Uma lista de tarefas é a melhor ferramenta para gerenciar o seu tempo e aumentar a produtividade.
Não importa se no âmbito profissional ou pessoal as to-do list, como também ficaram conhecidas, podem ajudá-lo a manter o controle de seu dia.
Todavia, nem todas as pessoas que usam uma lista de tarefas têm uma produtividade invejável. O maior motivo para isso é a falta de planejamento e método para gerenciar seus compromissos.
Adicionar atividades uma após a outra e riscá-las no decorrer das horas não basta para ter um dia produtivo. É preciso compreender o porquê de cada item adicionado na lista de tarefas. Além disso, você precisa ter conhecimento sobre o que deve ser feito primeiro e o que é mais importante.
Não tem essas respostas? Não se preocupe!
Veja neste artigo a verdade sobre a lista de tarefas e como fazê-las funcionarem realmente para você. Confira abaixo como criar uma to-do list eficaz e gerir o seu tempo da forma correta.
1. Ter uma lista de tarefas não é tudo!
Uma pesquisa do Linkedin revelou que os brasileiros são os mais adeptos a lista de tarefas. Segundo o estudo, no Brasil, 73% dos profissionais afirmam usar essa ferramenta para sua gestão de tempo e 63% no resto do mundo. Mas nem todos conseguem atingir resultados por causa disso.
De maneira global as listas de tarefas também são muito utilizadas. Mas o estudo ainda revelou que apenas 11% das pessoas concluem tudo o que registram nessas listas.
Veja alguns resultados da pesquisa:
Esses dados nos mostram que, embora as listas sejam interessantes, não bastam para colocar a sua produtividade em dia. Então, como melhorar os resultados ao usar uma lista de tarefas?
O ponto mais importante é ter um método para a criação e cumprimento da lista. A verdade é que sempre teremos coisas para fazer e apenas 24 horas diariamente. Por isso, temos de eleger prioridades do que deve ser feito.
Vamos pegar como exemplo a Marina, gerente de uma pequena empresa. Ela coleciona muitas funções em seu dia a dia. Para ter um equilíbrio em sua vida, Marina precisa eleger prioridades e trabalhar todos os setores de sua rotina.
Como Stephen Covey disse em seu livro 7 hábitos de pessoas altamente eficazes, nós colecionamos diferentes papéis em nossas vidas.
A Marina desempenha o papel de mãe e profissional, só para começar. Dentro desses papéis principais, ainda executa outras funções menores. E para ter o controle de seu tempo completo precisa definir prioridades para cada uma delas.
Para chegar a essa informação, Marina deve responder as seguintes perguntas: O que é mais importante para mim? Quais ações são determinantes para cumprir o meu objetivo principal? O que eu devo fazer primeiro nos papéis principais de minha vida?
Essas questões ajudam a determinar o que deve ser feito em sua lista de tarefas.
2. Você precisa de um sistema confiável!
Segundo Kerry Gleeson, a preocupação com as coisas que temos a fazer é o que mais nos rouba tempo. De acordo com o autor, especializado em alta performance, esse é um desperdício de energia.
Porém, a maioria de nós está preso ao que precisamos fazer e às vezes ficamos perdidos em meio a tantas coisas. Contorne esse problema ao usar um sistema confiável para armazenar e gerir sua lista de tarefas.
Quando se tem confiança no sistema ou aplicativo usado para essa finalidade, as coisas mudam de figura. Você pode colocar todas as suas atividades em um único lugar e libertar a sua mente para fazer o que realmente importa.
Peguemos o exemplo da Marina novamente. Ao invés de se preocupar com os fornecedores que ainda não contatou, ela pode registrar esse compromisso em sua lista de tarefas. Assim quando chegar o momento para resolver este problema ela o fará.
Nesse caso, a Marina evita desperdiçar o seu tempo com coisas que não podem ser resolvidas agora. Além disso, ela impede que uma área de sua vida (profissional) interfira em outra (pessoal).
Deste modo, encontre um sistema confiável para sua lista de tarefas. Em seguida, coloque todos os seus compromissos em sua agenda. Registre tudo o que deve ser feito e se concentre.
Com as tarefas registradas em um único lugar fica mais fácil gerenciá-las. Sem esquecer que você evita deixar coisas inacabadas pelo caminho.
3. Separar a lista em pequenas tarefas
Outro erro muito comum ao usar listas de tarefas é não ter planejamento sobre as atividades. Já vimos que é preciso definir prioridades, mas mesmo assim a sua lista de tarefas pode ficar extensa.
Imagine se a Marina colocar em sua lista “Gerenciar a empresa X” de segunda a sexta-feira. É uma atividade muito genérica para descrever o que deve ser feito, concorda?
O resultado? Essa atividade jamais sairia da lista da Marina, bem como, é impossível acompanhar sua evolução.
E se a Marina dividir essa atividade geral em pequenas ramificações? O resultado seria melhor, com certeza.
Agora, ela iria reservar duas horas na Segunda-Feira para contatar fornecedores, uma hora para entrevistas e assim por diante.
Para ficar ainda melhor, é possível criar diferentes listas. Ao invés de contar com uma lista como gerente apenas, Marina divide esta lista em outras menores. Com isso, ela tem uma lista de tarefas para assuntos de recursos humanos, outra para o financeiro e etc.
Nesse caso, criamos um projeto central e adicionamos as atividades que estejam ligadas a ele. Assim fica mais fácil dividir seus compromissos e controlar o tempo gasto em cada necessidade de sua agenda.
4. Atualizar seu to-do list
Uma lista de tarefas só tem sucesso quando levada a sério e mantida a risca.
Para otimizar os resultados você pode antecipar o tempo que será gasto em cada compromisso. No entanto, depois de completar cada etapa volte à lista de tarefas e atualize.
Não importa que tenham ocorrido mudanças em relação ao plano original, mantenha tudo registrado. Mesmo as atividades não planejadas devem ser adicionadas na agenda quando concluídas.
Essa atitude ajuda a compreender em que o seu tempo foi gasto e dá a sensação de um dia realmente produtivo. Imagine chegar ao fim do dia com uma agenda vazia e não fazer ideia do que fez em suas horas?
Da mesma forma, esse histórico permite captar dados para monitorar e otimizar o seu tempo. Com essas informações é possível descobrir quanto tempo você leva para desempenhar cada atividade, por exemplo. Bem como, você é capaz de estipular metas de produtividade e buscar melhorar a sua agenda em pose desses números e estatísticas.
5. Não ocupar todo o seu tempo
Quantas horas você trabalha por dia? Você utiliza todas essas horas para montar sua lista de tarefas? Isso é um erro!
Por mais organizado que seja sempre ocorrerá imprevistos durante o seu dia. Demandas não planejadas surgem a qualquer momento e você precisa estar pronto para lidar com elas.
Já pensou receber a visita de um cliente importante em sua empresa, mas não ter tempo para atendê-lo? E se este for o seu melhor cliente? Sua falta de tempo pode ser interpretada como desorganização ou falta de interesse em atendê-lo, o que é ruim para os negócios.
Exatamente por essa razão é preciso deixar brechas em sua agenda para “apagar incêndios”. Cumprir tarefas não planejadas, solucionar atrasos em projetos, entre outros. Atividades não faltam para ocupar esse espaço em sua agenda, então o mantenha livre.
Especialistas recomendam que apenas 6 das 8 horas disponíveis para trabalho devem ser ocupadas. Logicamente, esta é apenas uma média. Mas a ideia geral é manter tempo disponível para aquilo que não foi planejado.
Esse tempo deve ser usado para concluir outras atividades, ou então como descanso para evitar o estresse. O mais importante é não ocupar todos os minutos do seu dia. Se fizer isso, fique preparado para não conseguir completar sua lista de tarefas algumas vezes.
6. Cuidado com o exagero!
Para finalizar fique atento ao número de atividades em sua lista de tarefas.
De acordo com Christian Barbosa, “o brasileiro se acha o super homem” no que tange a criação de lista de tarefas. O especialista em produtividade e fundador da Triad Consultoria, alerta para o exagero de atividades na lista dos brasileiros.
Segundo ele, não devemos mapear atividades excessivas durante o dia. Afinal de contas, isso torna impossível preencher todos os nossos compromissos em apenas 24 horas. Por isso, não comprometa o método exigindo mais do que realmente pode alcançar.
Equilibre as horas disponíveis do seu dia com os seus compromissos e atividades que demandam atenção. Além disso, não tente mudar o mundo em apenas um dia. Defina prazos tangíveis e adequados para alcançar seus objetivos com qualidade.
Agora é hora de criar a sua própria lista de tarefas ou melhorar a que você já tem. Siga as dicas desse post para aumentar suas chances de ter resultados com uma lista de tarefas. Não esqueça também de segui-la a risca e manter o foco no que foi planejado.
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