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Comunicação Interna

Plano de Comunicação Interna: 7 passos simples de como fazer

A comunicação leva a empresa ao crescimento e, apesar dela ser um processo basicamente natural, também precisa de muitos cuidados. Desenvolver um plano de comunicação interna é o caminho mais seguro para evitar as famosas “rádio-peão” e ainda profissionaliza o negócio.

Mas, “o que é, e para que serve um plano de comunicação interna?” você pode estar se perguntando. Veja então neste artigo todas as informações sobre essa metodologia altamente capaz de o ambiente de trabalho mais profissional.

Entenda aqui porque é importante investir na comunicação interna e acompanhe o passo a passo do desenvolvimento de um plano de comunicação! Continue lendo!

Baixe o modelo de comunicado interno

A importância de criar um plano de comunicação interna

Que a comunicação interna é essencial para fazer o trabalho de toda uma empresa caminhar, você já sabe. Mas, você sabia que é possível abusar da criatividade na hora de compor um plano que determine os canais comunicativos?

Segundo uma pesquisa realizada pela Alive With Ideas, 93% das pessoas entrevistadas disse acreditar na importância do uso da criatividade na comunicação. A entrevista apontou, inclusive, que parte dos entrevistados associou o uso da criatividade à valorização do profissional.

A importância da criatividade

Quanto mais criativa for uma mensagem, maior será também a probabilidade de sua propagação e aceitação dentro da empresa. Tudo isso, é claro, sempre considerando a realidade do negócio e todos os objetivos de cada mensagem emitida.

Basicamente, um plano de comunicação interna é composto por três partes essenciais. Veja:

Sensibilização e conscientização

Momento em que você, como gestor, assume a tarefa de sensibilizar e conscientizar a equipe da importância da comunicação. Neste primeiro momento é imprescindível que cada colaborador entenda o quanto o processo comunicativo impacta nos resultados finais da empresa. Para bons resultados, é essencial a sensibilização e conscientização de todos.

Incentivo

Por mais que os colaboradores saibam da importância da comunicação, muitas vezes é necessário incentivá-los a abraçar o projeto. Para tanto, surge o plano de comunicação interna que precisa do apoio e da participação de toda a equipe para melhores resultados.

Motivação

Por fim, mais do que incentivar, é preciso motivar o funcionário a vivenciar o plano proposto. A motivação faz com que as pessoas ajam por impulso próprio, comprometidas com o projeto de modo mais abrangente. Um colaborador motivado veste de verdade a camisa da empresa.

7 passos para um plano de comunicação interna eficiente

Quer funcionários mais engajados e falando a mesma língua que você? Veja a seguir os 7 passos para a criação do plano de comunicação interna e mude a rotina da sua empresa!

Passos de como fazer o plano-de-comunicação interna como fazer

1º. Passo: Saiba qual é a estratégia do negócio

É impossível desenvolver um plano de comunicação interna para a empresa sem conhecer e explorar a sua estratégia e planejamento. Obrigatoriamente, tudo isso deve estar alinhado a fim de que o resultado final seja satisfatório!

Portanto, reavalie a estratégia da sua empresa neste primeiro passo. Dê uma boa lida no plano de negócios, e reveja alguns relatórios. Pesquise sobre o seu público, sobre o seu mercado e seus concorrentes a fim de conhecer mais a fundo a sua estratégia.

Lembre-se: A empresa deve ter uma linguagem comunicativa semelhante ao momento estratégico vivido por ela. Desta forma, ela pode tanto ser mais agressiva, quanto mais calma, variando única e exclusivamente conforme a sua situação atual.

Também considere neste primeiro passo os desafios pelos quais o negócio está passando. Trace cenários a curto, médio e longo prazo e os avalie para adequar a linguagem.

2º. Passo: Fique atento ao comportamento dos seus colaboradores

Uma empresa é movida por inúmeros e diferentes tipos de funcionários. Cada pessoa tem uma personalidade, uma característica única que merece ser respeitada e considerada dentro do ambiente empresarial.

Na hora de criar o plano de comunicação interna é imprescindível considerar tais traços pessoais, a fim de que a mensagem possa atingir a todos. Afinal, o processo comunicativo é formado por três personagens de igual importância: O emissor, quem transmite a mensagem, a própria mensagem e o receptor, que é quem a recebe.

Se uma das partes falhar a mensagem, não obtém sucesso e não é eficientemente transmitida.

Repare no comportamento dos colaboradores a fim de saber qual é a melhor maneira de se comunicar com cada um deles. Apesar do plano de comunicação interna ser apenas um, lembre-se: Nem sempre um linguajar usado por um diretor pode ser entendido por um colaborador de chão de fábrica.

Personalize suas mensagens a partir de tais observações e aplique-as de modo muito mais focado no ambiente interno.

3º. Passo: Estabeleça quais são os objetivos da empresa

Ao chegar neste passo você já terá acumulado e revisado muita informação a cerca do negócio, e do mercado que o engloba. Agora é o momento de definir os objetivos da empresa.

Por que você está fazendo um plano de comunicação interna para ela? Quais objetivos espera alcançar com tal emprego? Espera resultados que poderão ser medidos de que forma?

Se um de seus principais motivos para dar início a este plano foi a questão para melhorar a comunicação na empresa e crescer, um de seus objetivos pode ser justamente o crescimento dela.

Outros bons motivos que levam gestores a investir nos processos comunicativos são os ruídos e as fofocas no ambiente de trabalho. A fim de evitá-los, bem como seus prejuízos, opta-se pela criação desses planos.

Portanto, entenda o que motivou o início deste passo a passo e procure definir claramente os objetivos da empresa antes de continuar.

4º. Passo: Escolha um bom canal para a comunicação

Efetivamente falando sobre a comunicação interna, neste passo é hora de definir a partir de qual canal será desenvolvido o plano.

Com o passar do tempo e com o avanço das tecnologias, os canais de comunicação empresarial passaram por aperfeiçoamentos. Se antes, o telefone fixo e o memorando eram indispensáveis, hoje já é possível se pensar em contextos completamente virtuais.

A maior parte das empresas que ainda não migrou para sistemas e softwares já está correndo atrás de tal modernização. Mais do que facilitar e agilizar a comunicação entre os membros da empresa, tais modelos ainda permitem muitos outros avanços.

O modelo intranet, por exemplo, permite que todos os colaboradores se comuniquem a partir de um sistema interno. Mais funcional e muito mais prático!

Uma de suas grandes vantagens é justamente a troca de mensagens que pode ser instituída como o canal oficial do negócio. Eliminam-se outras vias e reduzem-se as falhas também.

5º. Passo: Pense no orçamento

Calculadora e papel com cálculos

É claro que para desenvolver e implantar um plano de comunicação interna é essencial planejar o orçamento do projeto. Geralmente os custos não são altos, mas podendo ser bastante irrisórios quando comparado à complexidade do plano.

O maior impacto de um projeto de comunicação é na consciência de cada membro da equipe.

Os investimentos financeiros são apenas acessórios, permitem assim que sejam adquiridas ferramentas que ajudam diretamente na otimização do processo.

Por exemplo, se sua empresa ainda não possui um sistema de gestão empresarial, o planejamento do orçamento deve prever isso.

Avalie cada um dos custos e faça um balanço geral sobre o plano antes de começar a investir aos poucos. Quando tais implantações são iniciadas sem planejamento, se gasta muito mais do que seria necessário. Por isso, toda atenção e cuidado são bem-vindos!

6º. Passo: Monte o plano de comunicação interna determinando os indicadores

É chegado o momento de desenvolver o plano de ação. Nesta etapa é fundamental definir cada detalhe do projeto, determinando-se desde os recursos até o capital humano responsável por levar o plano adiante.

Também é neste passo que se definem os primeiros indicadores, recursos que demonstrarão se a comunicação realmente melhorou no ambiente corporativo. E vale lembrar que esses indicadores podem ser tanto diretos quanto indiretos.

Portanto, neste sexto passo do plano de comunicação interna dedique-se a identificar os meios para auferir e mensurar os resultados.

Quais os melhores meios de execução e recursos a serem empregados no desenvolvimento do plano? Qual a periodicidade da avaliação do processo comunicativo? A empresa utilizará algum tipo de incentivo para que o projeto dê certo desde o início? O que indicará falhas?

7º. Passo: Trabalhe com as melhores ferramentas

Por fim, neste último passo é importante destacar o uso de boas ferramentas que possam ajudar a empresa a atingir seus objetivos. Cada negócio deve escolher recursos específicos e que melhor se adéquam a necessidade de seu dia a dia empresarial.

Algumas das melhores ferramentas usadas hoje como auxiliares da comunicação interna são:

E-mail

Excelente canal de comunicação para colaboradores de uma mesma empresa e para seu contato externo. É essencial na atualidade em que praticamente todos os contatos são feitos a partir do meio virtual.

O e-mail pode ser usado como um canal oficial de transmissão de mensagens de acordo com o que for previsto no plano. Ele deve também seguir regras neste contexto.

Intranet

Já citado, o modelo intranet é um tipo de software bastante útil e versátil para as empresas. Permite um acesso direcionado e completamente oficial.

Entre as vantagens da intranet destaca-se a possibilidade de desenvolver projetos por este meio virtual e a acessibilidade a partir de qualquer terminal com conexão. Também vale destacar que é possível ter mural de recados e outras funcionalidades interessantes.

Rede Social Corporativa

Canal que permite a comunicação interna e externa, é geralmente mais utilizado como meio informal. Mesmo que se estabeleçam limites e políticas de uso, a rede social corporativa tem um toque mais leve.

Pode ser usada em trocas de mensagens, avisos de cunho menos formal e assim por diante.

10 Dicas rápidas para um plano de comunicação interna altamente eficiente

Além de seguir os passos já citados para montar um plano de comunicação interna eficiente, ponha essas 10 dicas em prática. Através delas será possível otimizar o processo comunicativo dentro da organização, garantindo-lhe maior sucesso. Veja:

  1. Mantenha sempre uma política de portas abertas;
  2. Trabalhe com a presença de feedback tanto de funcionário quanto de clientes;
  3. Adote bons canais de comunicação;
  4. Saiba escolher uma linguagem adequada aos receptores da mensagem;
  5. Trabalhe em uma unificação da linguagem entre todos os níveis hierárquicos;
  6. Sempre dê abertura para dúvidas e sugestões;
  7. Valorize as relações interpessoais;
  8. Jamais tome decisões precipitadas;
  9. Sempre escute aos demais;
  10. Demonstre credibilidade ao falar com cada membro da equipe.

Agora que você sabe a importância em ter um plano de comunicação interna, que tal começar este passo a passo? Antes, porém, aproveite para assinar a newsletter e não perca mais a publicação de nenhum novo conteúdo!

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