A gestão de projetos é o carro-forte para o sucesso de vários procedimentos dentro da empresa. Um projeto bem feito garante a competitividade do negócio dentro de um mercado cada vez mais exigente; mas nem sempre os gestores conseguem satisfazer os clientes, e isso significa que algo fracassou na gestão de projetos
As falhas na gestão de projetos são bem comuns, o que significa que se você se empenhar em melhorar os processos de um projeto, as chances de se diferenciar frente aos concorrentes é muito maior.
Hoje vamos ver alguns elementos comuns que influenciam no sucesso (ou no fracasso) de um projeto e como aplicar habilidades de forma correta.
Para ajudar nesse processo de compreender como fazer uma boa gestão de projetos, selecionamos alguns sinais de que você está com problemas na sua gestão de projetos, e como resolvê-los! Confira!
9 sinais de que você está com problemas na sua gestão de projetos
1. Está difícil administrar o tempo
Um dos principais erros é acreditar que as tarefas não vão tomar tanto tempo assim. Esse erro acaba levando ao não cumprimento de cronogramas dentro do prazo (o que deixa os clientes nada felizes).
O primeiro passo para fazer a gestão de tempo é colocar toda a equipe do projeto para se envolver com a construção do cronograma.
O time responsável pelas atividades é que sabe a duração média de cada tarefa e os possíveis atrasos. Quando o gestor deixa esse pessoal de fora, deixa também de conduzir o projeto de um jeito que siga o caminho certo.
O gerente do projetos deve conduzir as tarefas abrindo espaço para palpites da equipe. Deixar que o responsável pela tarefa faça a correção de um prazo é muito mais assertivo do que seria se o gestor o fizesse.
2. Os objetivos raramente são alcançados (ou demoram muito mais do que o previsto)
Podemos pensar em um projeto como um pacote de atividades que acontecem dentro de um determinado período, que pode ser de dias, semanas ou até meses. A equipe envolvida no projeto deve estar sempre por dentro das metas da empresa, ou seja, o que todos devem alcançar com cada processo. O gestor precisa ser o mais claro possível na hora de falar dos objetivos.
A conscientização de todos faz com que o trabalho flua melhor e seja possível alcançar as metas e objetivos. Isso porque os funcionários sentem mais segurança ao saber que estão fazendo a coisa certa.
As metas são o norte da empresa. Se não estão bem definidas, o sucesso do projeto será como um tiro no escuro, cheio de dúvidas e diferentes interpretações.
3. A equipe não consegue cumprir os prazos combinados
Hoje, o mercado pressiona empresas para que entreguem resultados cada vez mais rápido, e a equipe precisa trabalhar em ritmo muito acelerado, o que acaba gerando ansiedade em todas as etapas do projeto.
Muitas vezes é difícil entregar qualidade em um curto período de tempo, o que pode significar até mesmo o fracasso do projeto.
“A pressa é inimiga da perfeição” é um ditado muito válido. Para evitar problemas graves, é melhor ter o pé no chão na hora de decidir um prazo. Saber dizer “não” ao cliente se ele pedir uma entrega muito imediata também é importante. Isso tudo explicando os fatores que podem prejudicar todo o projeto caso não tome mais tempo para ser elaborado.
A principal dica para ter sucesso nessa missão é utilizar um software de gestão de projetos, que ajuda na organização de tempo de execução das atividades e a gerenciar o tempo da equipe de forma geral, de maneira mais prática e eficaz.
4. A equipe não se comunica de forma eficaz
A falta de comunicação eficiente é um dos problemas que mais impactam na gestão de um projeto. Geralmente, o gerente não dá o devido valor a isso, o que gera falhas e acaba criando problemas bem complicados.
A comunicação entre membros de uma equipe costuma ser uma questão complexa. Isso porque existem barreiras e a necessidade de um profissional para lidar com tudo isso.
O planejamento da comunicação do time envolve:
- Selecionar o que será comunicado;
- Qual o público envolvido;
- A frequência e o formato dessa comunicação.
Além disso, é preciso medir essa comunicação. Com um canal de feedback, por exemplo, o gestor consegue saber se seu plano de comunicação está sendo realmente eficiente.
5. Você sente que está cobrando pouco pelo que oferece
O investimento que o cliente faz é fundamental na hora de tirar o projeto do papel. Se, na hora do planejamento, a estimativa de valor for abaixo da necessidade real para colocar o plano em ação, o impacto pode chegar a “quebrar” o projeto.
Por isso, o planejamento financeiro é muito importante! Determinar valores que realmente consigam cobrir os custos do projeto, levando em consideração cada fase separadamente, e evitar que a empresa tenha prejuízos e precise arcar com valores extras garante a saúde do seu negócio.
6. As tarefas delegadas não trazem o retorno esperado
Um dos papéis de um bom líder é distribuir as tarefas entre a equipe. Um bom profissional sabe como aumentar a produtividade dos funcionários, fazendo com que todo o projeto tenha bom andamento.
Por outro lado, muitos gestores têm dificuldade em delegar. E isso pode travar certas tarefas, além de prejudicar a produtividade do time.
Organizar bem os projetos é garantia de ter um panorama bem desenhado, para que o líder tenha visão clara e possa distribuir as atividades de acordo com as prioridades.
O gestor precisa ter em mente que não pode sobrecarregar um mesmo colaborador com muitas atividades. Tem gestor que pensa que participar ativamente do projeto significa realizar tarefas em todas as etapas e, pelo contrário, isso só traz falta de engajamento e improdutividade.
O exagero faz com que processos simples se tornem exaustivos, muito mais do que o necessário.
7. Mudanças geram conflitos
Processos de mudança influenciam diretamente no que o projeto propõe, e muita gente tem dificuldade em lidar com essas alterações. O erro do gestor está em ignorar isso.
Ignorar o fator humano em qualquer processo de mudança é um erro muito comum. O produto final do projeto é diretamente impactado pela forma como as pessoas vão interagir com todas as fases.
Não levar em consideração esses aspectos culturais é uma falha grave! Pensar em todas as pessoas envolvidas durante um processo de mudança ajuda a diminuir desconfortos, erros e resistências. Pense nisso!
8. A equipe (ou você mesmo) não conhece os processos do projeto tão bem assim
Quando as pessoas sabem exatamente o que estão fazendo, e o porquê disso tudo, o gerenciamento de tempo e tarefas acontece de forma natural, e as atividades ficam bem mais fáceis de serem feitas.
Além disso, ter esse conhecimento faz com que a equipe seja mais proativa como um todo, sem que haja tanta necessidade de esperar ordens.
Quando as responsabilidades não ficam tão claras assim, a equipe acaba se enrolando; e isso gera um gasto de tempo
muito maior para realizar atividades ou tomar uma iniciativa.
Por isso, todos precisam conhecer os processos e saber o que precisa ser feito por cada um. Dessa forma, todos trabalharão mais alinhados.
9. As pessoas ficam perdidas quando alguma coisa dá errado
Não adianta ignorar os riscos, eles existem! Conhecê-los com antecedência é muito importante para que o time saiba como se prevenir. Isso também ajuda a saber como remediar possíveis problemas se os riscos se tornarem realidade.
Quando riscos são ignorados ou subestimados, podem trazer problemas muito maiores a longo prazo. Isso impacta no resultado do projeto ou levando ao abandono por questões financeiras.
É recomendável classificar os riscos de acordo com o impacto ou probabilidade, e já deixar claro quais serão as ações para lidar caso algo aconteça. Dessa forma, a equipe se manterá mais calma em um momento de tensão, e saberá contornar o problema de um jeito muito melhor.
Conte com um software de gestão de projetos
Como você deve ter percebido, os erros mostrados aqui têm tudo a ver com planejamento e gestão de projetos. Ou seja, quanto mais organizado o time for, menor será a chance de ocorrerem erros e outros problemas que comprometam o trabalho.
Para evitar que riscos se tornem realidade e levem o projeto ao fracasso, é fundamental se manter atualizado e utilizar as melhores ferramentas de gestão de projetos do mercado, afinal, o gerenciamento dos processos envolvidos é uma atividade muito dinâmica, que demanda estratégias de aperfeiçoamento para que os projetos tenham cada vez mais qualidade e sigam bem estruturados.
Agora que você já sabe quais são os sinais de que há algo errado com a sua gestão, que tal saber como resolvê-los? Confira nosso post sobre como driblar problemas de gestão de projetos!