar os resultados!
Se antes a eficiência podia ser sentida em materiais impressos, hoje se observa que a interatividade no modo online é muito maior. Repleto de vantagens, este uso ajuda a melhorar a comunicação interna além de trazer mais objetividade e compromisso também.
As principais vantagens do comunicado interno virtual
Aproveite para ver as três das principais vantagens em investir no comunicado interno virtual.
1. É possível mandar mensagens tanto individuais quanto gerais
Uma das grandes vantagens de se trabalhar com comunicados internos virtuais é a possibilidade de atingir a massa ou um só funcionário. Enquanto meios impressos como, por exemplo, jornaizinhos podem ser vistos e lidos por quaisquer colaboradores, no meio virtual é diferente.
Através dos comunicados online, o controle de quem irá receber cada mensagem e comunicado é muito mais prático e permite uma segmentação. Havendo a necessidade, entretanto, de emitir uma nota geral, ou seja, para absolutamente todos os funcionários, também é possível.
Cada gestor pode trabalhar a ferramenta da forma mais cabível e o canal pode ser considerado como único e oficial graças à praticidade.
2. O acesso é flexível a partir de diversos dispositivos
Outro ponto positivo de vincular comunicados internos a partir de sistemas virtuais é que é possível acessá-los de qualquer ponto com conexão a internet. Desta forma, colaboradores que trabalham externamente, viajando, que são Home-office ou que atuam em franquias tem o mesmo conteúdo simultaneamente.
Podendo até mesmo ser acessado a partir de celulares e tablets, esses comunicados via ambiente virtual são muito mais visíveis. Hoje em dia dificilmente um funcionário não possui uma conexão fora do ambiente de trabalho que possa ser usada em casos de necessidade.
Desta forma, é completamente possível enviar e acompanhar os comunicados a qualquer dia e qualquer hora.
3. A troca de informações acontece em tempo real
Por fim, outra grande vantagem de usar o modo online no envio de comunicados internos é a possibilidade de interação. Como tudo hoje em dia, o contexto virtual é simultâneo, rápido e ágil permitindo uma maior troca de informações. Tudo em tempo real!
Esse tipo de recurso é extremamente útil. Na hora de marcar uma reunião ou tirar dúvidas sobre o que está sendo dito, essa agilidade representa bons resultados!
É importante ressaltar que o mundo virtual capacita a comunicação interna abrindo-lhe portas!
5 Dicas para fazer um bom comunicado para funcionários
Quer saber o passo a passo de como fazer um excelente comunicado interno para funcionários? Veja essas 5 dicas e não erre na hora de transmitir uma mensagem:
1. Invista no planejamento do comunicado
A primeira dica para ter sucesso na hora de desenvolver um comunicado interno para funcionários é planejar a mensagem. Antes de simplesmente escrever ou enviar, é preciso ter certeza sobre o que se precisa realmente comunicar!
O que você precisa comunicar aos colaboradores? Qual a melhor linguagem a ser utilizada no corpo da mensagem para que todos possam entender perfeitamente o que está sendo dito?
Deve-se considerar que a emissão de bons comunicados reduz potencialmente os ruídos na comunicação do negócio, melhorando assim seus resultados.
Portanto, dedique tempo a este planejamento a fim de que ele tenha o retorno esperado. Neste caso espera-se, entre outras coisas, a compreensão e a participação dos colaboradores frente ao que foi transmitido pela mensagem.
2. Pense em um título atrativo
O título do comunicado é o início da mensagem que vai ser transmitida, sendo assim jamais o menospreze. Além de conter dados importantes como destinatário, identificando a quem o comunicado foi feito, ele também deve ter outros itens.
No cabeçalho do comunicado interno para funcionários deve constar, por exemplo, a data do envio do documento e o assunto abordado. Aproveite este campo para despertar o interesse e a atenção do leitor caprichando na criação que deve ser curta, porém atraente.
Outro ponto que vale destacar nesta dica é a necessidade de ser claro e objetivo sobre o que trata a mensagem. De nada adianta maquiar o assunto ou escondê-lo a fim de atrair mais facilmente a atenção do leitor. Este é um equívoco que reduz os resultados de eficiência deste canal de comunicação.
3. Trabalhe na abertura do documento
Assim como em uma dissertação, daquelas cobradas em vestibulares, por exemplo, o primeiro parágrafo é o mais importante nesta elaboração.
Considerado como a abertura oficial do comunicado interno para funcionário, ele deve ser cuidadosamente trabalhado a fim de transmitir corretamente as informações. Sabe aquele propósito que você elencou no planejamento? É hora de deixá-lo claro para o destinatário!
Seja breve, curto e bastante direto nesta introdução. Esclareça, e jamais deixe dúvidas sobre qual é o principal objetivo do comunicado.
Um exemplo prático: Se o comunicado que está sendo encaminhado tem como foco trabalhar em uma mudança na cultura organizacional do negócio, seja claro! Sem qualquer tipo de rodeio, seja objetivo e fale que o comunicado trata sobre a mudança da cultura da empresa.
Aqui não é necessário entrar em detalhes sobre como tais mudanças acontecerão ou porque. O tratamento destes pontos ficará reservado para as próximas dicas e partes do documento.
4. Explique a informação principal de modo detalhado
O corpo do texto é o momento de realmente fazer acontecer o comunicado! A estrutura pode variar muito conforme o tipo de mensagem e até mesmo o destinatário. O mais importante mesmo é saber utilizar bem o espaço a fim de que a mensagem seja eficientemente transmitida.
Inicie o corpo do texto do seu comunicado retomando o assunto exposto no primeiro parágrafo, porém dê-lhe uma maior profundidade. Explique em detalhes aquilo que é considerado como o objetivo principal do comunicado.
Pensando sobre o exemplo dado anteriormente sobre a mudança na cultura organizacional, nesta parte poderiam ser expostos: Os motivos que evidenciaram a necessidade dessa mudança; a importância de reavaliar a estrutura e a metodologia que será utilizada na prática.
Vale ressaltar que é imprescindível montar uma estrutura de acordo com a necessidade de cada assunto. Não se estenda demais nem reduza exageradamente o número de palavras utilizadas. Garanta que cada tema seja tratado como único, de modo a não faltar nem sobrar informações demais.
5. Saiba como encerrar o comunicado interno para funcionários
Por fim, a última parte do comunicado interno para funcionários deve ser pensada levando-se em conta as considerações finais. Em casos de projetos e estratégias, este espaço pode tratar ainda das próximas etapas que devem ser percorridas. Cada caso é um caso.
Também é na última parte deste documento que o gestor demonstra o quanto é importante a participação de cada colaborador no que foi exposto. Independente do assunto é evidente que o “vestir a camisa da empresa” faz total diferença nos resultados finais.
Retome a ideia principal do comunicado, envolva o funcionário convidando-o a comparecer ou dar sua opinião – isso varia conforme cada assunto – e encerre sempre de modo positivo. Procure ainda motivar a participação e o envolvimento do colaborador neste encerramento!
Por fim, não se esqueça de terminar o comunicado com uma saudação calorosa e amigável.
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