Quando alguém joga a bola da gestão de projetos na mesa você sempre respira fundo e pensa “mais uma vez esse assunto”? É comum que muitos tenham pavor da pauta por conta dos empecilhos que já encontraram no caminho quando arriscaram a implantar a gestão de projetos.
Os problemas encontrados podem ser vários:
- Equipe pouco colaborativa;
- Ferramentas que não funcionaram;
- Mais perda de tempo do que ganho;
- Dificuldade em adaptar a rotina;
- Entre outros.
Uma coisa é fato: tendemos a complicar as coisas mais do que o necessário. E com a gestão de projetos não poderia ser diferente. Quer saber como descomplicar e dar uma segunda chance à ideia? Neste post, preparamos 4 dicas para você destravar o seu caminho na gestão de projetos. Confira!
Para que complicar?
É natural a tendência do ser humano em complicar as coisas. Às vezes, a sensação é a de que quanto mais tecnológico e evoluído estiver o mundo, mais complicadas algumas coisas serão.
O problema mora na quantidade de opções disponível. São muitas opções de tudo: de informação, de teorias, de soluções, de ferramentas, etc. E a sensação é a de que o volume de problemas é diretamente proporcional ao volume de opções. Com tantas possibilidades, complicar acaba sendo um reflexo quase inevitável. Nunca sabemos por onde começar, com o que começar ou como começar as coisas.
Outro ponto importante é a resistência à mudança, característica também quase inata ao ser humano. Mudanças geram receios e demandam esforço, o que, juntos, são a receita perfeita para as barreiras. Quando se decide implantar uma nova cultura de gestão de projetos, todos sentem: do idealizador aos funcionários. Com tantas pessoas envolvidas em um processo naturalmente desafiador, há grandes chances de que qualquer esforço maior necessário seja um prato cheio para o bloqueio.
Mas a questão é: para que complicar tanto? Já que complicar é tão fácil, é preciso planejar!
Planejamento é a palavra-chave
Qualquer novo procedimento precisa ser cuidadosamente planejado para que a margem para complicações seja a menor possível. Com a gestão de projetos, qualquer uma das variáveis precisa ter suas decisões tomadas com planejamento e assertividade.
Planejar traz clareza e uma visão mais ampla para a atividade, priorizando o objetivo proposto. Mas atenção: planejar não é organizar as coisas na cabeça. É preciso colocar a mão na massa — ou no papel — e materializar o processo. Assim, abaixo você confere 4 dicas para te ajudar nessa organização. Veja!
4 maneiras de descomplicar sua gestão de projetos
1) Escolha os projetos certos
Este tópico parece loucura quando o que as empresas mais fazem é aceitar tudo o que vem. Mas esse é um grande problema que pode complicar a sua gestão de projetos. Não sabe por quê?
Quando você acata qualquer projeto ou ideia dos seus clientes (ou equipe), você corre o risco de se colocar em uma situação para a qual você não tem recursos suficientes. Quer um exemplo? Se você alguma vez esteve de frente para um projeto que você não sabia por onde começar, talvez ele tivesse que ter sido melhor avaliado. Isso porque o ideal é que as empresas trabalhem em demandas as quais conheça (os processos, os profissionais necessários e as ferramentas importantes para a conclusão).
Outra situação comum em projetos que deveriam ter sido melhor avaliados é quando você percebe que não tem pessoal suficiente (ou capacitado) para aquela execução. Nesses casos, o que muitos fazem é investir para suprir essa necessidade (sob o clássico “missão dada é missão cumprida”).
Nesse sentido, planejamento é fundamental. É preciso que você tenha muito claros os objetivos, as metas, as missões e os valores que você tem para a sua empresa e para a sua equipe. Assim, você não corre o risco de assumir responsabilidades que fogem do escopo disponível.
2) Escolha as ferramentas certas
Esta etapa é uma das mais importantes e também uma das mais emblemáticas. Importante porque ter ferramentas certas como aliadas transforma qualquer gestão de projetos (mesmo as que sequer existem na empresa), mas emblemática porque muitos arriscaram e, não dando certo, dizem que esse negócio de gestão de projetos é bobagem.
Observe bem o título deste tópico: escolha as ferramentas CERTAS. Não basta apenas escolher ferramentas. É preciso acertar na escolha. Pode ser que as opções que você experimentou não tenham sido bem desenvolvidas ou mesmo que elas não tenham sido feitas para negócios como o seu; são muitos os motivos.
Mas um ponto é verdade: é preciso aliar a tecnologia a seu favor.
Automatize para descomplicar
Uma das maiores vantagens da tecnologia nos dias de hoje é o seu grande poder de descomplicar. Automatizar o máximo possível é capaz de resolver muitos problemas — dos mais superficiais aos mais enraizados.
No campo da gestão de projetos, há muitas ferramentas com a proposta de automatizar a maneira como se lida com a administração de pessoas, de tarefas e de tempo. Há softwares com opções como:
- Encaminhamento automático de tarefas aos seus respectivos responsáveis no fluxo de trabalho, o que evita que as atividades fiquem paradas entre uma etapa e outra;
- Contabilização do tempo despendido em cada tarefa, o que auxilia na precificação do serviço;
- Chat embutido na plataforma, para auxiliar a comunicação entre os membros do time;
- Entre outras.
3) Escolha a equipe certa
Saber organizar as equipes também descomplica a gestão de projetos. O ideal é saber alocar cada profissional em demandas que consigam extrair o máximo da produtividade e das habilidades de cada pessoa.
Nesse sentido, conhecer bem os profissionais faz toda a diferença. Isso porque, assim, você consegue alocar cada um de maneira a potencializar a sua performance. Saber, por exemplo, em quais tipos de atividades ou em quais nichos cada pessoa tem mais afinidade para trabalhar fará com que você garanta profissionais trabalhando com maior satisfação. E equipe feliz é equipe produtiva, certo?
4) Escolha o prazo certo
Finalmente chegamos no assunto que dá pano pra manga: os prazos. A maior queixa da maioria das empresas mora aí. Muitos reclamam que constantemente passam pela situação de estourar prazos e esse é um dos maiores sinais de que a sua gestão de projetos está com problemas.
Uma das razões para isso é estar lançando mão de prazos muito audaciosos. É claro que o cenário de trabalho ideal seria atingir o máximo de produtividade, fazendo mais em pouco tempo, mas na realidade isso quase nunca funciona.
Por isso, uma dica de ouro é estabelecer prazos coerentes. Melhor ainda: consultar sua equipe sobre o tempo que ela leva para executar as tarefas — afinal, ninguém melhor do que quem coloca a mão na massa para te dar essa informação.
E aí, pronto para descomplicar a sua gestão de projetos? Agora que você já sabe um pouco sobre isso, que tal conferir nosso post sobre como escolher um bom software de gestão de projetos?