Imagine acordar em um belo dia e encontrar todas as tarefas da sua empresa organizadas, separadas, com os respectivos responsáveis, tudo trabalhando perfeitamente para a entrega ao cliente acontecer no prazo previsto e com qualidade garantida sem que você precise se desesperar e jurar de pés juntos que, no próximo projeto, você vai fazer diferente.
Parece um sonho impossível, mas a verdade é que você nem precisa de uma fada madrinha para que ele se torne realidade. Você precisa apenas de um bom software de gestão #simplesassim.
Quando empresários, diretores e gestores descobrem esse milagre, vem a dúvida cruel: mas como escolher um bom software de gestão? Com tantas opções no mercado, fica difícil escolher o melhor. Isso acontece porque há muitas variáveis (de recursos a métodos gestão de tarefas adotados) que entram na conta e que influenciam diretamente na eficiência da ferramenta. Quer saber mais sobre isso? Continue a leitura e veja quais as vantagens de incluir um software de gestão na rotina da sua equipe e o que você deve levar em consideração na hora de escolher o seu! Confira!
Por que ter um software de gestão?
“A organização promove resultados visíveis.”
— Marie Kondo
Se você já ouviu falar sobre essa solução ou se ela é novidade para você, a resposta é a mesma para essa pergunta em ambos os casos: você precisa de um software de gestão para ter paz. A verdade é que esse tipo de ferramenta é a Marie Kondo da sua gestão de projetos e de tarefas.
Brincadeiras à parte, aliar-se a um bom software remove quase todas as pedrinhas que existem no caminho entre o recebimento de uma demanda e a sua entrega. De maneira organizada, você consegue gerir com previsibilidade todas as etapas que envolvem os mais diferentes processos.
Quais as principais vantagens?
Entre as vantagens, algumas delas:
- Menos retrabalho: com tudo registrado e detalhado em um único lugar, há menos chances de alguma tarefa precisar ser refeita;
- Visão global das tarefas: tudo reunido e de fácil acesso;
- Mais conhecimento sobre os processos: registrando as tarefas, você conhece melhor cada etapa que envolve a entrega de um projeto;
- Melhor comunicação entre os setores: você reúne tudo e todos em um só lugar;
- Mais produtividade da equipe: todo mundo sabe o que e quando fazer.
- Entre outras.
Como escolher um software de gestão?
Mas, então, como escolher um software capaz de oferecer todos esses benefícios? Anote o checklist!
Liste as principais demandas do seu negócio
Pegue papel e caneta (ou pode ser o bloco de notas se você é mais moderno) e anote todas as demandas que o seu negócio tem. Anote todas de verdade, mesmo que você ache que elas têm pouco a ver com gestão de tarefas — na pior das hipóteses, você acabará com uma lista de gargalos da sua empresa, o que também pode ser muito útil em outros momentos.
Você sente que a sua equipe produz pouco? Parece que falta foco? Sempre acontece das entregas acontecerem de última hora, nos 45 do segundo tempo? Você nunca sabe com quem estão as demandas ou quem contatar quando precisa conversar sobre determinada tarefa? Você não consegue atualizar o cliente sobre o andamento das demandas porque nunca sabe em que pé estão? Anote tudo! Pode ser doloroso no começo, mas garantimos: será útil no final!
Com essa lista em mãos, reflita que tipo de recurso seria capaz de resolver cada item dela. No caso de você não saber quem são os responsáveis pelas tarefas, por exemplo, um software que tenha a função de atribuir membros da equipe para cada demanda pode resolver o problema. Se você não sabe o andamento das tarefas, uma ferramenta que separe-as por etapa de realização pode ser interessante!
Certifique-se de que o software foi desenvolvido para negócios como o seu
Este ponto é bastante importante. Responda rápido: arquitetos e publicitários trabalham com a mesma coisa? É claro que não — e esses profissionais tampouco dividem as mesmas rotinas.
Por isso, sempre verifique (no site ou, se nele não houver a informação, entre em contato com o suporte) para quais tipos de negócio aquele software foi pensado. Há ferramentas que são mais genéricas, mas, dependendo das suas demandas, as versões com foco em determinados mercados podem atender com muito mais eficiência às suas necessidades.
Há softwares de gestão de projetos para quem trabalha com agências, para quem é profissional remoto, para escritórios de arquitetura, entre outros. Escolhendo uma ferramenta mais específica, você tem, ainda, a garantia de que aquilo foi pensado exatamente para a sua realidade.
Pesquise as opções disponíveis
Faça uma pesquisa cuidadosa sobre as opções disponíveis. Mas não vale aquela consulta rápida no Google — clica, lê e pula para a página de planos e preços. Abra uma planilha, coloque nela uma coluna para o nome do software, outra para o link do site, uma outra para o preço e, depois, colunas com que é extremamente importante que o software tenha (atribuição de responsáveis? Cronômetros de tempo para cada tarefa?).
Faça uma pesquisa e preencha essa planilha, dando match nas funções que você precisa e que o software possui. No final, é só analisar o custo-benefício de cada uma das opções!
Esclareça todas as suas dúvidas sobre cada um
Ficou com dúvidas? Não durma com elas — faz mal para o sono. Anote todas e esclareça-as direto com cada opção.
Atualmente, as empresas estão muito mais abertas à comunicação com o público e estabelecer contato tem sido cada vez mais simples. Não tenha receio, escreva para o suporte e sane as suas dúvidas. E se ninguém te responder, bom… Próximo tópico.
Verifique se há suporte oferecido ao usuário
Um ponto bastante importante é verificar se as opções que te interessam possuem um bom suporte ao usuário. Na própria página inicial do site já é possível observar algumas coisas: há algum botão de contato fácil de achar? A empresa se mostra à disposição de seus clientes?
Esse suporte pode ser de várias ordens: pode ser para esclarecer dúvidas, para resolver problemas técnicos, para ajudar o usuário a trabalhar na ferramenta, entre muitas outras. Dê preferência para aquelas que se colocam à sua disposição!
Confirme se a interface é intuitiva
Ninguém quer precisar desvendar enigmas para poder trabalhar, certo? Até porque a função de um software de gestão é facilitar o dia a dia e não dificultá-lo — de difícil já bastam os boletos. Por isso, leve em consideração se a ferramenta possui uma interface intuitiva e organizada.
Confira no site se há imagens das telas do software e observe a disposição de itens como abas e botões. Se só de olhar rapidamente você já conseguiu intuir o funcionamento, é um bom sinal! Agora, se você quiser ter certeza sobre a experiência com o software, veja o próximo item.
Confira se é possível realizar um teste antes
Veja com a empresa do software se há a possibilidade de realizar um período de testes. Durante esse tempo, você poderá analisar e observar de perto a experiência com a ferramenta. Experimente pedir, inclusive, à sua equipe para que experimente o recurso; afinal, não há ninguém melhor do que o seu time para dizer o que funciona e o que não funciona no dia a dia.
Normalmente, 7 dias é um bom prazo para tirar suas conclusões! Passado esse tempo, você já é capaz de saber se o software atende às suas necessidades ou não.
Dica extra: documente as suas experiências
Experimentou um software, mas não gostou? Anote, para cada um que foi testado, o que deu certo e o que não deu. Aproveite e registre também as funções que você acha que foram interessantes e também aquelas que você julgou serem dispensáveis para o seu dia a dia. Assim, na hora de escolher um próximo candidato, você já sabe para onde olhar!
E aí, pronto para começar a procura? Agora que você já sabe como escolher um software de gestão, compartilhe este post com seus amigos para que eles também saibam como fazer uma boa escolha!