Por que muitos projetos não conseguem terminar dentro do prazo? Se você é responsável por algum departamento ou coordena uma equipe, provavelmente já se fez essa pergunta inúmeras vezes. Inclusive, cabe ao responsável pelo projeto, saber delegar as tarefas corretamente para cada colaborador visando atingir o prazo estabelecido.
Apesar de ser um assunto complexo, basicamente falando, o que pode estar faltando aí é um correto gerenciamento de projetos.
Mas, o que é isso afinal? Gerenciamento de projetos é um processo que considera todos os fatores que envolvem a execução de uma tarefa. O gerenciamento projeta cada uma das etapas da atividade em detalhes e estipula um prazo máximo para a sua conclusão.
Em outras palavras, gerenciamento é, portanto, uma correta aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades. Tudo isso em prol da execução eficiente e eficaz de uma tarefa que, neste contexto, é costumeiramente chamada de projeto.
Essencial dentro do ambiente corporativo, este gerenciamento é comum a todas as áreas. Desde a compra de uma matéria-prima até a sua revenda para o consumidor são muitas as etapas. Todas elas precisam de acompanhamento e mensuração para que tudo dê certo.
Como se vê, a importância em conhecer este conceito mais a fundo é evidente. Afinal, gerenciamento de projetos impacta diretamente nos resultados do setor e do negócio como um todo.
E é justamente por isso que neste artigo você poderá compreender como usar o gerenciamento de projetos. Veja aqui como aplicar este gerenciamento de modo certeiro e mantenha sempre os prazos em dia. E tudo isso com a máxima qualidade e eficiência!
Como funciona o gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos tem como suas principais bases a disciplina e o controle. A gestão do tempo também é muito importante. Entre todas as tarefas se destaca o sucesso ou o fracasso do que está sendo feito.
Ter disciplina para controlar prazos é uma das partes mais difíceis do gerenciamento de projetos. Tudo isso por que precisa de um acompanhamento constante e, esporadicamente, uma revisão para que nada fuja ao que ficou preestabelecido.
E, retomando a primeira pergunta feita neste artigo: “Por que nenhum projeto consegue terminar dentro do prazo?” destaca-se que segundo uma pesquisa do grupo Standish Group International, cerca de 88% dos projetos não são concluídos no prazo determinado.
Vale ressaltar que este atraso chega a ser de até mesmo 222% do tempo inicialmente programado, uma diferença e tanto!
Neste contexto quais são as vantagens e benefícios do gerenciamento de projetos focado em reduzir este tipo de situação? A seguir segue uma lista deles!
Sem imprevistos ou surpresas
A maior vantagem de usar o gerenciamento de projetos é que através dele é possível evitar boa parte dos imprevistos. Além disso, as surpresas desagradáveis do dia a dia empresarial também são reduzidas.
Sua correta aplicação e acompanhamento colaboram com uma maior eficácia na obtenção dos resultados esperados. Um deles, o alcance do prazo que foi previamente estabelecido para o projeto, é o destaque entre os benefícios.
Antecipa inúmeros tipos de problemas
Qualquer eventual problema que venha a surgir é facilmente contornado neste cenário. Isso se deve ao fato de que há o detalhamento das etapas no gerenciamento de projetos.
Desta forma, é mais fácil resolver e prosseguir com as tarefas. Além disso, reduzem-se os prejuízos e são mais raros os casos que influenciam no tempo total do desenvolvimento da atividade.
Melhora o uso dos diferentes capitais
Outra grande vantagem do gerenciamento é a alocação eficiente dos capitais humanos, materiais e financeiros para o desenvolvimento dos projetos.
As etapas descritas nos passos dos projetos permitem uma melhor observação do que precisa ser feito para a sua conclusão. Tratando-se de colaboradores ou, por exemplo, de verbas para concluir a tarefa, tudo é melhor aproveitado.
Prioriza e agiliza decisões
Gerenciar é uma forma eficiente de saber o que priorizar. Este conhecimento é um importante aliado no que diz respeito ao processo de tomada de decisões já que o agiliza.
O conhecimento detalhado de cada etapa do projeto auxilia nas escolhas que estão sendo feitas. Isso é muito importante visto que diminui o tempo de demora entre uma fase e outra.
Possibilita desenvolver diferenciais competitivos
A última grande vantagem a ser elencada sobre o gerenciamento de projetos é a capacidade de ser um diferencial competitivo. Seja para um setor ou até mesmo para a empresa toda, este processo é extremamente benéfico.
A agilidade e a qualidade são os diferenciais comumente construídos ao se trabalhar com o gerenciamento de projetos.
Como fazer o gerenciamento de projetos?
Depois de conhecer vantagens e benefícios da aplicação do gerenciamento de projetos, é importante entender como colocá-lo em prática.
Aqui, ao invés de focar nos 88% dos projetos que costumam atrasar, já citados, observe os 12% restantes. Esses que concluem o cronograma de atividades até a data fixada devem ser modelo e sabe por quê?
Ultrapassar o prazo é muito mais fácil do que concluí-lo eficientemente na data prevista, não é mesmo?
Veja a seguir as etapas do gerenciamento de projetos que colaboram com essa devida conclusão dentro do prazo.
1. Planejamento do cronograma de atividades
Tudo começa no planejamento. Aliás, gerenciar é uma das formas de planejar e deve ser o primeiro passo em qualquer elaboração de projeto.
Nesta etapa inicial são elencadas todas as políticas e procedimentos que nortearão o desenvolvimento do projeto. Além disso, fica estabelecido o cronograma de atividades que demonstrará resumidamente tudo o que se espera alcançar com o cronograma.
2. Definição das atividades a serem executadas
Qual o objetivo do projeto? Por que ele está sendo criado e o que visa conquistar ao seu término? Ter essas respostas é de essencial importância para começar a caminhar por este percurso.
Definir claramente quais atividades devem ser executadas, quando e como também servirá como base para que tudo caminhe bem. E tudo isso no rumo aos 12% dos projetos que são concluídos dentro da data prevista.
3. Sequenciamento dessas atividades
Quais tarefas podem ser feitas concomitantemente, ou seja, ao mesmo tempo? Quais dependem da conclusão de uma etapa anterior para que seja dada a continuidade na execução?
Por exemplo, pense na construção de uma casa. Uma das atividades do cronograma é a pintura, certo? Mas, será que é possível concluir esta fase antes que as paredes estejam devidamente acabadas e rebocadas? Assim, qual o melhor fluxo de trabalho para o seu projeto?
4. Estimativa dos recursos a serem utilizados
O cronograma de gerenciamento de projetos deve ser completo, indicando todos os recursos que serão utilizados para a sua execução. Seja capital humano, material ou financeiro, descrever todas as necessidades é muito importante nesta fase e sabe por quê?
A ausência ou má elaboração dessa etapa de descobrimentos das necessidades em recursos pode atrapalhar todo o andamento da atividade. Afinal, este planejamento é essencial justamente por privar tais falhas.
5. Estimativa do tempo de execução de cada etapa
E é aqui que surge efetivamente o controle do tempo. Quanto cada fase demandará de tempo para ser eficientemente concluída? Considere possíveis contratempos antes desta definição e preze sempre pela qualidade também.
Após esta avaliação cuidadosa de cada etapa do cronograma, é possível estimar o tempo total para o projeto ser concluído.
6. Desenvolvimento do cronograma
Tendo o projeto detalhado no papel, é hora de colocá-lo em prática também. O desenvolvimento deve seguir tudo o que foi preestabelecido, porém sempre com olhos atentos para aperfeiçoamentos e oportunidades de melhorias.
Nesta etapa é importante analisar cada passo dado a fim de potencializar os resultados do projeto, alinhando-o sempre ao cronograma. E, mais: Se aparecerem novas possibilidades pelo meio do caminho vale a pena reestruturar em busca de melhores resultados.
7. Controle contínuo das fases
Controlar as atividades e tarefas que estão sendo desenvolvidas e aplicadas é essencial para atingir os objetivos do projeto. É também uma das formas de controlar como está o andamento das atividades e garantir que os prazos não sejam ultrapassados.
Esse controle deve ser sempre contínuo e deve ainda prezar pelo tempo e pela qualidade.
8. Conclusão e mensuração dos resultados alcançados
Ao concluir uma tarefa, também é fundamental fazer uma avaliação de tudo o que aconteceu ao longo do projeto. Tudo isso visando sempre um aperfeiçoamento ainda melhor em uma próxima aplicação.
Aquilo que deu certo deve ser mantido. Aquilo que deu errado deve ser observado e trabalhado para evitar que seja repetido.
Também na conclusão é importante considerar os resultados que foram alcançados ao término do projeto. Foram aqueles estabelecidos no começo? Poderiam ter sido melhores?
Como se vê, traçar e seguir um correto gerenciamento de projetos é uma tarefa que exige atenção e cuidados. É também uma das melhores formas para quem deseja se ver livre da velha máxima de que todos os projetos atrasam.
Você já sabe como o gerenciamento de projetos pode ajudá-lo ou já aplica em sua empresa? Deixe o seu comentário abaixo e compartilhe suas experiências.