Delegar tarefas faz parte do dia a dia da maior parte dos líderes e gestores. Independente do ramo ou segmento de mercado em que você esteja atuando, saber como aproveitar o capital humano e tecnológico na hora de dividir atividades é de fundamental importância para obter bons resultados.
Apesar de até parecer algo simples, muitas pessoas infelizmente ainda não sabem como delegar tarefas. Tomam para si o controle de absolutamente tudo, seja por acreditarem ser mais capazes de executar a ação ou simplesmente por não saber passar a atividade adiante.
Se este é também um dos problemas recorrentes na sua vida profissional, fique tranquilo. Neste artigo além de explicar o que é e por que delegar, você terá importantes dicas de como sair da teoria e ir para a prática da delegação de tarefas sem perder a eficiência e a qualidade dos serviços. Continue fazendo esta leitura!
O que é delegação de tarefas?
Segundo o dicionário, delegar nada mais é do que a ação de transmitir, de conferir a alguém um tipo de poder ou oportunidade de representação. Já no contexto empresarial, delegar tarefas significa propiciar um ambiente seguro e ágil para o crescimento do negócio.
Para uma empresa crescer é fundamental que seus membros saibam trabalhar com a delegação, uma vez que esta corresponde a uma eficaz ferramenta de trabalho. Ela possibilita aos líderes e gestores tirarem suas sobrecargas para que se ocupem de atividades mais importantes dentro da rotina do negócio.
Exemplificando, significa dizer que se a Cláudia, gestora de recursos humanos de determinada empresa, passa a delegar a folha de pagamento para uma das colaboradoras de sua equipe, Cláudia terá mais tempo livre para dedicar-se a outras áreas deste departamento, como desenvolvimento de treinamentos, acompanhamento de resultados entre muitos outros.
Além disso, vale dizer que delegar tarefas é uma das formas de equalizar as cargas do serviço.
Por que delegar?
O número de líderes que ainda não consegue trabalhar delegando tarefas é grande e isso se deve a inúmeros fatores.
Alguns acreditam que o fato de delegar pode acabar por diminuir a importância de seu trabalho e este tipo de baixa autoestima acaba por sobrecarregar o profissional que pode, inclusive, vir a ter problemas de saúde graças a tamanho estresse.
Outros, ainda, não confiam no trabalho de sua equipe, acreditando que um resultado excelente só pode ser alcançado se o próprio tocar o desenvolvimento da tarefa.
Em ambos os casos é preciso cuidado.
Delegar tarefas é uma oportunidade e não uma ameaça, quanto mais cedo os gestores e líderes de departamento entenderem isso, mais rapidamente poderão se lançar a novos e mais importantes projetos dentro de seus setores.
Quer saber como delegar tarefas? Veja a seguir 10 dicas!
1. Conscientize-se: Você não pode fazer tudo sozinho!
A primeira dica para quem está buscando delegar tarefas de modo eficaz é através da conscientização. Você deve ter plena ciência de que não pode tocar todo o negócio sozinho e que delegar atividades é imprescindível para a sua saúde e da empresa também.
Não fique sobrecarregado cuidando de absolutamente tudo o que acontece, desde o momento da abertura diária do empreendimento até a hora em que ele fecha as portas.
Aproveite para compartilhar metas e afazeres com os demais envolvidos, esta é a melhor forma de fazer a empresa crescer.
2. Conheça bem sua equipe para resultados melhores
Outro ponto importantíssimo na delegação de tarefas é conhecer bem a fundo a capacidade e aptidão de cada membro da equipe, antes de simplesmente entregar-lhes os afazeres.
Se em seu departamento, o João é especializado em departamento pessoal e o Júnior é péssimo em exatas, para quem entregará a missão de trabalhar no fechamento dos holerites? Obviamente para o João, não é mesmo?
Porém, acredite… o número de pessoas que acabariam por delegar a atividade ao Júnior é assustador, e tudo isso porque não existe a dedicação em fazer um correto direcionamento de tarefas.
3. Confie para delegar
Delegar tarefas exige confiança. Muitas vezes, apesar do trabalho não ter sido feito por você, a responsabilidade ainda é sua.
É como em um trabalho da faculdade feito em grupo, inevitavelmente os integrantes ficam com medo da parte que não foi confeccionada por eles na hora de entregar para o professor, afinal, a nota será a mesma independente de quem fez o que.
Se você quer delegar verdadeiramente algo a alguém, crie uma relação de confiança com esta pessoa primeiro, assuma uma postura de segurança e não fique com medo.
4. Defina prazos e formatos
Uma coisa importante a ser passada junto com a delegação de tarefas é o detalhamento do que, como e até quando deve ser feito. O outro precisa dessas informações para começar a se organizar e para que também desenvolva um bom trabalho.
Sendo assim, procure sempre esclarecer de maneira bastante objetiva o que é necessário fazer para cumprir a tarefa. Defina ainda o tempo que será gasto com tal realização e se possuir algum modelo que sirva para tal atividade, não pense para repassar.
Nesta dica é importante frisar que quanto mais as informações forem esclarecidas, menores serão as possíveis dúvidas, erros ou deslizes na atividade que está sendo desenvolvida.
5. Selecione as tarefas a serem delegadas
A quinta dica também é bastante prática. Antes de delegar tarefas você precisa escolher quais serão as atividades repassadas à sua equipe.
Para tanto é necessário levar em conta aquilo que, de fato, pode ser delegado e o que deve ser impreterivelmente feito por você.
Pode ser, por exemplo, que como dono da empresa você não abra mão de cuidar do financeiro, ou como gestor de recursos humanos você faça sempre questão de participar das entrevistas e processos de recrutamento e seleção, e assim por diante. Encontre as tarefas que podem ser distribuídas e delegue-as.
Você pode estar investindo suas energias em 80% nas suas tarefas simples e repetitivas que podem estar gastando muito do seu tempo. Você poderia dedicar seus preciosos minutos para fazer as tarefas de crescimento que são fundamentais para o seu projeto ou sua rotina de atividades.
Algumas das tarefas simples e repetitivas que você pode delegar são:
- preenchimento de formulários
- criação de apresentações
- manutenção da agenda e cronograma
- verificar e enviar e-mails rotineiros
- atendimento ao cliente
- relatórios genéricos
Por outro lado, as tarefas de crescimento são mais específicas e cruciais para sua empresa, que demandam mais da sua atenção. Alguns exemplos delas são:
- visitas aos clientes
- pagamentos
- participação em eventos
- telefonemas
- reuniões
- relatórios específicos
Portanto, procure dedicar mais do que 20% do seu tempo para as tarefas de crescimento e delegar mais tarefas simples e repetitivas, que tomam 80% das suas atividades, de forma adequada para outros colaboradores.
6. Quando necessário, treine o outro para o cumprimento da tarefa
Outra situação que pode surgir a fim de possibilitar que atividades sejam delegadas é você ter que treinar essa pessoa, antes de lhe passar a tarefa. Isto é muito comum principalmente quando chega um novo colaborador na empresa, por exemplo.
Treinar a equipe de trabalho é um processo comum e recorrente, afinal, sempre há algo a ser aperfeiçoado, melhorado.
E se tal atitude for necessária antes da delegação da tarefa melhor ainda. Assim assume-se uma menor probabilidade da atividade ser mal executada.
7. Mantenha-se a uma distância segura para acompanhar a tarefa
Passando para as dicas que tratam do acompanhamento e da mensuração dos resultados, é importante destacar que mesmo delegando atividades você deve se manter sempre a uma boa distância. Permitindo assim que o outro caminhe sozinho, enquanto também lhe garante a oportunidade de ajudá-lo caso seja necessário.
Este acompanhamento tende a ser cada vez menor até que a pessoa que recebeu a tarefa se adapte totalmente a ela.
Passada esta etapa, é possível deixar que a pessoa siga seu próprio caminho enquanto se mantém apenas a disposição para possíveis problemas e dúvidas.
8. Cobre bons resultados
Sim, ao delegar tarefas você tem total autonomia para cobrar por bons resultados. Não é porque a atividade saiu das suas mãos que deixou de ser sua responsabilidade, aliás, geralmente é ao contrário, você passa a ter uma responsabilidade dupla!
Ao delegar tarefas diga exatamente o que precisa ser feito e quais são os resultados esperados com tal atividade. Explique, quando pertinente, o que possíveis erros na tarefa poderão causar a empresa como prejuízos, ações judiciais e etc.
9. Trabalhe com feedback
E sempre a cada tarefa concluída dê um feedback para a sua equipe ou para a pessoa que tomou conta da concretização do feito. Elogie em público e critique, quando necessário, em particular, sempre visando o constante aperfeiçoamento do que está sendo feito.
Desta forma, fica muito mais fácil para os demais colaboradores entenderem que estão acertando ou em quais áreas precisam melhorar.
Além disso, o feedback pode evitar situações desconfortáveis e fofocas no trabalho, deixando o ambiente muito mais agradável!
Em posse deste conhecimento, os acertos passam a ser superiores e com isso todos ganham!
10. Saiba que delegar não é o mesmo que ordenar
A última e mais importante dica deste conteúdo é que você precisa entender claramente quais são as diferenças entre delegar e ordenar. Você sabia que uma coisa não é a mesma que a outra e que quanto antes você entender isso mais rápido obterá bons resultados?
Delegar é tarefa de líder, quem está à frente pelo exemplo e coloca a mão na massa junto com os demais membros da equipe. Ordenar é apenas mandar, é ser chefe a moda antiga, daqueles que muitas vezes os funcionários nem mesmo gostam ou respeitam.
Dentro do mundo empresarial moderno, ser líder é muito mais vantajoso do que ser chefe!
Em posse de todas essas dicas, agora é hora de colocar em prática a rotina de delegar tarefas dentro do seu ambiente de trabalho. Antes, porém, conte-nos nos comentários sobre como o processo de delegar irá ajudar no seu dia a dia profissional e aproveite para trocar experiência com outros leitores.