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Comunicação Interna

4 dicas para aproveitar melhor seu orçamento de comunicação dentro da empresa

Investir em processos melhores de comunicação dentro da empresa ajuda a motivar a equipe, melhorar os resultados do negócio e muito mais. De fato, o diálogo entre a equipe é o ponto mais importante dentro de qualquer negócio.

No entanto, nem sempre é possível fazer todas as melhorias desejadas nesse processo. Um dos motivos mais comuns para essa resistência é o orçamento de comunicação interna.

Especialmente em tempos de crise, o endomarketing é uma das primeiras coisas a ser cortada. Apesar de toda a sua importância é comum negligenciar as conversas internas por falta de recursos.

Mas como manter a comunicação empresarial funcionando sem gastar muito? Como aproveitar o budget de marketing interno para gerar mudanças na empresa?

Conhecer a resposta para essas perguntas ajuda a economizar, aproveitar melhor os recursos de comunicação e, acima de tudo, ganhar sinal verde dos gestores para investir em novas abordagens.

Se você também tem essas dúvidas e quer melhorar o processo de comunicação interna sem gastar muito, continue a leitura. Veja neste post algumas dicas para fazer mais com menos e sem comprometer a qualidade. Confira!

Baixe o modelo de comunicado interno

1. Analise a realidade da empresa

Primeiro é preciso fazer um diagnóstico geral da realidade da empresa atualmente.

Como andam os esforços de comunicação do negócio? Qual o feedback dos colaboradores em relação aos investimentos da empresa em endomarketing?

Converse com os colaboradores e busque por comentários, sugestões e até reclamações do plano atual. Essa é a melhor forma de compreender o que está dando certo e deve ser mantido, e o que precisa ser mudado ou abandonado de uma vez por todas.

Em empresas pequenas esse monitoramento interno pode ser feito pessoalmente, dialogando com os funcionários um a um, ou em uma reunião por setor. Já em negócios com mais colaboradores, você pode criar pesquisas informatizadas ou distribuir fichas em papel.

O mais importante é entender como você está fazendo a comunicação dentro da empresa atualmente, bem como, encontrar maneiras para aproveitar o orçamento da melhor forma possível.

Além da participação interna, utilize também os dados nessa equação. Volte aos anos anteriores e verifique o que já foi feito na empresa. Colete as informações de cada iniciativa e avalie os resultados.

Em algumas vezes, basta alterar as estratégias que receberão recursos financeiros e não é preciso aumentar o budget do setor.

Por exemplo, Sabrina trabalha no RH da empresa e tem a responsabilidade de fazer a comunicação com todos os colaboradores. Ao levantar o histórico das campanhas anteriores ela percebeu que os comunicados impressos vêm perdendo espaço e atenção dos funcionários.

Sendo assim, Sabrina pode sugerir que o valor gasto com as campanhas offline seja revertido para estratégias informatizadas e digitais, como email, intranet e até rede social corporativa. Deste modo, o orçamento se mantém o mesmo, porém é mais bem aproveitado.

2. Faça um bom planejamento

Na pesquisa Tendências da Comunicação Corporativa da ABERJE (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), um dado chamou muito a atenção. Das 72 empresas que participaram do estudo, 93% implantam a comunicação interna após um planejamento geral e de forma predefinida.

Veja o gráfico da pesquisa abaixo:

Comunicação dentro da empresa após o planejamento

As marcas que participaram da pesquisa fazem parte das 500 maiores empresas do Brasil.

Os números salientam a importância de um planejamento prévio e eficaz dos esforços de comunicação empresarial. Desta forma, após obter o panorama geral da organização e seu histórico, invista em um plano detalhado de comunicação interna.

Defina o orçamento a ser gasto com essa iniciativa e incorpore outros setores da companhia para auxiliar na montagem deste documento.

Os departamentos de marketing, RH e financeiro precisam falar a mesma língua e encontrarem saídas para impulsionar a comunicação dentro da empresa.

Ao chegarem a um acordo, esses setores conseguem criar um plano mais assertivo, barato e de acordo com o orçamento de comunicação definido.

Entretanto, seu planejamento deve prever possíveis mudanças e desafios que podem surgir no processo.

Para 75,8% das marcas entrevistadas as oportunidades de mercado contribuem nas ações de endomarketing, mas a realidade das vendas (43,9%) e a vigilância da sociedade (37,9%) também são importantes.

Fatores influenciadores na comunicação dentro da empresa

Em outras palavras, você precisa levar em conta fatores internos e externos a companhia que podem influenciar o orçamento gasto e o impacto das estratégias de comunicação dentro da empresa. Trata-se de uma análise e prevenção de riscos que visa otimizar o processo de comunicação dentro do negócio.

Feito isso, implante o seu plano de divulgação interna e realize avaliações constantes. O ideal é que o documento seja revisto de forma trimestral ou semestralmente. Tal acompanhamento ajuda a manter os esforços dentro do que foi predefinido, bem como acompanhar a evolução das iniciativas.

3. Invista em canais oficiais

A abordagem multicanal no interior das empresas pode ser muito perigosa. Ao adotar diferentes meios de comunicação no negócio, fica difícil gerenciar todas as fontes de informação. Fator que contribui para o desencontro de dados e torna os ruídos mais frequentes.

Portanto, o seu plano de comunicação interna deve listar os canais oficiais que serão usados para o diálogo interno do negócio. Sejam eles email, comunicadores instantâneos, intranet ou qualquer outro.

É importante frisar regras sobre quais plataformas serão usadas e como elas devem ser operadas pelos seus colaboradores. Assim se combate a sobrecarga de informações, perda de dados e, principalmente, os ruídos na comunicação interna.

Como exemplo, você pode selecionar os canais de email, telefone e WhatsAapp para uso na organização. No entanto, cada mídia precisa seguir algumas regras como:

Email: assuntos de extrema importância e compartilhamento de dados;

Telefone: temas urgentes e que exigem feedback rápido;

WhatsApp: apenas para consultas rápidas e sem o compartilhamento de informações sigilosas.

Tenha em mente que os canais escolhidos e o modo de utilização dependem da política de sua empresa. Contudo, não se esqueça de selecionar os formatos que estejam de acordo com o orçamento de comunicação definido no passo anterior.

Analise as opções disponíveis do mercado e verifique qual delas melhor atende suas necessidades. Mas, se possível, opte por centralizar as conversas em um único lugar.

Ao usar uma plataforma única e oficial para o negócio o controle das informações é mais facilitado, a gestão do conhecimento é mais assertiva e a prevenção de crises é muito melhor.

Não podemos esquecer também que menos canais de comunicação representam economia de tempo e dinheiro para o negócio. Com menos mídias a serem atualizadas e mantidas, os recursos para manter o plano de comunicação também são reduzidos.

4. Aposte em tecnologia

O estudo da ABERJE de 2015 ainda apresentou os impactos que poderiam afetar a comunicação futuramente, de acordo com as marcas ouvidas. Para a maioria delas o aumento da interação e impacto da tecnologia é o que mais pode afetar a comunicação empresarial.

Quando orientadas para colocar os fatores de influência em ordem de importância, a comunicação digital ficou em primeiro lugar com 132 pontos. Até mesmo as mudanças internas na organização e o orçamento de comunicação dentro da empresa foram ultrapassados.

Impactos na comunicação dentro da empresa

O estudo é de 2015, mas a informação deixa clara a importância de se investir constantemente nos próximos anos em meios digitais para impactar os colaboradores e otimizar os processos internos. E a tecnologia está cada dia mais presente no cotidiano das empresas.

As plataformas digitais ajudam a organização a economizar em papel e até mesmo em recursos financeiros diretos. Ocorre nos dias de hoje, inclusive, a popularização de softwares em nuvem com preços muito acessíveis.

Os softwares oferecidos como serviço por empresas especializadas reduzem custos das organizações e trazem sistemas avançados para o meio empresarial. Tudo isso contribui para uma comunicação dentro da empresa mais assertiva, amplamente monitorada e, principalmente, mais barata.

Por outro lado, a criação de plataformas próprias também tem crescido nos últimos anos. O investimento em soluções personalizadas e feitas sob medida para o negócio também é uma saída.

Ao contar com uma tecnologia própria, a experiência dos colaboradores e clientes é aperfeiçoada. Aspectos que contribuem para gerar diferenciais competitivos ao empreendimento e destacá-lo no mercado.

Por isso, os recursos tecnológicos devem ser aproveitados no interior de sua empresa para promover o diálogo entre colaboradores, setores e diretoria do negócio. Essas ferramentas ajudam a manter as conversas mais abertas e proveitosas para todos os envolvidos.

Otimizando sua comunicação dentro da empresa

Fazer uso inteligente de dinheiro é determinante para sair na frente da concorrência, sem comprometer a saúde financeira do negócio.

A otimização do processo de comunicação interna começa com o mapeamento da situação atual do negócio, passo chave para definição de objetivos. Em seguida, deve partir para um planejamento personalizado e eficaz para a empresa.

Depois, basta selecionar os canais adequados de comunicação e criar regras para sua utilização. E por fim, cabe o papel importantíssimo da tecnologia nesse cenário.

No entanto, o trabalho ainda não acabou. É importante voltar em todos os passos com frequência e verificar o bom uso dos recursos. Garanta que a aplicação financeira na comunicação interna está sendo feita da melhor forma possível e economize!

Agora que você viu alguns passos para aproveitar melhor o orçamento de comunicação dentro da empresa, não perca tempo. Aplique essas dicas para otimizar o seu processo de comunicação interna sem precisar aumentar os investimentos.

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