Uma boa comunicação é um processo presente na vida da maioria das pessoas. Seja no âmbito profissional ou em suas relações pessoais, os diálogos precisam ser assertivos e proveitosos para todos.
Quando isso não acontece como deveria, surgem fofocas e ruídos na comunicação. Falhas que acabam por desencontrar informações, gerar desentendimentos e até sabotar projetos diversos.
Você como líder precisa garantir que sua mensagem esteja chegando a sua equipe e mais, confirmar se eles estão entendendo o que é dito. Por isso, é importante seguir algumas regras da boa comunicação para evitar imprevistos.
Veja neste post os seis princípios fundamentais para um bom comunicador e aprenda como melhorar a sua mensagem. Confira!
6 princípios fundamentais da boa comunicação
1. Aprenda a falar bem
A primeira regra de uma boa comunicação é falar bem. As pessoas precisam entender o que você quer dizer, para que possam ouvi-lo e atenderem sua necessidade. Por isso, é importante saber se comunicar e ter a sua voz ouvida quando necessário.
Para isso use um tom de voz firme, mas simpático. Exponha suas opiniões e ideias de forma livre e sincera. Ficar em silêncio e guardar tudo para si pode ser prejudicial a sua saúde e também é um desperdício de potencial.
Quando não concordar com algo diga isso às pessoas, sempre sendo educado e receptivo com as diferenças de opiniões. Seja claro ao expor suas ideias e use argumentos simples e impactantes para ilustrar o seu pensamento.
Ao discordar da opinião alheia não seja agressivo e nem diga que a outra pessoa está errada, apenas exponha o seu ponto de vista como uma alternativa para o problema. Procure também sempre apresentar uma solução e não apenas se queixar de tudo. Lembre-se que ninguém gosta de quem vive reclamando!
Tome cuidado também com erros de ortografia e gramática. Se for fazer um comunicado interno para funcionários, por exemplo, revise o material várias vezes e garanta que nenhum erro passou despercebido.
Já na comunicação oral use os termos adequadamente, conjugue os verbos da forma correta e evite usar gírias em suas falas. Quando uma pessoa sabe se expressar, ela tende a receber mais respeito e atenção de outros indivíduos.
2. Saiba ouvir atentamente
Uma boa comunicação exige um diálogo para acontecer, ou seja, uma conversa entre duas ou mais pessoas. Exatamente por esse motivo você não pode ficar falando feito um louco e ignorar o que o receptor tem a dizer.
Falar demais acaba destruindo a sua autoridade e estressando as pessoas a sua volta. Então, crie um meio termo entre a sua fala e o tempo que passa em silêncio, ouvindo. Meça essa diferença e quando você estiver falando mais do que ouvindo, algo está errado em sua comunicação e precisa ser melhorado.
Todos nós gostamos de apreciação e atenção para o que temos a dizer. Logo, é importante dar abertura para ouvir opiniões alheias, mesmo que você não concorde totalmente com elas.
O maior erro que você pode cometer em sua comunicação é se achar o dono da razão e pensar que apenas você tem as respostas para tudo. Ao agir assim você afasta as pessoas de si e tem dificuldades para manter relacionamentos profissionais ou pessoais.
Valorize a opinião de cada pessoa e mostre que se importa realmente com o que ela tem a dizer. Ouça atentamente, faça perguntas e demonstre interesse nas pessoas. Essa é a melhor forma para ter uma boa comunicação e ser ouvido no final das contas.
Pode parecer contra intuitivo, mas ao ouvir as pessoas atentamente, elas também prestarão atenção no que você tem a dizer mais tarde. Experimente!
3. Conheça o receptor
Antes de sair falando tudo o que você tem na sua cabeça, dedique um tempo para conhecer quem receberá a mensagem. Tenha empatia e coloque-se no lugar do outro. Quando fazemos assim conseguimos ser mais claros e objetivos com nossa comunicação.
Lembre-se que nem todas as pessoas possuem o mesmo conhecimento que você. Logo, adapte sua comunicação para que todas consigam entender o que você deseja falar. Use uma terminologia adequada ao receptor da mensagem, explique termos mais complexos e evite florear demais o seu discurso.
Tome cuidado também para não cair na maldição do conhecimento. Uma expressão utilizada para se referir a um estado em que você domina determinado assunto e parte do princípio de que todo mundo tem a mesma informação.
Digamos que você trabalha no departamento financeiro de uma importante organização e precisa se comunicar com a área de recursos humanos, sobre os gastos para contratação de novos funcionários. Se usar termos muito complexos da área financeira/contábil é bem provável que o setor de RH não consiga entender a sua mensagem.
Mas se você ajustar a sua mensagem ao receptor, tudo ficará mais fácil. O responsável pela contratação entenderá o que você quer dizer e, assim, será capaz de ajudá-lo com sua demanda. Para que isso ocorra você pode usar de exemplos ou analogias para ilustrar o que tem a dizer e trazer os conceitos para a convivência do público-alvo.
Além disso, para uma boa comunicação, procure demonstrar àquele setor a importância das informações ou cuidados que você está solicitando. Mostre como isso afeta o setor de RH em si e toda a empresa. Deste modo, fica mais fácil convencer as pessoas a realizarem uma determinada ação.
4. Nem tudo são palavras!
Uma pesquisa da UCLA (Universidade da Califórnia) revelou que o processo de comunicação não acontece apenas pelas palavras. Na verdade, a comunicação oral representa apenas 7% da composição comunicativa nos seres humanos.
55% da mensagem é transmitida por sinais não verbais como gestos, imagem pessoal, expressões faciais e etc. Os 38% restantes ficam a critério de seu tom de voz, que pode mudar muito o contexto da mensagem a ser transmitida.
Como ficou evidente nesse levantamento do Professor Albert Mehrabian, precisamos nos preocupar com o conjunto para uma boa comunicação. Tudo precisa estar alinhado e condizente para que a mensagem seja bem transmitida.
Quando seus sinais não verbais não condizem com as palavras, isso pode gerar confusão e até polêmica. Por isso, procure conhecer melhor a linguagem não verbal e usá-la adequadamente em seu dia a dia.
5. Invista em uma comunicação objetiva
Todo processo de comunicação precisa ter um objetivo claro. Antes de começar a conversar com qualquer pessoa, você precisa ter em mente qual o resultado que esse diálogo deve gerar. Isso é especialmente verdade em uma reunião de negócios.
Sem o mínimo de planejamento necessário, você corre o risco de mudar de assunto e perder o foco da conversa. A maioria das pessoas comete o erro de sobrecarregar os diálogos de informação, o que nem sempre é necessário.
O excesso de dados pode dificultar o diálogo e gerar muitas confusões. O receptor pode focar em pontos da mensagem que não são interessantes e, assim, o objetivo da comunicação não é conquistado.
Por causa disso, o responsável por transmitir a mensagem precisa atuar como um curador. Em sua comunicação devem constar apenas os pontos relevantes para ambos os lados e nada mais. Qualquer coisa que não seja essencial para aquele diálogo deve ser removida ou adiada.
Esses são uns dos maiores segredos para ter uma reunião mais assertiva: definir as pautas das conversas, listar objetivos do diálogo e não fugir do tema principal. Assim a conversa não se estende mais que o necessário e todos conseguem compreender o foco da reunião.
Sendo assim, evite sobrecarregar a sua mensagem de dados desnecessários apenas para parecer mais inteligente. Foque no que importa e evite mudar de assunto com frequência. Se tiver mais de um assunto para tratar, separe-os em mensagens ou reuniões diferentes. Deste modo os diálogos se tornam mais diretos e assertivos.
6. Aceite críticas construtivas
Ninguém é perfeito e, partindo desse princípio, a forma como se comunica com as outras pessoas pode ter falhas. E ninguém melhor que elas mesmas para abrir seus olhos quanto a isso. Então, não ignore feedbacks construtivos que os levam a ter uma boa comunicação.
Faça perguntas constantes em suas mensagens para ver se todos entenderão, peça feedbacks sobre sua apresentação, acompanhe a receptividade do público para o que é dito, e assim por diante. Encontrar as falhas em sua comunicação é a melhor forma de aperfeiçoa-la.
Entretanto, nem todo feedback é bom. Aprenda a separar as críticas construtivas de reclamações sem fundamento. Às vezes o problema não está no emissor e nem na mensagem em si, mas no receptor.
Algumas pessoas não conseguem entender a sua mensagem. Você pode procurar outras formas de explicar o seu ponto de vista ou simplesmente ignorar. Apenas aprenda a diagnosticar onde está o problema em sua mensagem e fique aberto para melhorias constantes.
Agora que você já sabe como construir uma boa comunicação é só aplicar esses ensinamentos. Tenha em mente que este é um trabalho diário e sem fim. Logo, busque sempre melhorar a sua comunicação e torna-la mais assertiva.
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