Com os constantes avanços da tecnologia, sequenciar tarefas e computadorizá-las é muito mais vantajoso do que trabalhar no modo manual. As atividades automatizadas têm um índice menor de erros e problemas mostrando-se, portanto, como excelentes opções para se investir.
Neste cenário o Workflow sem dúvida é um grande aliado para aumentar a qualidade dos processos internos da empresa. Através dele, mais do que controlar fluxos de trabalho, é possível desenhá-los. Além disso, a ferramenta propõe que sempre seja levado em conta o lado profissional de cada organização para uma correta estruturação.
Esse mapeamento deve ser detalhado e sempre único. Cada empresa deve traçar suas etapas antes de planejá-la e colocá-las em ação. Também é preciso que toda a equipe entenda a importância deste modelo para que tudo dê certo!
Interessado em implantar o Workflow no dia a dia do seu negócio? Veja neste artigo como funcionam esses fluxos de trabalho, sua importância e as principais vantagens de sua aplicação à rotina da empresa.
Afinal, o que é Workflow?
Workflow é um conceito que traduzido ao pé da letra significa “fluxo de trabalho”. Sua principal função é automatizar processos administrativos e operacionais, a fim de facilitar e dinamizar toda a rotina da empresa.
Essa automação de processos de negócios, como o Workflow também ficou definido, deve ser sempre estrategicamente pensada. Afinal, sua aplicação deve visar uma maior otimização e integração entre toda a equipe de profissionais.
Através de uma hierarquia predefinida os trabalhos, informações e documentos são distribuídos de modo simples, rápido e eficiente. Essa é a fórmula para que o procedimento funcione.
Totalmente em evidência, este processo de fluxo de trabalho é a alternativa mais interessante para gestores que querem melhorar resultados. É este o seu caso? Se for, pode ter certeza que o Workflow tem muito que contribuir para a sua empresa!
Por que é importante desenvolver fluxos de trabalho na empresa?
Organização: Eis uma simples palavra que resume muito corretamente o porquê de se aplicar a metodologia Workflow ao negócio. Ao criar fluxos de trabalho, todos passam a seguir um mesmo cronograma que é totalmente benéfico para a saúde organizacional.
Direcionamento de foco, mais tempo livre para traçar estratégias e hierarquização das tarefas são as bases que demonstram toda essa importância.
E quais são os resultados a isso? Menos oportunidades são perdidas desta forma e o capital humano é mais bem utilizado, visto que parte dos procedimentos são automatizados. O resultado, portanto, é muito mais positivo.
A seguir conheça algumas das maiores e mais imprescindíveis vantagens em investir nos sistemas e softwares de Workflow.
1. Melhora a comunicação
Empresas frequentemente não conseguem atingir suas metas graças à falta, ou má comunicação dos colaboradores e dos setores entre si. Se em trabalhos individuais comunicar-se não influencia em nada, dentro de um processo produtivo faz toda a diferença.
Quando se automatiza o fluxo de trabalho, garante-se a produtividade já que os canais de comunicação são melhor utilizados. Outro ponto importante é que neste modelo de processo não é necessário ficar lembrando o que cada funcionário deve fazer. Basta seguir o planejamento e se orientar pela ferramenta que auxilia nesta execução.
A melhora na comunicação também diminui a morosidade na execução das tarefas. Afinal, não há tempo para demorar excessivamente quando tudo está cronometrado! O gestor também precisa saber delegar as tarefas para que cada uma seja realizada no tempo previsto para que nada fuja do fluxo firmado.
2. Impede que o projeto seja desrespeitado
Ao implantar um modelo de Workflow os procedimentos internos da empresa ficam melhor estruturados, determinando o fluxo correto das atividades. Desta forma fica mais fácil controlar tudo e pode-se impedir que serviços não autorizados, por exemplo, sejam levados a diante.
Outra grande vantagem dentro deste tópico é que os setores e departamentos são obrigados a seguir sempre esse fluxo. Assim, evita-se o desrespeito com o trabalho dos demais colegas, criando um clima organizacional muito mais sadio e adequado também.
Vale ressaltar ainda que ao implantar este modelo de fluxo de trabalho fica definido quem é o responsável por cada tarefa. Essa delimitação é importante porque atribui responsabilidade para cada um dos colaboradores da empresa.
Inclusive, os responsáveis precisam saber como evitar atrasos nos projetos realizados. Isso fará uma grande diferença na hora de colocar o fluxo de trabalho em prática.
3. Ajuda a empresa a cumprir os prazos pré-estabelecidos
Há que se concordar que o não cumprimento de prazos é um dos principais determinantes da perda de clientes. Destaca-se que a confiança do seu cliente deve ser levada muito a sério. Sem ela, não existe nenhum tipo de relação e a empresa acaba por acumular prejuízos.
Critério majoritário tratando-se da qualidade e da excelência do serviço prestado, o modelo Workflow contribui positivamente quando o assunto é prazo.
Ao seguir um fluxo de trabalho bem definido fica evidentemente mais difícil perder os prazos, já que tudo foi previamente decidido e planejado. Assim, além de tornar o processo muito mais simples e rápido, garante-se a qualidade e a entrega na data prevista. Detalhes? Não! Motivos para que o cliente sinta-se como centro das atenções do negócio!
4. Contribui com a redução de custos operacionais
Trabalhar com Workflow significa zerar a ociosidade no ambiente empresarial. Além disso, ao seguir estes fluxos os retrabalhos são feitos de forma muito mais esporádica. Otimiza-se o tempo e os custos gerais da operação também são exponencialmente reduzidos assim.
A observação desta vantagem pode exigir um pouco mais de tempo. Uma mensuração feita a médio ou longo prazo poderá apontar com maior objetividade quais foram os custos e gastos reduzidos.
A partir do fluxo de trabalho reduzem-se também as chances de pagar multas pela quebra de contratos firmados. Em procedimentos licitatórios, por exemplo, este fator é mais do que determinante para o balanço geral da organização.
5. Elimina processos e etapas desnecessárias
Custos são reduzidos também porque etapas desnecessárias aos procedimentos são eliminadas dentro do fluxo de trabalho. Quando se organiza um passo a passo para a realização de alguma tarefa, evidenciam-se os processos que não são verdadeiramente úteis.
Essas “gorduras” servem apenas para atrasar a finalização das atividades além de pesar nas contas e ocupar mais profissionais.
Outro ponto importante é que o Workflow identifica procedimentos burocráticos dentro do processo. Assim, idas e vindas de um mesmo documento podem ser facilitadas nestes fluxos de trabalho.
6. Trabalha com escalabilidade
Escalabilidade é um conceito relativamente novo e que comumente se aplica a área de sistemas e softwares. Quando se relaciona escalabilidade a Workflow entende-se que seja um crescimento potencial do negócio graças à utilização de ferramentas.
Crescer é objetivo de qualquer empresa. Retrações não são bem-vindas se quer em momentos de crise, que dirá frente a cenários mais positivos. Entretanto, é comum que alguns empreendimentos não consigam manter seu ritmo de crescimento devido à desorganização.
Ao trabalhar com o fluxo de trabalho há maior eficiência e com isso todos saem ganhando. Funcionários crescem dentro da empresa, alcançando promoções ao se destacar, por exemplo, e a companhia tem um fechamento muito mais positivo. Vantajoso para ambos e também para o cliente que se vê cada vez mais confiante no serviço/produto contratado.
7. Aumenta a qualidade e a produtividade
As premissas básicas do funcionamento de um negócio são a qualidade e a produtividade. Tão importantes, dentro do Workflow elas assumem papel de destaque. Junto ao foco principal, que é o cliente, elas são melhoradas graças aos fluxos de trabalho.
A eficiência com que os processos são geridos colabora com este perceptível aumento. Além disso, quanto mais a equipe estiver consciente do uso e da importância do Workflow, melhores os índices de produtividade.
A explicação para tudo isso é muito simples. Com processos detalhados, conscientização dos colaboradores e prática que siga a risca o que foi predeterminado é simples manter o aperfeiçoamento. A cada novo fluxo de trabalho, todos estarão mais alinhados as diretivas, prontos para aumentar ainda mais a qualidade e a produtividade.
Como implantar o Workflow na empresa?
Processos de fluxo de trabalho são facilmente implantados a partir de softwares e sistemas computadoriais. Para ter acesso a essas ferramentas você mesmo pode encontrar, através da internet, a solução ideal para a sua empresa. Se preferir, pode optar por contratar os serviços de uma consultoria especializada nesta tarefa.
Atualmente, o Workflow pode ser implantado até mesmo por plataformas na nuvem. Muito mais práticos e eficientes, esses softwares garantem a total liberdade que o gestor precisa para conferir os trabalhos mesmo a distância.
Vale lembrar ainda que essa metodologia tem como uma de suas principais metas a qualidade do serviço prestado. Neste cenário, além de garantir passos mais seguros, o Workflow preocupa-se com o tempo de execução, recursos e qualidade.
No dia a dia empresarial, trabalhar melhorando cada pequeno detalhe das rotinas garante resultados muito mais atrativos. Assim, destaca-se que elencar boas ferramentas consiste sempre no primeiro passo para atingir o patamar, o objetivo, desejado.
Percebeu como é importante ter um fluxo de trabalho bem estabelecido dentro das rotinas da sua empresa? E que tal começar a implantar já essa ideia para otimizar o passo a passo das tarefas? Quanto antes sua organização investir na modernização tecnológica, mais rápido arrecadará bons resultados para ela também!
Pronto para implantar o Workflow em suas rotinas empresariais? Deixe um comentário contando quais são as suas expectativas para o uso de tal processo e troque experiência com outros leitores!