Você já tentou de tudo, mas parece que nada surtiu o efeito desejado. De mudanças na equipe a mudanças de plataforma, a gestão 
de projetos — e a gestão de tempo — parece ser sempre um bicho de sete cabeças difícil de vencer. Às vezes, você sente que a gestão de projetos é uma eterna partida de Street Fighter que você nunca consegue vencer.
A verdade é que esse é um assunto que interessa muita gente. Isso porque o problema tem sido cada vez mais comum em empresas de pequeno e médio porte, além de acometer principalmente aqueles que trabalham gerindo equipes de trabalho remoto. Mas há uma notícia boa: existe uma série de maneiras diferentes para resolver esse problema —e você com certeza encontrará sucesso em alguma delas.
Pensando nisso, preparamos este post sobre métodos para gestão de projetos e de tempo e como eles podem te ajudar, além de uma lista com os 6 principais deles! Ficou na curiosidade? Então bora!
A importância de gerir projetos e tempo
Muito se fala sobre a gestão de projetos e de tempo, mas você sabe realmente a importância disso para a sua empresa? Se “entregar o trabalho no prazo” é a única coisa na qual você pensa quando alguém te pergunta para o que serve a gestão de projetos e de tempo… Bom, há muito o que conversarmos.
Às vezes — na verdade, acontece frequentemente —, estamos diante de diversos sinais claros de que algo vai errado, mas simplesmente não conseguimos enxergá-los. A gestão de projetos é um tema que reúne bastante desses sinais invisíveis e separamos apenas alguns deles só para que você sinta o tamanho do problema:
Alerta: nos próximos 6 itens da lista abaixo, você vai achar que nós temos alguma bola de cristal ou, no mínimo, uma câmera escondida na sua empresa. Mas pode ficar tranquilo que não é nada disso.
- Você olha para uma tarefa e não sabe por onde começar;
- Você, às vezes, não sabe nem qual é o objetivo das suas tarefas;
- Você sente que termina projetos sem tirar nenhum aprendizado deles;
- Seu time tem picos de produtividade: realizam grandes planejamentos em 2 dias, mas levam 2 semanas para entregar coisas mais simples.
- Você frequentemente não sabe a quem atribuir tarefas ou a quem recorrer quando alguma delas dá problema;
- Ou pior: você sente que as entregas não estão sendo feitas com qualidade.
Esses são só alguns dos dilemas que se desdobram em prejuízos dos mais diversos tipos. Mas para tudo há uma solução. Assim, passado o desespero, para explicar melhor os reflexos de uma boa gestão de projetos e de tempo, precisamos deixar de lado a ideia do individual e olhar sob uma perspectiva mais global.
Para o que serve a gestão de projetos e de tempo?
Para além de cumprir prazos, gerir os projetos e o tempo com eficiência influencia diretamente em pontos bastante importantes do todo (e que estão ligados a todos os sinais listados acima), como:
- Mapear processos;
- Definir com precisão objetivos;
- Estabelecer pontualmente estratégias;
- Evidenciar pontos de melhoria;
- Salientar gargalos;
- Engajar times;
- Atribuir responsabilidades com mais precisão.
Agora que você já sabe algumas coisas, se você ainda se pergunta por que levar a sério a gestão de projetos e de tempos, nós te devolvemos a pergunta: por que não? A seguir, conheça 6 métodos para gestão de projetos e de tempo que vão transformar a sua experiência com tarefas e projetos.
6 métodos para gestão de projetos e de tempo
Veja abaixo os métodos que nós separamos para te ajudar a ser ninja na gestão do seu tempo, dos seus projetos e das suas tarefas!
1) Scrum
O que é?
O Scrum é da família das coisas que foram feitas para x, mas que também servem para y. Isso porque trata-se de uma metodologia projetada para desenvolvimento de produtos, mas que se encaixa perfeitamente na gestão de projetos. O seu foco — e diferencial — é a agilidade!
Como funciona?
No Scrum, os projetos dividem-se de uma maneira bastante específica: em Sprints. Ok, mas o que é isso? São ciclos, normalmente mensais, de tarefas que devem ser executadas naquele período.
O que chama a atenção nessa metodologia é a interação. Isso porque ela prega que, no início de cada Sprint, seja realizada uma reunião de planejamento na qual os membros da equipe devem selecionar, entre as tarefas levantadas pelo organizador, quais delas acreditam ser capazes de entregar no período estipulado. Em seguida, em todos os dias daquela Sprint, o time se reúne para compartilhar o que foi feito no dia anterior, os aprendizados e as dificuldades, de modo que seja possível identificar impedimentos que podem travar as tarefas do dia em questão. Feito isso, o time define as prioridades daquele dia.
No final da Sprint, os times apresentam tudo o que foi feito e realizam uma retrospectiva, iniciando o planejamento da próxima Sprint.
Como aplicar?
Para colocar o Scrum em prática, basta seguir alguns passos:
- Escolha um organizador: no Scrum, essa pessoa é chamada de Product Owner e ela é extremamente importante por ser quem deve levantar as tarefas necessárias para determinada entrega. Além disso, é quem levanta os riscos e os benefícios do que será feito.
- Defina a equipe: a equipe em questão deve contar com todos os profissionais necessários para a realização das tarefas. Eles devem estar sempre motivados!
- Defina o tamanho das suas Sprints: ela pode durar 30 dias, 2 semanas ou mesmo 7 dias. Tudo vai depender do seu tipo de negócio e das necessidades das suas demandas.
- Planeje a Sprint: aqui, você deve definir os horários dos encontros (recomenda-se, por exemplo, que a reunião diária aconteça pela manhã) e também o local e o tempo de duração (no caso diário, não precisa ter mais do que 15 minutos). Mas, mais uma vez, tudo depende da dinâmica do seu negócio e da sua equipe, e do que se encaixa melhor à sua realidade.
- Deixe tudo ao alcance dos olhos: é importante que o planejamento, as tarefas e o time sejam organizados visualmente e fiquem expostos para eventuais consultas. Você pode deixá-los em uma lousa ou em post-its. É preciso estar organizado e à mostra!
- Colher os frutos: esta é a parte boa e dispensa qualquer explicação, né?
2) Kanban
O que é?
É uma técnica de gerenciamento de projetos e de tempo muito utilizada em grandes empresas. O Kanban foi cunhado pela Toyota (sim, a Toyota, aquela Toyota) na década de 1960 e é parte de uma metodologia maior — A JIT (do inglês Just In Time) —, com foco em controle de produção e gestão de tarefas.
O diferencial do Kanban está em 2 pilares importantes: ser ágil e ser visual. Com a agilidade, a ideia é fazer com que as tarefas sejam gerenciadas de maneira rápida, o que é perfeito para equipes que estão sempre com a corda no pescoço quando o assunto são os prazos. Já o pilar de ser visual facilita a compreensão do que precisa ser feito por todo mundo da equipe.
Como funciona?
O Kanban possui 3 partes principais em sua aplicação: cartões, colunas e quadro.
- Cartões: representam as tarefas necessárias para uma entrega e podem variar por cor de acordo com o responsável por executá-las. Segue um exemplo: se a sua agência precisa entregar uma landing page para um cliente, o conteúdo, o design e o desenvolvimento do layout são cartões diferentes, sendo o primeiro na cor verde (de responsabilidade do redator), o segundo na cor amarela (tarefa do designer) e o terceiro na cor azul (executada pelo programador).
- Colunas: elas dividem os cartões de acordo com o status das tarefas. Normalmente, há a coluna de “a fazer”, de “em execução” e de “feito”. Assim, a equipe move os cartões pelas colunas de acordo com a execução das tarefas, o que proporciona uma visual muito mais global das pendências e das conclusões.
- Quadro: é o todo. O quadro corresponde a toda a dinâmica de cartões e colunas. Um ponto interessante a se dizer é que é possível ter vários quadros para uma mesma equipe. Você pode, por exemplo, determinar quadros diferentes para cada projeto a ser entregue (o que é o mais comum), ou então dividir áreas da sua empresa por quadros e alocar equipes específicas para cada um deles. O bacana do Kanban é justamente a flexibilidade: você pode personalizar o método de acordo com a sua necessidade.
Como aplicar?
A aplicação do método Kanban é bastante simples! Basta escolher com quantos quadros se deseja trabalhar e qual será o propósito deles; depois, é hora de atribuir as equipes envolvidas e levantar as tarefas necessárias. É muito comum o uso de post-its para os cartões, mas se você é contra o excesso de papel no mundo, atualmente os softwares são boas opções para isso!
3) Método GTD
O que é?
Do inglês Getting Things Done, o método GTD reúne técnicas voltadas para a produtividade. É baseado em um livro homônimo, do autor David Allen, e se baseia no conceito de mind like water (mente como água, em tradução livre), que vem das artes marciais e gira em torno da tranquilidade que se tem quando tudo está sob controle.
Como funciona?
O método consiste, basicamente, em um compilado de passos que visam um trabalho engajado com as tarefas. Por engajado, nesse caso, entende-se estar presente em todos os passos, refletindo e analisando sem perder nada de vista.
Como aplicar?
Há alguns passos para a aplicação do método GTD:
- Extraia as ideias: há quem diga que a cabeça é o pior lugar para guardar as coisas e essa é a ideia desse passo. Tire todas as ideias e lembranças do que deve ser feito e materialize: ou no papel, ou no computador, ou no celular… Não importa onde, desde que seja palpável.
- Analise a lista: nesse momento, você deve observar com atenção as demandas que você levantou e analisá-las por prioridade.
- Deixe à vista: é importante deixar essa lista sempre à mão para consulta.
- Fique sempre de olho: aqui, a ideia é manter a lista sempre atualizada. Revisite-a com frequência para garantir que nenhuma tarefa passará batida e atualize sempre o andamento delas.
- Trabalhe com presença: essa etapa é uma das mais importantes, pois prega um trabalho com significado. Antes que você se pergunte o que isso quer dizer, explicamos: a ideia aqui é encarar a atividade como a coisa mais importante que você deveria fazer naquele momento, naquele lugar. Empreender esforço e conexão com a demanda evita que você se distraia facilmente com outras coisas.
4) Project Model Canvas
O que é?
O Project Model Canvas é um projeto bastante robusto e que gera sempre insights e resultados interessantes. Isso porque trata-se de um modelo para a proposta de planos de ação quanto à entrega de projetos.
Como funciona?
Há 6 perguntas que devem ser respondidas por todas as equipes com relação às tarefas que desempenham:
- Por quê?
- O quê?
- Quem?
- Como?
- Quanto?
- Quando?
A ideia é que as respostas para essas perguntas possam contribuir para uma visão mais global e engajada por parte da equipe. Além disso, ajudam na organização e na definição de prazos e de responsáveis.
Como aplicar?
A aplicação desse método também pode ser realizada com o auxílio de post-its; ideia é que o gestor de projetos se reúna com cada equipe para responder às 6 perguntas para cada tarefa prevista ou em execução.
5) Técnica Pomodoro
O que é?
A técnica Pomodoro (“tomate”, em italiano) é uma das mais (senão a mais) famosa técnica de gestão de tempo. Com foco maior na produtividade, ela pode ser utilizada dentro de métodos de gestão de projetos, já que é bastante simples, versátil e eficiente.
A técnica foi criada na década de 1980 e consiste basicamente em dividir o trabalho em blocos menores. A novidade são os intervalos entre eles, a fim de estimular o funcionamento do cérebro e a produtividade ao máximo.
Como funciona?
A ideia da técnica Pomodoro é separar a jornada de trabalho em blocos de 25 minutos; assim que ele tiver sido cumprido, propõe-se um intervalo de 5 minutos dedicado ao relaxamento (dá para você tomar uma água ou ver um vídeo de gatinhos). Ao final de 4 blocos de 25 minutos, a pausa para descanso deve ser de 30 minutos (aí já dá para você ver até mesmo um episódio de Friends!).
Como aplicar?
Alguns passos podem te ajudar a organizar sua jornada de trabalho para aplicar a técnica Pomodoro!
- Saiba o que você tem que fazer: faça uma lista com todas as suas atividades do dia.
- Tenha um cronômetro em mãos: pode ser o celular, por exemplo; há, inclusive, sites e apps para isso!
- Escolha seu descanso: você pode listar coisas para fazer nos seus intervalos (de 5 e de 30 minutos); assim você não perde tempo pensando no que pode fazer nesse meio-tempo.
- Check: quando terminar uma tarefa, risque-a da lista!
Depois deste post, você viu que opções não faltam quando o assunto é gestão de tarefas e gestão de tempo. Com tantas alternativas, o ideal é testar cada uma elas e encontrar aquela que mais se adapta às suas necessidades e às da sua equipe.
Conhece alguém que está perdido ou enrolado com o trabalho? Dê uma forcinha e compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais! Vai que alguém também está precisando de um up para 2020, né? ¯\_(ツ)_/¯